信息化背景下高校檔案資源的安全防護

文/寧夏大學檔案館 馬健 翟偉

高校檔案是每個學校從建校到現在所發生的重大事件的存檔，以及在各個時期學校的建設或者歷史事件的文字記載，對于每個學校來說，都是非常珍貴的資料和精神財富。隨著網絡的飛速發展，高校檔案資源傳統的紙質化保存及利用方式已不能適應形勢發展的需求，高校檔案工作模式需要不斷創新發展，而在創新發展的過程中，檔案資源的安全性問題需要格外注意。

一、高校檔案資源安全性建設的必要性

隨著高校的擴招以及各高校規模的進一步擴大，高校檔案資源變得越來越多越來越復雜，如果還是沿用原來的檔案工作方式，必然非常麻煩，而且無法保證高校檔案資源的完整性和安全性，所以對高校檔案工作模式的創新發展是一種必然。在傳統高校檔案工作模式中，無法避免地會遇到一些安全性問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）傳統高校檔案管理工作沒有得到充分重視。在傳統的工作模式中，高校檔案管理工作并沒有得到充分重視，很多高校的檔案管理工作還停留在保護檔案實體和收納檔案這個層面，沒有對檔案進行分類管理和整理收集，這樣就無法發揮高校檔案的真正作用，而且在現實中，這樣保存的高校檔案的安全性很低，檔案遺失或者信息泄露的可能性很大，為了解決這些問題，必須要對傳統高校檔案資源重新進行安全性建設。因此，高校要充分重視檔案的管理工作，加強檔案工作人員的管理培訓，不斷完善高校檔案管理制度，定期整理歸納檔案資源等，防止高校檔案信息遺失或者外流事故發生。

（二）現代化信息技術對傳統高校檔案管理工作的沖擊。現代化信息技術對于傳統高校檔案管理工作的沖擊非常大，高校檔案資源的管理工作方式產生了重大改變。在信息化時代，高校檔案終于可以擺脫過去紙質化收藏方式的不便。將高校檔案資源錄入電腦網絡，可以更加方便地對檔案資源進行收集整理歸納，不僅有效解決了高校紙質化檔案在實際應用中容易丟失損壞的問題，而且電子化的高校檔案資源更便于整理，更便于查閱，徹底解決了高校紙質化檔案在使用時很多不必要的麻煩。高校檔案資源的電子信息化方便了對老師和學生們的分享，不僅極大地實現了高校檔案的使用價值，還可以讓更多學生了解到學校過去的歷史和風采。但是信息化是一把雙刃劍，有利也有弊，雖然電子信息化存貯高校檔案資源有很多好處，但是無法忽視電子信息技術對于高校檔案的沖擊，最無法讓人忽視的是電子信息的安全性太低，很容易造成高校檔案信息的流出，如果落在別有用心的人手中，這些流出的檔案資源就會造成很大的危害。再加上現在網絡上的信息魚龍混雜，網絡造謠成本低廉，很容易出現利用電子信息化的高校檔案資源偽造假信息的事件。層出不窮的電腦病毒給電子信息化的高校檔案資源造成了很大威脅，這些都是現代化信息技術對于高校檔案資源的沖擊，所以在電子化高校檔案資源的同時，要高度重視高校檔案資源的安全性建設。

二、高校檔案資源安全管理的主要內容

高校檔案資源的安全管理是指對所藏高校檔案實體和信息采取有效保護措施，避免受到自然災害和人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。高校檔案資源安全管理的主要內容包括：檔案制度安全管理、檔案實體安全管理、檔案信息安全管理和檔案庫房安全管理。

（一）檔案制度安全管理。制度安全是檔案制度安全管理的根本，如果高校檔案管理部門本身的檔案管理制度不完善，那么在檔案保存技術上做再多的改革創新也于事無補。要想保證檔案資源的安全，首先要完善檔案的管理制度，在管理制度上做到沒有漏洞，要對原有不合理的管理制度進行刪除或修改，根據現實情況不斷加入新的安全管理制度。

（二）檔案實體安全管理。檔案實體安全管理是高校檔案資源安全管理的基本要求。即使進入信息化時代，但是高校實體檔案的安全性還需要得到高度重視?，F在高校檔案資源的電子信息化不完全，很多高校利用原來的實體化檔案，這些實體化檔案是我們的重點工作對象。所以不能因為電子信息化的檔案方便就不重視實體化檔案。在檔案實體安全管理中需要特別注意就是對實體檔案的收集、分類和保存，實體檔案由于拿取不方便，不如電子檔案容易整理，正因為如此，才更加重視檔案實體的安全管理。

