檔案信息化管理的優勢及安全問題探究

文/平涼公路局崆峒公路段 王二燕

檔案信息化管理是有效確保工作人員利用計算機、網絡等手段來實時為相關部門提供數字信息的管理模式，該模式對單位的發展有積極推動作用，能實現服務最優化，對社會的發展有不可取代的價值。管理人員通過對檔案信息化管理的全面認知和創新，不斷優化管理流程，利用信息化優勢提高檔案管理效果，避免因故障等緣故造成文件丟失或泄露，提高檔案管理的安全性、可靠性。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）搜索速度快，精準度高。信息化檔案管理以電子檔案為主要管理模式，期間只需要通過搜索引擎即可完成對檔案的精準調用和處理，因而其搜索速度極快，精準度極高。同時，在無紙化的辦公模式下，既減少了對紙張的浪費，提高環保性能，也提升了檔案的利用率，促進經濟與環保和諧發展。近些年來，我國經濟發展迅猛，對資源能源的需求量也與日俱進，在市場導向的刺激之下，各行各業產生的數據如井噴式爆發，傳統紙質保存法已經難以滿足當前發展需求，而虛擬數據庫、信息化技術的應用則完美契合了發展需求，為經濟發展帶來環保保障，促進兩者協同發展。

（二）工作效率高，質量好。紙質檔案的安全性極低，紙質材質不僅要防盜、防損毀，還要防蟲蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查詢不易。信息化與檔案管理有機融合之后，通過電子檔案來完成對檔案信息的管理，既安全又高效。且因互聯網具有不受地域、時間限制等優勢，管理人員可以隨時隨地通過各種有效方式來調取檔案，這樣不僅方便快捷，且效率高、管理質量好，是新時代檔案信息化發展的重要原因之一。

（三）傳輸共享更便利，失誤偏差大大縮小。信息化檔案管理在數據傳輸與共享方面擁有得天獨厚的優勢，不僅為各行各業帶來極大的便利，同時也可以節省時間，提高服務質量。特別是在遠程調取方面，檔案信息化管理能夠以網絡、通信等技術實現對資源的檢索，并利用其完成有效空間轉移。即使是不同部門、不同單位、不同省市甚至是不同國家，只要獲取調取權限，就能消除空間、時間上的約束和限制，完成遠程工作與服務。

（四）節省人力，優化資源配置。海量數據的持續增加擴大了檔案管理人員的工作量，以往很多單位為了確保檔案管理的時效性，不得不大量聘用專業人才，這樣不僅浪費人力資源，也對單位資源配置有一定的不利影響。如今，隨著信息化技術的應用和滲透，檔案信息化管理之下，單位只需要聘用有信息化能力與素養的職工來完成相關作業即可，既提高了檔案存儲和管理質量，也節省了資源，優化資源配置，為其良性發展奠定基礎。

二、檔案信息化管理過程中存在的安全問題

（一）檔案管理者出現的安全問題。1.安全意識淡薄，素質不達標。信息化管理是當前檔案管理發展的必然趨勢，利用計算機技術來完成對其管理與保存不僅利于提升工作效率，對提高工作質量也大有好處。然部分檔案管理人員安全意識淡薄，未從根本上意識到確保檔案信息化安全的重要性，工作中缺乏嚴謹性、耐心、細心，對不安全因素了解不多，專業能力難以達到預期水準。因而，在實際操作中人為失誤、操作流程不規范等問題層出不窮，而這些嚴重影響了檔案信息化管理的安全，導致檔案安全系數偏低。2.歸類標準不統一，管理混亂。正常情況下，檔案信息化管理都有非常明確的歸類，方便管理人員操作和利用，但部分檔案管理人員因專業能力不高，對其管理并不重視，因此，歸類混亂，歸檔不規范，對信息輸入不嚴謹，隨機安置。這些都極容易導致信息查詢難度增加，甚至因為操作隨意造成核心數據丟失，給相關單位發展帶來負面影響。3.權限管理不明，保密性不強。人事檔案屬于隱私內容，其機密性極高，對單位對個人的發展都極為重要，個人或單位僅可在有需要或特定條件下才能查詢、借用，并且需要嚴格按照相關流程來操作。但部分單位在檔案管理方面并未進行有效的權責設定和分類管理，這種情況雖然少見，但對檔案信息化安全管理是極為不利的。

