醫(yī)院物資管理軟件信息系統(tǒng)的研發(fā)策略探析

文/常熟市中醫(yī)院 姚振紅

在物資管理體系當(dāng)中，物資庫存管理還有采購醫(yī)療物資是其中非常重要的部分，以往這兩部分需要醫(yī)院制定合理有效的對策去加強管控。物資管理對于醫(yī)院的生產(chǎn)效益還有整體發(fā)展都有影響，因為管理的范圍比較大，且管理流程非常復(fù)雜，是醫(yī)院急需攻克的難題。現(xiàn)階段，醫(yī)院醫(yī)療物資管理體系不很完善，消耗成本相對較高，管理流程繁多復(fù)雜，因此要進(jìn)一步加強物資管理工作。

一、當(dāng)前醫(yī)院物資管理存在的問題

資金和實物管理之間不協(xié)調(diào)，在當(dāng)前嚴(yán)格的監(jiān)督制度下，大部分醫(yī)院開始重視對資金的監(jiān)管。而資金的審批、后期的報銷以及使用變得更加嚴(yán)格，這樣可以避免醫(yī)院腐敗問題。但是，與資金一樣重要的醫(yī)療物資卻被個別醫(yī)院給忽視了。醫(yī)院物資在出庫以及入庫的過程中手續(xù)不全，并且物資賬簿不完整，甚至還會出現(xiàn)瞞報出入庫的情況，以上這些問題出現(xiàn)在個別醫(yī)院中。另外，醫(yī)院先期投入比較大，后續(xù)成本收回時間長，在當(dāng)前的很多醫(yī)院中，都比較注重對醫(yī)療設(shè)施的購買，但是在醫(yī)療設(shè)備的管理上卻沒那么上心。也有部分醫(yī)院在購置設(shè)備后過度使用，因此損壞之后長時間不修。以上這些問題暴露出醫(yī)院在醫(yī)療物資投入以及管理上的不協(xié)調(diào)。另外，醫(yī)院正常運行需要用到衛(wèi)生用品還有水電等，有些醫(yī)院在給患者看病時只重視自己的收入，會嚴(yán)格把控收入這道門，但是在相關(guān)支出上卻得過且過，使得醫(yī)院辦公室出現(xiàn)缺紙少墨的情況，更有甚者，還缺少醫(yī)療用品。醫(yī)院需要更加全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，若醫(yī)院醫(yī)療物資收入和支出管理之間不協(xié)調(diào)，必然會影響自身的發(fā)展。

二、系統(tǒng)概述

物資管理系統(tǒng)對提升醫(yī)院每一個部門之間的溝通交流非常有利，還能減少材料以及醫(yī)療設(shè)備等不必要的浪費，減少成本，并且還提升了醫(yī)院物資利用效率，完善醫(yī)院的物資信息管理系統(tǒng)。另外，管理醫(yī)院物資主要分為質(zhì)檢維修管理、統(tǒng)籌規(guī)劃管理、收益情況及物資檔案管理等。通過對醫(yī)院物資進(jìn)行科學(xué)的利用，使醫(yī)院醫(yī)療物資可以持久、高效運轉(zhuǎn)，最終目的是減少物資的浪費和閑置，進(jìn)而提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

三、物資管理軟件系統(tǒng)運用意義

（一）提升物資管理的效率。過去，物資的采購、驗收、入庫、領(lǐng)用以及出庫等都比較滯后，醫(yī)院財務(wù)部收集好有關(guān)單據(jù)后，需一個一個錄入，根本沒有效率可言，但采取系統(tǒng)化管理以后，采購部先錄入庫訂單，然后由倉管部來確認(rèn)，再由財務(wù)部來審核，每個部門各司其職，不僅有效減輕了財務(wù)部門繁瑣的會計工作，還大大提升了物資管理的效率。

（二）實施成本核算。運用物資管理系統(tǒng)，醫(yī)院各個科室能夠隨時查閱物品消耗的情況，并及時對其進(jìn)行分析與調(diào)整，進(jìn)而極大提升各個科室的節(jié)約與成本意識，制止浪費物資的行為。同時，從總體上還能有效控制、減少物資成本。

