信息化技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理研究

文/長白山管委會社會保險(xiǎn)事業(yè)管理局 章澄澄

離退休檔案管理涉及多方面的內(nèi)容，有效的檔案管理工作能促進(jìn)檔案資源的多元化利用，也能對離退休管理工作的優(yōu)化開展起到相應(yīng)的促進(jìn)作用。因此，在信息時(shí)代背景下，應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，促進(jìn)全新檔案管理模式的構(gòu)建，確保優(yōu)化檔案管理工作的綜合發(fā)展效能，在高質(zhì)量利用檔案資源的基礎(chǔ)上，為離退休干部管理工作的開展提供相應(yīng)的輔助支持。鑒于此，應(yīng)該重點(diǎn)針對信息技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理工作的研究，促進(jìn)全新管理模式的構(gòu)建，切實(shí)優(yōu)化離退休檔案管理工作的整體水平。

一、信息技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理現(xiàn)狀

信息時(shí)代的到來對離退休檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響，如何探索信息技術(shù)在離退休檔案管理工作中的實(shí)踐應(yīng)用，成為相關(guān)部門對自身工作進(jìn)行改革的要點(diǎn)和核心內(nèi)容，并且現(xiàn)階段離退休檔案管理部門已經(jīng)針對檔案管理工作的信息化建設(shè)作了初步探索，取得了階段性的成果。但是綜合分析信息技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理工作的組織推進(jìn)情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中仍然存在一定的問題。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。對離退休檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在資金不充分的情況下，部分離退休檔案管理部門信息化設(shè)備相對較少，對信息化檔案管理軟件的開發(fā)力度不足，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的問題較為明顯，無法為檔案管理信息化建設(shè)工作的開展提供技術(shù)設(shè)備方面的支持，導(dǎo)致信息化檔案管理建設(shè)存在滯后性。

（二）制度保障不足。在當(dāng)前離退休檔案管理工作實(shí)踐中，制度建設(shè)不完善的問題相對較為明顯，管理機(jī)制的建設(shè)也缺乏科學(xué)性。具體而言，在檔案管理工作中，現(xiàn)階段尚未針對信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行完善，也沒有制定專門針對信息化檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，再加上檔案管理人員管理制度缺乏完善性，無法形成對檔案管理人員信息化管理的有效約束，造成在信息技術(shù)條件下離退休檔案管理工作規(guī)范性不足的問題，不利于檔案管理工作的全面優(yōu)化創(chuàng)新。

（三）安全管理不到位。信息技術(shù)在離退休檔案管理工作中的應(yīng)用能促進(jìn)管理效率的創(chuàng)新和資源的多元化利用，但是會引發(fā)信息技術(shù)層面的安全管理問題，對離退休檔案資源的利用產(chǎn)生了消極影響。綜合分析當(dāng)前離退休檔案管理安全工作的基本情況，發(fā)現(xiàn)存在明顯的信息安全保障不到位、安全制度體系不完善的情況，也沒有設(shè)置專門的安全管理人員，現(xiàn)有離退休檔案管理人員對信息安全缺乏足夠的重視，會對信息技術(shù)條件下檔案管理工作的科學(xué)組織推進(jìn)產(chǎn)生不良影響。

（四）人員素質(zhì)有待提升。檔案管理人員素質(zhì)關(guān)系到檔案管理質(zhì)量。但是在信息技術(shù)條件下，部分離退休檔案管理部門沒有針對管理人員開展信息化教育培訓(xùn)，導(dǎo)致人才缺乏對信息技術(shù)應(yīng)用的足夠了解，難以高效率地借助信息技術(shù)的支持開展離退休檔案管理工作，會對工作效果產(chǎn)生不良影響。同時(shí)，在信息技術(shù)環(huán)境下，對于高素質(zhì)檔案管理人才的引進(jìn)也缺乏足夠的重視，會對檔案管理工作的開展產(chǎn)生限制性的作用。

二、信息技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理優(yōu)化措施

信息技術(shù)條件下，離退休檔案管理工作的開展關(guān)系到檔案資源的利用，也會對離退休干部管理工作的開展產(chǎn)生直接的影響，因此要細(xì)化分析離退休檔案管理工作的基本情況，促進(jìn)全新管理體系的構(gòu)建，提高檔案管理效能。下面結(jié)合信息技術(shù)環(huán)境的影響，針對離退休檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的分析：

（一）整合社會資源，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在離退休檔案管理工作中，探索信息技術(shù)的應(yīng)用并有意識地構(gòu)建信息化的檔案管理模式，能對檔案資源進(jìn)行整合，為離退休干部管理工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)。在實(shí)際應(yīng)用信息技術(shù)的支持對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新的過程中，要明確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，從多角度促進(jìn)完善設(shè)施體系的構(gòu)建，為離退休檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。在實(shí)際工作中，為了提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的綜合效果，要注意有意識地爭取獲得政府財(cái)政支持，加大離退休檔案管理方面資源的投入，從而在充足資金的支持下對檔案管理軟硬件設(shè)施進(jìn)行完善，提高設(shè)施建設(shè)效果。在此基礎(chǔ)上，為了促進(jìn)離退休干部作用充分發(fā)揮，在檔案管理信息化建設(shè)過程中還可以爭取獲得社會相關(guān)組織的支持，多渠道完成資金籌措工作，從而更好地開展檔案管理工作，構(gòu)建相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施體系，確保檔案管理工作的開展能取得顯著的發(fā)展成效，能在信息技術(shù)的支持下提高檔案管理工作效能，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)做好準(zhǔn)備工作。

