農業科研院所檔案管理績效評價研究

文/中國熱帶農業科學院科技信息研究所 周?；?/p>

新常態下，農業科研院所快速發展，對檔案管理工作提出了新的要求，提升農業科研院所檔案管理工作水平，對于促進農業科研院所的科技創新與可持續發展非常重要。農業科研院所均設立部門對檔案進行統一管理、制定了專門的檔案管理辦法，檔案管理工作的制度化、標準化、專業化以及信息化水平均不斷提升。農業科研院所檔案管理績效評價，已經成為創新型科研院所的主要組成部分。

一、評價的必要性

近年來，農業科研院所改革緊鑼密鼓地進行，在職稱評定、績效考核、人才評價、學科評估、資源配置、院所排名等方面探索切入點和突破口，取得了明顯成效，這給農業科研院所的檔案管理工作提出了新的要求。農業科研院所檔案管理的績效評價，是圍繞檔案管理工作的全流程，構建評價指標體系，對檔案收集、整理、保管并提供服務等工作的績效考核。農業科研院所檔案管理的績效評價為提升農業科研院所檔案管理水平、檔案資源利用效率、激發檔案管理員工的創新活力奠定了堅實的基礎。

二、指標體系的構建原則

（一）科學性。績效評價不僅要有理論依據，還要正確反映檔案管理工作的實際現狀、存在的問題，為檔案管理水平的提升提供決策依據，為工作的開展和發展決策提供實踐支撐。

（二）系統性?？冃гu價不僅要有總體評價指標，也要有具體層面的評價指標，不同層級之間界限清晰、不同指標之間界限清晰，兼顧系統性和差異性。

（三）可操作性。績效評價指標要貼合工作實際情況，通俗易懂、易于衡量、便于被人接受，指標值易于獲取，評價結果可以用來進行橫向、縱向的對比，也可以用來指導員工提升檔案管理水平。

三、指標體系

農業科研院所檔案管理績效評價指標體系，可以從規章制度、基礎設施、標準化、信息化、服務成效5個不同角度去探索，可以考慮分為3個層次。

（一）規章制度。制度環境的好壞直接關系到檔案管理工作的成效，直接反映了單位檔案管理工作的標準化、規范化。二級指標可以分為檔案管理制度、檔案管理員守則、檔案管理人員中黨員比重、檔案館發展規劃、分管領導級別、年度工作會議次數6個三級指標進行體現，檔案管理制度包括檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案接收制度等，可以通過調查獲取相關制度條目的名稱和數量來對檔案管理制度進行評價；檔案管理員守則是規范檔案管理從業人員日常行為、提高檔案管理從業人員素質、樹立檔案管理從業人員良好形象的依據，可以通過查看檔案管理員守則是否上墻來進行評價；檔案管理人員中黨員的比重可以評價檔案從業人員的責任心；發展規劃是檔案管理工作長遠發展的指針，可以通過查看是否有專門的檔案建設規劃或者是否將檔案建設規劃納入科研院所的整體發展規劃中去；分管領導的級別可以評價科研院所對檔案管理工作的重視程度；年度工作會議次數可以評價農業科研院所檔案管理工作落實情況。

（二）基礎設施。農業科研院所檔案管理的基礎設施主要是儀器設備、庫房等，可以用年投入資金額、儀器設備數量、庫房面積、檔案密集架、辦公室面積等指標來評價。農業科研院所檔案管理需要一定的經費來運轉，例如檔案從業人員的日常辦公支出、檔案從業人員的繼續教育與培訓等，年投入經費越多顯得對檔案管理工作越重視；檔案管理工作需要配備計算機、抽濕機、掃描儀、打印機等，所配備的儀器設備數量也是體現檔案管理工作質量的一個標準；庫房面積以及檔案密集架數量是檔案工作開展的物質基礎和檔案庫房利用效率提升的根本保證，庫房面積越大、檔案密集架越多，所需保存的檔案越多，體現對檔案管理工作的重視，真正做到檔案應收盡收；辦公室是為檔案管理工作服務的，所配備的辦公室面積可以作為檔案管理績效評價的一個依據。