（三）提供及時精確的庫存信息。相關(guān)人員及時在銷售環(huán)節(jié)進(jìn)行單據(jù)的處理，在醫(yī)院物資系統(tǒng)中所體現(xiàn)出來的庫存信息便是及時的，而且很準(zhǔn)確，對制定采購計劃非常有利，在確保使用需求的同時，還能防止庫存積壓與資金的占用。

（四）實現(xiàn)價格聯(lián)動。把物資管理系統(tǒng)運用在醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中，醫(yī)院耗材庫能夠隨時讀取醫(yī)用耗材的價格，結(jié)合物價部門所規(guī)定的藥品加成率再加價格。因為醫(yī)院醫(yī)用耗材經(jīng)常發(fā)生變化，若是銷售價格沒有及時聯(lián)動，便會因為少收導(dǎo)致醫(yī)院損失，或者是由于多收而違反物價部門的規(guī)定，進(jìn)而讓患者多承擔(dān)費用。

四、技術(shù)特色

物資管理系統(tǒng)把以往單一的管理方式轉(zhuǎn)變成多元化的資源，將資源進(jìn)行整合，構(gòu)建完整的物資信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)有以下幾個特點：1.有利于完善醫(yī)院物資質(zhì)量監(jiān)管體系，確保物資使用的整個過程有數(shù)據(jù)記載，既可以提升對患者的服務(wù)質(zhì)量，還能保證患者使用質(zhì)量比較好的醫(yī)療物資，健全的物資管理標(biāo)準(zhǔn)能夠提升醫(yī)院管理層處理和分析問題的效率；2.采取科學(xué)合理的監(jiān)管計劃，強化對后勤部門的管理，使物資采購流程更加透明化，監(jiān)督采購人員采購價格和廠家的情況，選擇一家可靠的供貨商供貨。物資管理信息系統(tǒng)有助于采購部門選擇更為合適的物資，降低采購時出現(xiàn)的差錯和采購風(fēng)險，有效提升采購質(zhì)量以及采購效率；3.彌補了醫(yī)院物資和管理處的交流漏洞，加強與后勤部門之間的聯(lián)系，及時結(jié)合物資情況作出調(diào)整，當(dāng)物資缺失或受損時，要立即做出新計劃，提升醫(yī)院各部門物資流轉(zhuǎn)的高質(zhì)量性以及高效性；4.充分了解各個部門對醫(yī)療物資的實際需求情況，使各部門之間相互聯(lián)系、相互配合，有利于采購部門結(jié)合部門的需求情況來做出參考；5.把醫(yī)院相關(guān)的信息利用信息管理系統(tǒng)有機整合在一起，了解和掌握醫(yī)院各個部門物資實際需求情況還有已有的儲備情況，要充分熟悉各個部門的數(shù)據(jù)和匯總情況，把醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療物資全都做一個信息化管理；6.根據(jù)物資管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，保證物資預(yù)算的準(zhǔn)確性，防止不必要的支出、實現(xiàn)醫(yī)院物資的科學(xué)分配目標(biāo)。

五、解決對策

（一）計劃管理板塊。首先，對各個部門申領(lǐng)情況要做到有理有據(jù)，進(jìn)而使醫(yī)院物資分配情況更加合理有序，加強對醫(yī)院各個部門的預(yù)算控制，提升對部門間的預(yù)算管理。其次，計劃管理對統(tǒng)計申領(lǐng)單據(jù)非常有幫助，防止部門發(fā)生物資滯留和浪費的現(xiàn)象，避免部門出現(xiàn)挪用醫(yī)院物資資金的現(xiàn)象。

（二）采購板塊。規(guī)范醫(yī)院物資采購的流程，對于采購過程要進(jìn)行透明監(jiān)督，并時刻掌控資金的流向，加強物資采購監(jiān)督與管理。在采購的過程當(dāng)中，物資質(zhì)量情況、供應(yīng)商、合同的完善都要做到精準(zhǔn)監(jiān)督、全程監(jiān)督，防止在采購物資時出現(xiàn)浪費和成本過高的問題。保證供應(yīng)商的供貨，應(yīng)嚴(yán)格挑選合適的供貨商，不走人情，公正和公平地選購醫(yī)療物資。

