信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

文/黃河水利水電開發(fā)集團(tuán)有限公司 婁宇嵐

隨著信息化產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理與服務(wù)模式只有進(jìn)行一定的創(chuàng)新才能為企業(yè)發(fā)展提供助力，企業(yè)的檔案管理關(guān)系到企業(yè)的人力資源、財(cái)務(wù)、銷售等眾多部門，企業(yè)的檔案管理只有適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境與信息產(chǎn)業(yè)不斷融合，才能不斷完善檔案管理制度，從而更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

一、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的意義

（一）有助于推動(dòng)企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，提升了企業(yè)檔案管理部門的信息化程度，增強(qiáng)了企業(yè)的管理能力，改變了傳統(tǒng)檔案管理中查找困難或者查找中需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力的情況，從而更好地以檔案管理工作為切入點(diǎn)，推動(dòng)企業(yè)其他部門的信息化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）為企業(yè)制定正確的決策提供依據(jù)。企業(yè)檔案管理涉及企業(yè)各個(gè)部門的檔案文件，是整個(gè)企業(yè)的資源庫，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式，很多時(shí)候不能進(jìn)行信息共享，企業(yè)在決策時(shí)不能綜合各部門的發(fā)展情況和發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行決策，而基于信息化環(huán)境下的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式提高了企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門檔案的資源整合能力，節(jié)省了查找檔案資料的時(shí)間，還可以對(duì)所需要的資料進(jìn)行關(guān)鍵字的檢索和調(diào)取，提高了企業(yè)管理層對(duì)資料的使用效率，進(jìn)而為企業(yè)進(jìn)行正確決策提供一定的依據(jù)，保證了決策的全面性和準(zhǔn)確性。

（三）為企業(yè)建設(shè)發(fā)展提供知識(shí)服務(wù)。創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)是引領(lǐng)社會(huì)發(fā)展的第一動(dòng)力，是驅(qū)動(dòng)世界發(fā)展的必然趨勢(shì)，是國家、社會(huì)謀求競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的戰(zhàn)略選擇，在創(chuàng)新戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)的大背景下，每一個(gè)社會(huì)組織必須站在競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)分析和競(jìng)爭(zhēng)能力建設(shè)的基礎(chǔ)上，確立發(fā)展的目標(biāo)。企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式也必須以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、提升能力為原則，合理設(shè)置信息化發(fā)展的基本目標(biāo)，確立信息化建設(shè)方向、建設(shè)內(nèi)容，使信息化管理理念在檔案管理中得到充分運(yùn)用，有效提升檔案管理的治理能力、知識(shí)信息的獲取能力，檔案信息的處理利用能力，檔案安全防護(hù)能力，檔案人員的檔案能力，為企業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有效的知識(shí)服務(wù)。

（四）避免了重復(fù)工作，提高工作效率。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在查找檔案時(shí)，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間，同時(shí)由于信息機(jī)制不夠透明，很多時(shí)候不同部門對(duì)同一文件都有一定的需求，這就造成檔案管理過程中，重復(fù)進(jìn)行有關(guān)檔案資料的查找，增加了檔案管理工作量，這樣占用了企業(yè)檔案管理人員從事其他工作的時(shí)間，同時(shí)這種工作重復(fù)率太高，最終導(dǎo)致工作效率低下。而基于信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，企業(yè)其他人員對(duì)于檔案資料有需求時(shí)可以通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的引擎搜索，同時(shí)還可以利用檔案信息管理中的數(shù)據(jù)庫資源調(diào)取最全面的資料參考，從而避免了檔案管理工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，提高了檔案管理的工作效率。

（五）促進(jìn)各部門之間的交流與合作。企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新完善了企業(yè)其他部門獲取檔案文件的途徑，建立了信息共享機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)不同部門之間進(jìn)行交流與合作，改變了各個(gè)部門之間信息孤島的情況，促進(jìn)企業(yè)各部門之間的相互配合，增加了不同部門在日常工作中的交流與合作，從而使各個(gè)部門之間相互協(xié)調(diào)配合，為共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)提供了良好的合作基礎(chǔ)。

（六）強(qiáng)化企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，同時(shí)也是企業(yè)的核心理念，企業(yè)文化需要依靠一定的載體才能更好地呈現(xiàn)，企業(yè)檔案是企業(yè)文化最重要的承載方式，基于信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式不斷創(chuàng)新有助于更好地保存和展現(xiàn)企業(yè)文化，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展的內(nèi)動(dòng)力。

