新時代辦公室檔案管理工作優化策略

文/晉中市衛生學校 張永誠

一、辦公室檔案管理的基本內涵

辦公室檔案是學校教育發展過程中形成的，被納入了整體發展的項目規劃當中，是學校領導作出決策的重要參考依據，對教育工作者來說具有不可替代的作用。辦公室檔案是長時間對無數教育工作者成果的一種匯聚，在學校日常教育工作中，需要依靠大量的教育檔案資料作為支持，嚴格意義上講，辦公室檔案是教育進步的一個基礎平臺，為校園教育提供了一個可持續發展的框架。

辦公室檔案是教育歷史的再現。校園辦公室檔案具有真實性、客觀性等特點，同時辦公室檔案還具備一定的利用價值。從辦公室檔案管理的宏觀角度來看，最終目的是為了服務教育、回饋國家，促進國家教育事業的全面發展。

二、辦公室檔案管理的要點

（一）不能忽視檔案管理制度建設。檔案管理工作的主要內容有行政檔案歸檔、基建檔案、人事檔案等，需要對上下級傳達的各類文件進行整理歸檔，為了保證整體的工作效能，學校建立了檔案管理制度，校領導高度重視辦公室檔案管理工作，是落實相關工作的前提。

（二）不能輕視檔案管理工作。辦公室檔案管理是學校非常重要的一項工作，當前，個別檔案管理工作人員忽視檔案管理工作。簡單來說，就是檔案管理工作人員相關意識強弱對檔案管理工作有重要的影響，直接關系到檔案管理工作效率。很多檔案管理人員非專業出身，這是需要重點改進的部分。

（三）要重視新技術的應用。在信息化發展的過程中，能否及時引進新技術是很重要的，這關系到檔案管理的創新發展。在現實中，很多單位仍采用紙質檔案管理方式，因此在檔案的保存、利用和查閱過程中，檔案資料會逐漸增多，檔案工作項目繁瑣，流程復雜，檔案管理人員的每日工作大多數是當年資料的歸檔、歸類、編號、裝訂，效率不高，長此以往容易出現工作疏忽。國內大部分學校的檔案借閱過程稍顯繁瑣，因為尚未做到電子化，導致檔案使用率不高。

三、新時代辦公室檔案管理工作優化路徑

（一）轉變工作理念，提升專業水平。首先，學校領導以及工作人員要積極轉變傳統思想，要充分重視檔案管理工作，有意識地對檔案管理工作進行改進、優化，充分意識到檔案管理工作的價值，保證在檔案管理過程中，工作人員持正確的工作態度。其次，要確保在崗工作人員具備一定的專業水平，并隨著時間的增長穩定提升，在工作的過程中，校方積極開展相關培訓活動，進一步提高工作人員的專業水平、提高檔案管理工作效率。要“請進來”“走出去”加強學校檔案管理業務。一方面，邀請本地檔案局的相關領導檢查指導工作，舉辦相關的檔案管理培訓班；另一方面，組織校內管理人員前往其他學校學習先進的工作經驗。

（二）健全管理制度，優化管理體系。辦公室管理制度的完善需要有針對性地進行，需要校方制定出完善的措施，保證檔案管理工作順利進行。對于已經構建了相關管理制度的學校來說，必須認真貫徹落實相關管理制度，保障辦公室檔案管理的有序開展。構建辦公室檔案管理精細化和科學化的管理辦法，提升工作效能。首先，定崗定責，權責對等。根據定崗位、定責任和定標準的基本要求，完善辦公室檔案管理責任體系。根據辦公室檔案管理工作流程和相關職責，設置科學性的崗位。學校需要對崗位職責進行明確，確定崗位工作流程以及各項程序，明確工作銜接的各項環節，做到崗位分明、職責分明，確保每一位在崗人員各司其職做好其本職工作。根據局部功能最大化、整體功能最優化的需求，把辦公室檔案管理標準具體劃分到每一個工作崗位，確保崗位工作規范。另外，學校按照有關規定并結合實際情況，制定《檔案管理工作辦法》，根據管理辦法形成嚴格的管理和分類，使編號、裝訂、分類等井然有序，而本質上檔案管理工作目標就是提供社會服務，為了充分提高檔案管理的作用，要建立健全保管制度、保密制度、利用制度等，讓整體的檔案管理工作有法可依、有章可循。

（三）優化檔案管理流程，保障辦公室工作有序運作。工作流程需要遵循科學、簡約、清晰等原則，這也是優化辦公室檔案管理的前提。優化辦公室檔案管理，需要多借鑒現代化管理理論與實踐相關的資料，進一步完善和優化辦公室檔案管理各項工作流程。同時，要結合辦公室檔案管理工作職能，構建信息調研機制，讓各項工作能夠按照流程運行。構建嚴密的考核機制，學校要明確考核標準，構建考核機制。對于一個容易量化以及程序性的工作，需要盡快設計量化標準，而針對那些主觀因素比較強以及非程序性的工作，需要盡快設計定性評價標準。我校堅持從源頭做起，平時注意做好公文的處理和登記，保證符合規范要求，將紙質文件歸檔的同時，也注意電子檔案的備份和歸檔，加大資料收集的力度，在工作中采取“追、拿、復、要”方法確保文件歸檔應歸盡歸，使學校檔案管理水平進一步提升，豐富了辦公室檔案資源。

（四）做好檔案數字化工作，提升檔案利用效率。

想在辦公室檔案管理工作中落實信息化管理模式，傳統的思想和管理方式都需要發生改變。就目前而言，有關辦公室檔案管理的相關資料和文件蘊含著巨大的參考價值，但是由于在職人員缺乏服務意識，只是單純將相關資料和文件進行收藏，并沒有發揮其應有的價值，因此，在優化辦公室管理工作、實現辦公室管理工作信息化的道路上，轉變固有思想是非常重要的。

另外，辦公室檔案管理需要將服務作為工作宗旨。而想要實現服務為宗旨的目標，搭建網絡服務平臺是其中最基礎的工作。傳統辦公室檔案管理在方式上稍顯陳舊，手工存儲檔案信息的方式有很多不便之處，在這樣的情況下，計算機網絡的重要性凸顯出來，能夠進行大量檔案信息的存儲，便于在龐大的辦公室檔案中查詢所需，并且不必消耗過多時間。科學的考核方式需要充分利用計算機網絡，便于相關工作指標的自主生成。針對工作中不容易量化的工作指標，在必要的情況下給予人工輔助，做到人與計算機網絡的有機結合，最終提高工作水平和效率。具體有以下三點建議：1.利用計算機網絡與人工結合的方式，對文件進行分級分類、編號登記管理。2.在調閱或是借用辦公室檔案的時候，需要嚴格按照相關規定，實施嚴格的審核、登記、收回管理。3.計算機文檔和紙質文檔需要一同保存，要做好相關文檔的保護工作。

四、結語

總而言之，辦公室檔案的管理決定了教育工作的順利開展效果，而本質上，建立現代化的辦公室檔案管理模式，能最大程度上保證管理的有效性。基于此，應當做好相關規章制度的確定，做好信息化之下的檔案管理工作優化。辦公室檔案具有非常重要的參考價值，怎樣管理好、利用好，仍然需要不斷研究與分析。學校需要不斷優化管理，做好信息技術的引進，做好人員的籌劃和績效考核管理，提升工作效率，做到檔案的優質管理。