如何做好高校學籍檔案核查與證書補辦流程

文/江陰職業(yè)技術學院 程秋平

學歷證明書是傳遞學生在大學生涯獲取專業(yè)學習的成果與結果的證明。首先是學生畢業(yè)后向社會就業(yè)過程中的一塊敲門磚和投石問路的工具。其次是提供用人單位日后對員工定級、定資、升職、升薪、崗位變動、醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險等和其相關個人利益的憑證與參考。每個高校教務處學籍管理部門與檔案管理部門共同承擔著本校學生相關學歷認證，及配合用人單位核查畢業(yè)生成績的任務。在眾多學歷核查與認證的過程中，會出現(xiàn)奇奇怪怪的現(xiàn)象，但出現(xiàn)最多的是學歷證書丟失損毀、造假證書、被冒名頂替入學等情況，通常有三種情況：一是無任何信息憑空臆造。有的單位派出外調人員來我校檔案部門核查擬用人員的信息、進行證書信息的核對，但通過檔案管理人員調閱錄取花名冊、學籍卡、學生登記表、畢業(yè)花名冊。結果被核查者并非在本校就讀，無學生檔案。純屬偽造本學校的學歷證書。二是證書遺失或損毀后造假。在本校萬名畢業(yè)生中，總有一部分粗心的畢業(yè)生將拿到的畢業(yè)證書隨便保管造成使用時找不到的現(xiàn)象。放在衣服里或放在包內被水洗造成損毀無法正常使用，甚至有的被偷竊，導致證書擁有者制造一份假的證書。三是惡意造假冒名頂替。以冒名頂替的方式屬于系統(tǒng)人為造假，是一種嚴重危害社會穩(wěn)定的違法行為。如山東陳春秀被冒名頂替上學，從2004年至2020年6月，陳春秀自己參加當?shù)赜讕熣衅赴l(fā)現(xiàn)自己在過去16年中一直被別人頂替。從整個事件中可清晰看出是一環(huán)扣一環(huán)的違規(guī)操作，是在利益驅動下的集體造假行為，后果非常惡劣。

一、高校錄取、學歷、學位材料核對方式

畢業(yè)證書和學位證書是判斷一個人的學識經歷和能力的證明。隨著我國綜合國力的提升，科學進步、經濟增速。各大城市在人才競爭、就業(yè)競爭、崗位競爭中的壓力日益增強。特別是近幾年出現(xiàn)的二三線城市開展搶人才大戰(zhàn)，畢業(yè)證書和學位證書成為第一名片，成為人才的又一個代名詞，也是用人單位篩選人才的第一個標準。在這樣的社會大環(huán)境下，有人為了達到個人利益，采取直接偽造證書走捷徑的手法，只是讓自己能在競爭中取勝。針對近年假證書來看，還有更為嚴重的是冒名頂替上大學的現(xiàn)象。對于冒名頂替的要進行前端學籍、戶籍核查，學生信息核查目前已經成為教育部門又一項重要的工作。從我校檔案部門最近幾年來70%工作學歷核查情況看，核查率最高的是證書和學籍核查。

（一）核查的事由。通常有這幾個方面：1.招聘單位對擬錄用人員的學歷審核；2.大使館對自費出國留學、移民人員的學歷核對；3.任職單位對晉職人員的學歷審查；4.職稱評審機關對申報人員的學歷審核；5.招收研究生單位對報考人員的資格審查。

（二）核對形式。有三種：信函核對、電函核查、來館核對。1.信函傳真核對。是由對方單位直接發(fā)信函或是傳真至我校檔案室，我校檔案室根據(jù)發(fā)函單位的要求進行調閱核對，最后將文字證明以郵寄方式答復。2.電函電子郵件核查。核查單位通過電話或給檔案室工作人員發(fā)電子郵件，發(fā)出核查理由和要求的申請，同時向檔案室提供一份加蓋單位公章的電子介紹信。我們根據(jù)核查內容與結果，采用電話方式回復或電子郵件回復。最后文字結果加蓋檔案室專用章后傳真回復。3.來館（室）面對面核查。單位派出外調人員持本單位介紹信來我校檔案室核查，針對外調人員提出核查內容進行一一核對復印，最后校檔案室工作人員根據(jù)核查結果在復印件加蓋檔案室專用章證明。為了避免核查結果存在誤差，我們準備幾個節(jié)點的核查樣本：一是不同時期不同主要領導簽發(fā)在證書的簽名樣本，編制各個時期領導的簽名字體和證書內容、字體樣本對照表，包括各時期各系部設置的專業(yè)名稱等。二是請教務部門向檔案室提供一份完整歷屆畢業(yè)證的樣本等。

（三）核對注意事項。本人核對證書時的具體三個注意事項：1.依據(jù)證書內容初步判斷。首先核查證書上的內容，找出與同期證書樣本一一參照比對，判定出此證書是否屬我校所發(fā)放。特別注意學校公章的編號和公章的防偽標致。如對照完整無誤，出具文字證明書加蓋公章即可。2.教育部學信網系統(tǒng)檢索。主要是學信網上信息比對，是根據(jù)待查證書上的證書號、姓名、性別、專業(yè)名稱、入學時間與畢業(yè)時間等從中任選重要三項進行上機檢索，這項比對是防止證書被人冒充冒用或學籍部門信息錄入錯誤。3.調閱檔案手工檢索。這是一項手工檢索，對待查證書進行調閱錄取花名冊、畢業(yè)驗印花名冊、學籍卡、照片等歸檔材料對比，這是手工檢查證書鑒別的關鍵最后的步驟。因此特別注意和重視，防止同名同姓的信息。據(jù)我校檔案室在檔案利用工作中接受最多的是證書核對工作，在眾多的檔案利用工作中，證書核查已經成為一項重要內容。給負責證書核對工作部門和工作人員提出了更高的要求。因此我們更要不折不扣地做好證書核對，把好核查關。希望以上具體做法在工作實踐中，具有一定的參考價值。