（三）標準化。檔案是農業科研院所規范化管理的重要載體，檔案標準化建設將使農業科研院所各項工作開展有例可循、各項決策有據可依、各項巡查審計有證可查、各項對外推介有史可溯，是農業科研院所高質量可持續發展的基石。農業科研院所檔案管理的標準化建設可以通過是否確立有專門的管理機構、專業的人才隊伍、定期培訓與交流、標準化查閱流程、標準檔案的歸檔數量等來體現，通過是否設有獨立的檔案管（室）、檔案學專業的管理人員、年度專業培訓次數、年度業務交流次數、標準化的查閱流程、標準規范的歸檔檔案數量等來評價，直觀上體現為檔案管理與服務工作標準化的流程、標準化的配備、標準化的操作、標準化的程序、標準化的管理、標準化的服務等。

（四）信息化。檔案信息化是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。農業科研院所的科技檔案非常多，常規紙質保存工作量大，因此推動農業科研院所檔案管理信息化是當今農業科研院所檔案管理工作的重中之重。檔案管理的信息化建設通過“是否設立有檔案信息化專項經費、是否建有檔案查詢信息服務平臺、館藏檔案數字化占比、電子文件網絡歸檔率、是否能夠提供網絡遠程查閱服務”5個3級指標進行體現，具體調查獲取是否每年有固定經費支持，是否建有統一的檔案管理信息服務平臺和檔案資源數據庫、數字化檔案數量、電子文件網絡歸檔情況、年度遠程數據查詢或下載等信息化服務次數等。

（五）服務成效。服務成效是檔案管理績效的體現，體現的是工作效果、被認可程度以及服務滿意度等。農業科研院所檔案管理服務成效可以通過次均檔案檢索查詢時間、數字化檔案歸檔準確率、年度投訴次數、滿意度等進行體現，選取的具體指標可以是年度檔案資源檢索利用頻次、每次檢索耗費時間、符合歸檔要求的農業科技檔案數量、實際歸檔檔案的數量，是否按時完成問題檔案的整改歸檔工作、科研人員對檔案管理工作的滿意程度、上級部門和領導專家對檔案管理工作的滿意程度。

四、數據處理與結果計算

（一）指標權重的確定。指標權重的確定采用德爾斐法（Delphi technique），即專家打分法。

（二）數據定量化和無量綱化處理。針對評價體系中的定性指標可以采用定量化的處理方法，結合指標特性設定規則并賦予一定的數值。例如針對是否設立專門管理機構指標，如果設定了，可以賦值為1，否則賦值為0；又如針對滿意程度指標，如果非常滿意可以賦值為5，如果滿意可以賦值為4，如果一般滿意可以賦值為3，如果不滿意可以賦值為1。為避免各指標數據不同的量綱和數量級會對評價結果的準確性造成影響，可以采用SPSS統計軟件中的“標準Z值”方法進行無量綱化。

（三）評價結果。采用綜合評分分析法，其具體計算公式為：WPE=ni=1WiXi，公式中：WPE為農業科研院所檔案管理工作績效評價得分，Wi為三級指標Ci的權重，Xi為三級指標Ci無量綱化后的值。

五、結論與建議

農業科研院所檔案管理工作績效評價是不同單位之間檔案管理工作水平的一個評價標準，便于不同單位之間對比，查漏補缺，同時也是同一單位不同檔案管理人員工作效率的一個評價標準，對于激發個體創新效能，進而提升檔案管理人員之間的協作，提升農業科研院所檔案管理水平具有重要意義。農業科研院所開展檔案管理績效評價，有利于發現檔案管理與服務工作中存在的問題與不足，搭建起農業科研院所檔案管理績效評價的長效機制，持續提升農業科研院所檔案管理工作的質量與效率。