二、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新策略

（一）健全體制，完善企業(yè)檔案管理制度。應(yīng)健全企業(yè)內(nèi)部體制，加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃，設(shè)定專項(xiàng)檔案經(jīng)費(fèi)。為促進(jìn)檔案信息化工作規(guī)范管理，每年或季度進(jìn)行考核，明確職責(zé)，確保企業(yè)檔案管理有規(guī)劃、經(jīng)費(fèi)有保障、績(jī)效有考核、任務(wù)有落實(shí)。企業(yè)檔案中有很多文件涉及企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密，因此應(yīng)該完善企業(yè)檔案管理制度，防止內(nèi)部機(jī)密的泄露，也防止企業(yè)檔案的丟失，因此在信息化背景下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式要進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)該不斷完善企業(yè)檔案管理制度，檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管、檔案數(shù)據(jù)信息錄入、檔案利用等，因此應(yīng)該對(duì)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)制度監(jiān)管，例如：在檔案信息化模式下，檔案數(shù)據(jù)庫管理及檔案信息錄入顯得尤其重要，應(yīng)該實(shí)行分級(jí)制管理，可由檔案管理員進(jìn)行編檔、錄入數(shù)據(jù)等操作，再經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核通過，類似于財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，可有效保證檔案數(shù)據(jù)安全；對(duì)于重要檔案的借、查閱需要經(jīng)過檔案部門負(fù)責(zé)人、借查閱單位負(fù)責(zé)人和查閱人同時(shí)簽字，這樣可追究檔案借、查閱過程中造成檔案丟失或者損毀時(shí)的責(zé)任，充分保證檔案完整安全；其次應(yīng)該采取彌補(bǔ)措施，這樣通過制度化的管理方式強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)于本職工作的重視，增強(qiáng)檔案管理工作中的責(zé)任感，從而更好地在檔案管理工作崗位上實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）建立企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)。信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新需要企業(yè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，隨著信息化普及程度的逐漸提高，檔案管理部門只有與信息產(chǎn)業(yè)相結(jié)合，才能更好地利用現(xiàn)代科技成果服務(wù)于檔案管理工作，從而減少檔案管理中重復(fù)無效的工作，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，對(duì)于原有的電子檔案進(jìn)行歸類和資源整合，從而建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)檔案資源的使用權(quán)限進(jìn)行一定的設(shè)置，防止企業(yè)機(jī)密泄露，對(duì)于有權(quán)限訪問檔案信息管理系統(tǒng)的人員給相應(yīng)的賬號(hào)和密碼。同時(shí)，可以根據(jù)訪問日志了解哪些賬號(hào)在哪些時(shí)間段查閱過哪些檔案，信息化檔案不允許工作用途以外的人進(jìn)行下載和復(fù)制，如有需要可在檔案系統(tǒng)發(fā)起檔案查（借）閱流程，經(jīng)檔案管理人員授權(quán)后，加水印進(jìn)行下載、打印，這樣可有效防止檔案機(jī)密泄漏，保證檔案安全。同時(shí)對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密檔案，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)信息化監(jiān)管，企業(yè)的信息管理部門應(yīng)該定期或者不定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，防止黑客入侵，同時(shí)也為檔案信息化管理系統(tǒng)的正常使用提供有力的安全保障。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新應(yīng)該注重提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，企業(yè)檔案管理水平與檔案管理人員的素質(zhì)有非常緊密的聯(lián)系。信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理人員不但要具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，具有較強(qiáng)的檔案編輯能力。實(shí)際工作中，檔案信息比較復(fù)雜，內(nèi)容量較多，工作強(qiáng)度較大，能對(duì)檔案信息進(jìn)行概括提煉，能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)資源庫等信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行分類整合和基本信息錄入，可以利用搜索引擎對(duì)檔案快速查找，因此在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該以企業(yè)檔案管理工作的要求為標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)檔案信息化為目的，進(jìn)一步完善招聘流程，首先應(yīng)該結(jié)合公司規(guī)模和檔案管理工作要求制定人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，然后將人才招聘信息在各大招聘網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布，從而篩選出符合企業(yè)發(fā)展要求的檔案管理人員，不定期對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而使企業(yè)檔案管理部門更好地為企業(yè)服務(wù)，同時(shí)企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理部門進(jìn)行績(jī)效考核，增加激勵(lì)機(jī)制，從而提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性，增加工作熱情，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化程度。

（四）加強(qiáng)與其他部門之間的合作。檔案管理工作不僅涉及本部門的一些檔案和資料，同時(shí)更多地涉及企業(yè)的人力資源、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)等其他部門的檔案文件，一般傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理部門主要負(fù)責(zé)檔案管理工作，而基于信息化大環(huán)境下，在檔案管理中應(yīng)該加強(qiáng)與其他部門之間的協(xié)作，各部門可以建立信息共享機(jī)制，這樣可以調(diào)動(dòng)其他部門參與企業(yè)檔案管理的積極性，同時(shí)可以提高各部門之間的聯(lián)系，提高檔案的利用率。同時(shí)，企業(yè)的管理人員應(yīng)該具有先進(jìn)的管理理念，將企業(yè)的檔案信息化管理作為推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程的重要部分，從而積極采取措施推動(dòng)檔案信息管理工作順利開展。

三、結(jié)語

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，隨著信息化程度的不斷加深，企業(yè)檔案管理只有適應(yīng)社會(huì)形勢(shì)發(fā)展要求，不斷進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，才能提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，提高企業(yè)的工作效率，進(jìn)而強(qiáng)化企業(yè)文化，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的前提是不斷完善企業(yè)檔案管理制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)建立企業(yè)信息檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)企業(yè)不同部門之間的交流與合作，這樣才能更好地適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展要求，從而推動(dòng)企業(yè)的信息化進(jìn)程。