（二）構(gòu)建制度體系，規(guī)范檔案管理工作。在信息時(shí)代背景下，離退休檔案管理工作的組織開展需要有意識地針對信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行探索，而在信息化檔案管理工作中，對制度體系進(jìn)行完善能更好地增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，從而循序漸進(jìn)地提高檔案管理工作的綜合效果。因此，應(yīng)該將信息技術(shù)支持下檔案管理制度的建設(shè)作為重點(diǎn)，把握離退休檔案管理的具體工作需求，從多角度探索制度體系的建設(shè)和完善，對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，加快離退休檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。一方面，要對離退休檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行完善，從立法角度強(qiáng)化對離退休檔案資源的合理化應(yīng)用，借助法律法規(guī)的約束對信息化檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，有效規(guī)避檔案管理工作中信息泄露和文件管理不當(dāng)方面的問題，提高綜合管理效果。另一方面，要嚴(yán)格執(zhí)行國家基于檔案管理信息化建設(shè)作出的相關(guān)管理制度規(guī)范等，構(gòu)建專門針對信息化時(shí)代離退休檔案管理提出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保能按照標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)各項(xiàng)管理工作，提高信息技術(shù)環(huán)境下檔案管理工作的整體水平。此外，為了在信息技術(shù)條件下促進(jìn)離退休檔案資源的有效利用，還要注意在檔案管理工作中，構(gòu)建多部門協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案資源共享機(jī)制，在多部門協(xié)調(diào)溝通的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案資源的有效共享和多元化利用，使檔案資源真正融入離退休干部管理工作實(shí)踐中，為綜合管理工作的開展提供檔案管理信息資源支撐。

（三）重視安全管理，健全安全監(jiān)管模式。信息技術(shù)在離退休檔案管理工作中的應(yīng)用不僅促進(jìn)了檔案管理工作的全面創(chuàng)新，也在一定程度上導(dǎo)致離退休檔案管理工作的開展面臨信息安全方面的問題，因此在開展檔案管理工作的過程中，要將檔案安全管理作為重點(diǎn)，促進(jìn)安全監(jiān)管模式的構(gòu)建，提高檔案資源安全監(jiān)管工作的整體水平。在實(shí)際工作中，一方面要積極探索離退休檔案數(shù)字資源庫建設(shè)，在數(shù)字資源庫的支撐下保障檔案管理工作中能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效歸檔和全面歸檔，避免出現(xiàn)檔案信息遺漏和檔案信息不完善方面的問題，優(yōu)化檔案管理效果；另一方面，要重點(diǎn)開展檔案資源安全管理工作，構(gòu)建動態(tài)化的檔案資源監(jiān)管模式，在引入防火墻技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)、密鑰技術(shù)等的基礎(chǔ)上，還要形成相應(yīng)的安全監(jiān)管預(yù)警機(jī)制，確保在離退休檔案管理工作中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理方面存在的問題，并采取合理的措施對問題進(jìn)行處理，從而循序漸進(jìn)地提高檔案管理工作的綜合發(fā)展水平。

（四）加強(qiáng)人才培訓(xùn)，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)。在信息技術(shù)條件下，離退休檔案管理信息化建設(shè)工作的開展對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了全新的要求，在實(shí)際組織開展檔案管理工作的過程中，要注意開展人才培訓(xùn)工作，強(qiáng)化檔案管理人員的信息素養(yǎng)，使他們能更好地參與到檔案管理工作實(shí)踐中，提高管理綜合效果。一方面，在信息技術(shù)環(huán)境下，要重點(diǎn)針對現(xiàn)有檔案管理人員開展技術(shù)培訓(xùn)活動，組織他們參與信息化檔案管理方面的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，結(jié)合先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用開展離退休檔案管理工作，為檔案管理資源的有效應(yīng)用創(chuàng)造便利。另一方面，要積極開展人才引進(jìn)工作，按照新時(shí)期離退休檔案管理工作需求的變化，制定相應(yīng)的人才引進(jìn)方案，重點(diǎn)引進(jìn)能服務(wù)離退休檔案管理的高素質(zhì)人才，從而科學(xué)合理地開展檔案管理工作，對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和完善，構(gòu)建復(fù)合型高素質(zhì)離退休檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理的效率和效果。此外，需要注意的是，在信息技術(shù)環(huán)境下，在對離退休檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新的過程中，基于人才隊(duì)伍建設(shè)需求，還要注意對人才實(shí)施服務(wù)意識和職業(yè)素養(yǎng)方面的訓(xùn)練，使他們能深刻認(rèn)識到新時(shí)代背景下檔案資源服務(wù)的重要性，從而能更好地參與到檔案管理工作實(shí)踐中，切實(shí)推動離退休檔案管理的全面創(chuàng)新。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)環(huán)境下，有意識地從多角度促進(jìn)離退休檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)新，構(gòu)建全新的檔案管理模式，能針對當(dāng)前檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行合理化的處理，從而借助信息技術(shù)的支持推動離退休檔案管理向著科學(xué)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，真正展現(xiàn)出其資源優(yōu)勢，為離退休干部管理工作的開展服務(wù)，優(yōu)化離退休檔案管理的整體水平。