（三）庫房管理。加強對醫(yī)院庫房物資的信息管理，使所有貨物的去向是清晰透明的，把高價值的貨物做到與患者對應(yīng)，防止對接時出現(xiàn)失誤的情況。一段時間以后，要統(tǒng)計醫(yī)療物資，對物資損耗情況要進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，保證可以完全掌握庫房貨物儲存的情況，并且對物資進(jìn)行修繕與補充。另外，要重點管理高價值的醫(yī)療物資。

（四）業(yè)務(wù)拓展。通過條形碼，把物資使用情況和操作工作人員相互對應(yīng)起來，并做到有專人負(fù)責(zé)，有效提升管理效率。可以使用一卡通認(rèn)證體系，把物資責(zé)任做得更加精準(zhǔn)，當(dāng)物資出現(xiàn)缺失或受損時，能找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。另外，除開庫房管理以外，醫(yī)院其他部門也要由后勤科室來統(tǒng)一管理，由于涉及醫(yī)院平常的成本開銷數(shù)據(jù)，所以對所有的數(shù)據(jù)要進(jìn)行統(tǒng)一匯總，并展開資源的科學(xué)分配，避免在一些細(xì)小的層面出現(xiàn)高開銷的情況。

（五）加強員工的思想教育。醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院的主體，在進(jìn)行物資管理時，醫(yī)院要注意對醫(yī)務(wù)人員的思想教育。讓所有員工意識到做好本職工作的重要性，一同管理好醫(yī)院醫(yī)療物資，使醫(yī)院健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。在實施醫(yī)院員工思想教育時，應(yīng)當(dāng)抓大放小，主要是為了提升效率，從上往下是讓領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮帶頭作用，進(jìn)而實現(xiàn)上行下效的目的。

（六）加強信息化處理。在互聯(lián)網(wǎng)時代，醫(yī)院醫(yī)療物資要實施信息化處理，更加便捷地處理貨物的采購、物資使用情況、進(jìn)庫、物資需求，還有出庫等，利用信息化技術(shù)加強貨物管理每一個環(huán)節(jié)的聯(lián)系，對醫(yī)院醫(yī)療物資進(jìn)行分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及處理，加強醫(yī)院物資的管理。在管理醫(yī)療物資的過程中引入物流信息系統(tǒng)，在此系統(tǒng)中輸入貨物名稱就會出現(xiàn)物資的信息與狀態(tài)，例如，物資剩余量、物資的使用期限以及物資出庫進(jìn)庫時間等。物流系統(tǒng)會提升物資申領(lǐng)的效率，實現(xiàn)申領(lǐng)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，庫存上會結(jié)合系統(tǒng)中物資需求申請配送物資，既減少了時間成本，還提高了效率。并且系統(tǒng)會結(jié)合采購計劃還有物資實際需求量自動生成采購訂單，系統(tǒng)按采購訂單再自動生成入庫的物資訂單。引入物流系統(tǒng)不僅可以加強物資管理每一個環(huán)節(jié)的聯(lián)系，還減少了物力以及人力方面的損耗，進(jìn)而有效提高醫(yī)院職工的工作效率。

六、結(jié)語

綜上所述，構(gòu)建醫(yī)院物資管理軟件系統(tǒng)，可以加強醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系，通過網(wǎng)絡(luò)快速傳播信息，對了解醫(yī)院醫(yī)療物資的流向還有分配情況非常有幫助，有利于提升醫(yī)院管理效率。在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時候要做到數(shù)據(jù)信息的真實可靠，因此要求采集數(shù)據(jù)時要真實透明，每一個數(shù)據(jù)都要做到有源可溯，這樣才能保證數(shù)據(jù)信息分析的真實性。對醫(yī)院醫(yī)療物資有一個大體的了解，從而高效分配醫(yī)療物資，完善物資管理系統(tǒng)可以了解醫(yī)院真實的物資情況，并且對下面的實踐管理部門，方便他們做出精確的物資處理對策，包含一系列的采購、醫(yī)療物資管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計還有醫(yī)療物資分配等流程。相信隨著計算機的快速發(fā)展，還有物資分配的科學(xué)化，醫(yī)院醫(yī)療物資管理系統(tǒng)的開發(fā)必定會迅猛發(fā)展。