信息化背景下文書檔案無紙化管理和應用研究

文/山東省泰安市中心醫院分院 趙穎

在信息化時代背景下，各個行業的檔案管理工作逐漸實施了信息化建設，這樣不僅可以極大方便檔案管理，還可以實現檔案價值的挖掘，提升檔案管理工作的價值和意義。在信息化熱潮下，文書檔案管理工作逐漸實現了無紙化建設。對于文書檔案管理工作而言，實現無紙化建設不僅是文書檔案管理工作的需求，更是文書檔案管理工作發展的趨勢，相關工作人員應當在信息化發展的熱潮下，基于實際工作進行思考，找到實際工作中存在的不足，有針對性地進行解決，提升文書檔案無紙化管理和應用的質量和水平。

一、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應用的優點

（一）提高文書檔案管理工作效率。在信息化背景下，實現文書檔案管理工作的無紙化建設，是將文書檔案數字化，讓文書檔案的體積縮小，這樣不僅極大節省了文書檔案管理工作的空間，還能在這種建設趨勢下，讓文書檔案管理工作變得簡潔化，相關工作人員能夠在工作的過程中對各種文書檔案一目了然，方便相關工作人員對各種文書檔案的收集、分類、整理以及運用，從工作方式上實現工作效率的提升。文書管理工作作為各行各業基礎工作之一，其工作效率的提升在一定程度上促進各部門、各單位工作效率的提升。

（二）實現文書檔案價值的再挖掘。文書檔案管理工作在單位的發展中具有不可忽視的作用和價值，在傳統紙質化的文書檔案管理工作中，因文書檔案的查閱和管理工作比較繁瑣、復雜，導致文書檔案管理工作的價值和意義無法發揮出來。在信息化背景下，實現文書檔案工作的無紙化建設可以極大提升文書檔案調取、分享以及利用的便利性，讓相關工作人員有深度挖掘文書檔案價值的工作基礎，逐漸實現文書檔案價值的再挖掘，讓文書檔案管理工作在社會各項事業建設中的價值真正體現出來。

（三）提升文書檔案的保護效果。文書檔案的物質化建設，是借助信息化的手段，實現文書檔案的數字化轉化，讓文書檔案以現代化的手段進行保存。在這種保護方式下，文書檔案避免了受潮、老化以及各種物理損傷的可能，從而實現對文書檔案的有效管理。在無紙化建設背景下，檔案管理能夠在最大程度上保持文書檔案的原貌，真正實現對文書檔案管理效果的提升。

二、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應用要點

（一）重視文書檔案的收集。對于無紙化文書檔案管理工作而言，文書檔案管理的收集工作是相關工作人員不可忽視的環節，在無紙化建設下的文書檔案管理工作對文書檔案的收集要求更高，只是讓相關工作人員對既定文書檔案進行數字化保存已不能滿足文書檔案管理工作的要求，相關工作人員必須從文書檔案的正確性、安全性等角度出發，盡量多收集文書檔案管理工作相關的內容，提升文書檔案無紙化管理和應用的質量。

（二）重視文書檔案的立卷歸檔。立卷歸檔是文書管理工作中必不可少的環節，是實現文書檔案整理、歸類、調取等工作的基礎。在當前社會背景下，文書檔案管理工作中所涉及的文書檔案名目、種類逐漸體現出了多樣化和豐富化的特點，對文書檔案管理工作立卷歸檔工作的要求逐漸提升。在無紙化建設的背景下，文書檔案管理工作對立卷歸檔的要求進一步提升，相關工作人員需要借助文書檔案的立卷歸檔工作實現文書檔案無紙化建設的科學化、有效化和規范化建設。

（三）重視相關人才的培養。人才是各項工作的基礎，對于文書檔案無紙化管理和應用工作而言更是如此。但反觀當前我國文書檔案無紙化管理工作，部分單位并未對文書檔案無紙化管理工作給予充足的重視，而這種不重視在相關人才的建設方面體現得更為明顯，部分單位從事文書檔案管理工作的人員為兼職人員，缺乏專業的管理素養，導致文書檔案管理工作無紙化建設的質量和水平始終無法得到有效提升。

三、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應用問題

（一）文書檔案管理信息化建設的保密性。信息化既帶給了文書檔案管理工作新的發展，也為其帶來了較大的安全隱患。得益于文書檔案無紙化管理工作的便利性，讓各行各業將文書檔案無紙化管理作為文書檔案管理工作重要的發展途徑，但就當前的教育教學現狀而言，這種便利性為文書檔案管理工作帶來了巨大的隱患。首先，在網絡層面，信息技術的發展為各種網絡黑客提供了便利，網絡黑客肆意對各種文書檔案進行竊取和使用，讓文書檔案無紙化管理工作的保密性下降。此外，信息化發展導致文書檔案的體積極度縮小，使文書檔案的泄露變得更加無孔不入，難以確保文書檔案的安全性。