（三）檔案信息安全管理。檔案信息安全管理是現在高校檔案資源安全管理的一個重要戰略選擇，隨著信息技術在高校檔案管理中的大規模應用，信息安全成為高校檔案資源安全管理的重點考慮因素。現在的網絡信息環境并不安全，所以各個高校的檔案管理部門應該高度重視這個問題，在高校檔案工作模式的改革中努力探索，尋找適合于高校檔案信息安全管理的方法。

（四）檔案庫房安全管理。檔案庫房安全管理是高校檔案資源安全管理的一個必備的硬件條件，作為保管實體檔案的重要場所，檔案庫房的安全管理是需要重點注意的地方。檔案庫房是學校重要的硬件，需要考慮的問題非常細致全面，如檔案庫房中存放的實體檔案，要做好防潮防蛀以及防止紙張老化破損等細節工作。在這種細節問題上，高校檔案管理部門需要格外注意。

三、高校檔案資源安全防護的措施及策略

高校檔案資源安全管理需要遵守嚴格管理、預防為主、防范結合、確保安全的基本原則，并在保證基本原則的基礎上對原有工作模式進行改革。

（一）保障檔案制度安全管理的對策及方法。從根本上保證檔案制度安全的對策有以下幾點：第一，要加強對檔案資源安全管理的領導。有些高校檔案管理部門對檔案資源安全工作不夠重視，所以要先解決思想問題，對這種信息量大的檔案管理工作一定要從思想上重視起來，不能因為繁瑣而忽視。學校領導要委派責任心強、認真踏實的人負責檔案管理部門的工作，不同的崗位要讓不同的人去管理，這樣就不會陷入混亂的局面，在管理上做到職責清晰。第二，教育管理人員要嚴格履行檔案管理的規定。可以制定“誰管理，誰負責，誰接手，誰保管”的責任制度，讓管理人員真正負起管理高校檔案資源的職責，而不是敷衍了事。培養管理人員的責任意識，必須按照已有的管理流程做事，這樣才能形成一個行之有效的檔案管理流程制度，并且可以在長期的堅持下形成一個良性循環。第三，要及時建立健全相關的檔案安全管理制度。在端正態度的前提下，要建立健全相關的管理制度，有些高校的檔案管理制度不嚴謹，甚至有些過時，在現代化信息技術的沖擊下，需要不斷完善相應的管理制度體系，才能做好高校檔案資源的安全管理。

（二）保障檔案實體安全管理的對策及方法。保障檔案實體安全，需要重點做好實體檔案的收集、保管和利用工作。檔案的收集可以參考《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》并結合高校的實際情況，進行科學的收集、劃分歸檔范圍和保管期限。學校的各歸檔單位，需要嚴格按照規定向學校檔案管理部門提交有保存價值的文件和資料。學校的檔案管理部門在收集到文件和資料后，要按照要求將文件和資料進行歸檔。當實體檔案歸檔后，高校檔案管理人員需要先按照規定對實體檔案進行分門別類，然后確定實體檔案的保管期限，再進行保管。對于一些放置時間比較長的檔案，要注意經常查看，以防蟲蛀或者霉變現象，影響后期使用。

（三）保障檔案信息安全管理的對策及方法。檔案信息安全管理因涉及信息技術，所以要格外注意，在管理方法和技術防范上要有所創新。要注意及時備份電子檔案資源，可采取本地異處備份和外?。▍^）異地備份相結合的方式，以防病毒侵襲、火災、水災、地震等自然災害對電子信息化檔案資源的意外損害。一些涉密的檔案信息，要格外注意保密處理，要經常更新保密安全系統的相關密碼，并及時查看是否有入侵的痕跡。因為電子信息技術的更新換代非常迅速，所以在檔案資源信息化方面，學校檔案管理部門要及時更新，對一些無效的信息要及時清除。

（四）保障檔案庫房安全管理的對策及方法。高校檔案庫房的安全管理重點在于保障硬件設施，必須要有專門存放實體檔案的房間，并且房間須做好防潮防蛀通風等措施。檔案庫房建設還必須符合相關標準，不能是危房或者改造房。有條件的高校還可以配備智能防火裝置、空氣凈化裝置、恒溫恒濕設施等系統。

四、結語

信息化背景下高校檔案資源的安全防護，是學校應該特別重視的地方，需要大力改革創新。保護高校檔案資源，不僅需要學校領導管理層的重視，普通師生也應該盡自己的力量，共同維護這一精神財富。