（二）管理過程中的安全問題。1.缺乏安全保障體系，系統安全性低。以往的紙質檔案，所有操作都需要領導簽字蓋章，在一定程度上保障了檔案的安全性。而如今，隨著信息化技術的滲透融合，電子檔案被隨意拷貝的風險大增，特別是一些網絡黑客利用遠程操控對系統進行破壞，導致信息系統安全性大減，難以百分之百確保檔案的安全與可靠性，無法為相關單位提供完整有效的檔案服務。2.傳輸系統不合理，管理系統不完善。部分檔案管理人員對檔案的傳輸與管理不注重，在整理期間隨意處置、上傳，導致很多內容與實際不符，難以為單位發展提供有效精準參考。另外，在檔案移交過程中，管理人員未及時有效處理相關內容，對后續查找翻閱形成極大障礙。

（三）網絡方面的安全問題。病毒侵擾是檔案信息化安全管理中的一大難題，特別是計算機病毒的破壞性極強，一旦遭遇將有極大可能對檔案產生難以彌補的破壞，導致相關單位損失慘重。不僅如此，在實際管理過程中，軟件系統維護、計算機軟硬件等都有一定的危險性，單位必須要有完善的技術防范手段才可能避免這些不利情況發生。可以說，檔案信息化管理安全問題一直存在，這主要是因為信息化技術本身存在一定的缺陷性，特別是互聯網用戶規模的大漲，導致不良用心的人利用網絡漏洞來攻擊他人獲取私利，嚴重擾亂檔案信息化安全管理與發展。

三、解決檔案信息化安全問題的策略

（一）增強檔案管理人員素質，提高安全意識。單位想要更好地提升檔案信息化管理，解決安全問題，必須要增強管理人員的安全意識，強化其對信息化管理優勢的認知，使其在工作中以正確安全觀念來進行作業。單位可以通過組織檔案管理人員定期培訓、教育的方式來提升工作人員對檔案信息化保密法規的了解，養成良好的安全意識，并強化其安全管理理念，避免出現監守自盜的現象。另外，單位可以定期開展針對性培訓、審查評估活動，通過競賽、游戲等方式來調動檔案管理人員的積極性和能動性，強化其運用信息化管理檔案的能力，使其擁有面向未來信息化檔案管理服務的意識，提高檔案信息管理的安全性。

（二）完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎。1.積極落實解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強并落實檔案安全管理體系，以適當的策略來完成對信息化檔案管理程序和流程的優化提升，促進其科學性、規范性、標準性，使其不斷升級完成蛻變，確保信息使用安全。同時，單位還要設置統一的歸檔標準、專職管理人員，實現措施到位、責任到位，確保檔案分類得當、信息精準、系統完整。2.重視防病毒軟件的安裝，做好網絡備份。作為檔案管理人員，必須要經常對殺毒軟件進行升級，以降低電腦病毒感染的幾率。同時，還要不斷更新軟件、硬件設施，確保在檔案信息化建設過程中能有足夠的支撐與后盾。另外，對重要數據做好網絡、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助單位在遺失數據時以最快速度恢復數據，減少單位壓力，增強單位管理的安全性。3.權責明確，雙重保障。完善的責任機制是有效激發檔案信息化管理優勢，解決其安全問題的重要手段，單位在實際工作中做到責任到人，提高職工的權責意識，避免出現遇事推諉拖拉等現象，這樣就能極大提高檔案信息化管理的安全性與可靠性。

（三）以多樣化技術手段防范，保證檔案信息的可靠性。1.利用加密技術完成保護。加密是提升檔案信息化安全的重要舉措，也是限制職工隨意操作的有效手段。通過加密文件將信息轉換為密文，提高信息的安全性，同時由指定人員來保管密匙，做好保密工作，既能提高檔案信息化管理的安全性，還能為單位提供完整服務。2.利用正確文件簽署技術來提升效果。手寫簽名、證書簽名都是體現信息文件真實性、可靠性的保障，利用這兩種技術有效驗證相關文件的合法性，對杜絕他人隨意篡改文件有極大的幫助。另外，使用權限限制技術還能限制用戶訪問權限，防范無權限人士非法訪問。3.完善監控技術，發揮防火墻作用。單位還需大力完善監控技術，將本地網絡與外界網絡隔離開來，禁止外網隨意訪問。另外，通過設置防火墻來保證信息不被入侵、盜取或篡改，增加信息管理的安全可靠性。單位還需加大對信息技術資金支持投入，以先進設備、技術等來完成對信息化技術的規范和安全保障。

四、結語

檔案信息化是未來發展主流趨勢之一，加強檔案信息化建設與安全，推進其管理實效性和可靠性是接下來的工作重點。單位要抓住機遇，利用挑戰，與時俱進，重視其安全問題，落實解決策略，以信息化與創新融合手段，構建新時代檔案管理模式，發揮多種安全技術手段優勢，推動檔案信息化管理再上新臺階。