（二）文書檔案管理信息化建設的完整性。文書檔案無紙化建設讓文書檔案面臨著更多新的威脅，而這些威脅則可能會導致文書檔案的完整性受到損壞。比如電腦病毒的侵入，電腦病毒的侵入給文書檔案帶來的威脅不僅僅是文書檔案的損壞，甚至可能會導致文書檔案的遺失，為單位帶來較大的影響。此外，文書檔案的失真問題也是文書檔案無紙化管理中不可忽視的問題，在無紙化管理模式下，相關工作人員在工作的過程中，很可能受到各種軟件、網站等格式不兼容的影響，導致文書檔案失真。

（三）文書檔案管理信息化建設的規范性。規范性是文書檔案無紙化管理中常見的問題，部分單位在工作的過程中，將信息化建設作為文書檔案管理的主要工作內容，卻并未將人才的建設和工作管理制度的建設重視起來，導致人才素養、工作管理制度以及文書檔案工作信息化建設之間不適配，這種不適配直接影響了文書檔案無紙化管理工作建設的規范性，從而導致文書檔案管理工作的價值和意義不明顯。

（四）文書檔案管理信息化建設的依賴性。文書檔案無紙化管理對于信息化的設備和技術具備一定的依賴性，尤其是對信息化設備的依賴性，這種依賴性甚至貫穿文書檔案無紙化管理的全過程，從文書檔案的收集到數字化轉化，從文書檔案的整理分類到分享運用，每一個環節都對信息化的設備和技術有較高的依賴性，而這種依賴性嚴重制約著文書檔案無紙化的建設和發展，需要相關工作人員基于此進行思考，創新及拓寬文書檔案無紙化管理的途徑。

四、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應用策略

（一）文書檔案無紙化工作人員素養的提升。人才是文書檔案無紙化管理工作的主體，為實現文書檔案無紙化管理，相關工作人員需要將文書檔案管理工作人員的素養重視起來，借助文書檔案管理工作人員素養的提升，實現文書檔案無紙化管理建設質量和水平的提升。為此，相關工作人員應從以下兩個角度進行思考：第一，重視工作人員專業素養的提升。借助工作人員專業素養的提升實現文書檔案管理工作的規范化建設。第二，重視工作人員信息技術素養的提升，借助工作人員信息技術素養的提升，實現文書檔案無紙化管理工作的科學化、有效化建設。

（二）文書檔案無紙化管理制度的完善。文書檔案無紙化管理工作對相應工作管理制度具有依賴性，相關工作人員需要重視文書檔案無紙化管理制度的創新，以此來提升文書檔案管理工作的科學化和規范化建設。可以從工作需求的角度出發，細化文書檔案無紙化工作的細則，借助這些工作細則對相關工作人員的工作行為進行約束和引導。譬如在文書檔案立卷歸檔的過程中，應嚴格遵循相關立卷歸檔工作細則，以此實現對文書檔案立卷歸檔的規范化建設。

（三）文書檔案無紙化大數據平臺的完善。文書檔案無紙化管理工作中，文書檔案的保密性、安全性和完整性是相關工作者不得不去思考的問題，所以在文書檔案無紙化管理的過程中，相關工作人員應當從信息化的角度進行分析，完善文書檔案無紙化大數據平臺，借助不同的信息化手段對文書檔案進行保護，必要時，可以對不同用戶設置不同的權限，在最大程度上確保文書檔案的保密性、安全性和完整性。

（四）文書檔案無紙化管理工作途徑創新化。文書檔案無紙化建設對信息化設備和技術具有一定的依賴性，而這種依賴性對文書歸檔工作形成了較大的局限，為突破這種局限性，相關工作人員可以從創新文書檔案無紙化管理工作途徑進行思考，拓寬文書檔案無紙化管理的工作途徑，降低文書檔案無紙化管理對單一信息化途徑的依賴性，提升文書檔案無紙化管理工作的水平。

五、結語

信息化背景下，文書檔案管理工作的無紙化發展是一種歷史發展的必然趨勢，為提升無紙化管理和應用的質量和水平，相關工作人員需要深入對文書檔案無紙化管理工作進行思考，明確其中存在的隱患和工作的要點，確保文書檔案無紙化管理工作建設的科學性、合理性、有效性和規范性，讓文書檔案能夠在信息化建設的背景下發揮出更大的價值。