二、高校學歷證明書補辦流程

在高校檔案的利用過程中，查閱學籍檔案占檔案利用工作的50%，來檔案室查閱的有調閱學籍卡、錄取名冊、畢業(yè)名冊，有的是為專升本、出國留學、考取公務員、有的在部隊升職、有的是補辦學歷證明書。在眾多查閱的事項中，最繁瑣的工作就是補辦畢業(yè)證明書。

在眾多要求開具證明或要求補辦畢業(yè)證明書的人中，畢業(yè)生因為各種保管存放、意外事件、突發(fā)事件的原因，難免會出現(xiàn)學歷證書丟失或損毀的情況。基于畢業(yè)證書對學生在社會上的關鍵作用，省教育廳會開展補辦學歷證明這項應急工作，解決學生的燃眉之急。學歷證明的補辦，由高等教育行政管理部門為已畢業(yè)學生丟失或損毀畢業(yè)證明書者出具。其功能是對其原證書所標明的學歷狀態(tài)的認可并以具體的紙質書面證明，同等于畢業(yè)證書。近幾年，出現(xiàn)大量補辦人員，在各省的教育廳補辦流程有所區(qū)別，但核心六要素必不可少。下面以江蘇省教育廳采用的方式為例，簡述學歷證明補辦的詳細流程：

（一）學生本人提出書面申請。申請的學生首先向自己所在畢業(yè)學校學籍部門，提交要求補辦學歷證明的書面申請書。填寫教務學籍部門給的申請表，申請表的內容包括：姓名、性別、出生年月、身份證號、學生考點、入學時間、所學的專業(yè)、專業(yè)名稱、畢業(yè)時間、班級、班主任等具體信息及學生申請理由。

（二）需要核查單位和個人應出具單位證明。近幾年，全國公務員信息核查工作中，出生年月、學歷、參加工作時間、入黨時間等信息核查，其中一部分工作就有學歷核查。這部人在個人檔案中資料不全，如學歷檔案中有的缺少學籍卡、有的缺少成績表，這部分在職申請者，還需提交本工作單位介紹信，并填寫申請表 。

（三）去檔案室復印學籍檔案所需證明資料。申請學生根據(jù)教務處開具申請者所需要的核查清單，去學校檔案部門調閱招生部門歸檔的錄取花名冊、基本信息的學籍卡、歷年的成績單、畢業(yè)證和學位證驗印花名冊。這是一個最重要的環(huán)節(jié)，也是必不可少的，最后將檔案室復印的材料全部由檔案室蓋章。省教育廳依據(jù)這些原始檔案憑證，方有可能認可申請者的學籍并出具畢業(yè)證明書，否則一切免談。

（四）教務學籍部門確認資料的合法性。申請者持檔案室蓋章后的學籍等檔案憑證到教務處復審。如果沒有檔案證明章視為無效，教務處有權拒絕接收。最后教務處通過在全國教育部學信網上進行學生的信息比對，準確無誤，方可提交省教育廳申請下一步工作。

（五）省教育廳學籍部門確認并通過補辦申請。教務處學籍管理核查人員，將申請者的學歷證明的紙質材料和補辦申請書，及加蓋檔案室印章的學籍檔案復印件等材料，郵寄到省教育廳學籍相關部門，等待省廳核查補辦者的材料和一些相關的手續(xù)。一般在15個工作日全部完成補證書事宜。

（六）證明書第一時間發(fā)放。教務處工作人員接到省教育廳同意函，學校教務人員在第一時間打印畢業(yè)證明書，并加蓋學校公章、校長章、鋼印。最后電話通知申請者前來簽名領取，補辦工作全部結束。

三、考生材料與招生材料前端比對法

近年來，學歷造假、冒名頂替上學的時有發(fā)生，特別是2004年學籍問題最突出，通過省教育廳、公安部門、學校發(fā)起的聯(lián)合核查行動，查出我院學歷問題60多起。在查處過程中我們總結出前端比對的方法。

（一）圖像比對。各高校招生與考生的電子檔案與學籍登記表、新生入學前的基本情況是否一致，如該學生的照片與學信網上及紙質的學生登記表上所粘貼的照片是否同一人。

（二）家庭情況比對。各高校比對考生電子檔案中所輸入的家庭基本情況與考生紙質的學生登記表中的信息是否一致。如該學生出生的戶籍所在地、家庭地址、父母姓名、工作單位及聯(lián)系電話等信息是否完全一致。

（三）筆跡比對。新生入學之前自己填寫的登記表、學籍卡所留下的筆跡與學生檔案及學生在校期間的筆跡是否一致。

（四）體檢信息比對。學生檔案與入學體檢表的身高、體重、視力等項目信息比對是否一致。

各高校只要新生到校后將前端工作落實到位，建立“一人一檔”，可以完全杜絕冒名頂替、修改考生信息的事件發(fā)生。

隨著我國經濟增速的日益提高，國內外高等教育的飛速發(fā)展以及多元學歷教育。學歷證書的地位和作用將更加突出，這就給負責證書核對工作的部門提出了更高的要求。我們要秉持實事求是的嚴謹態(tài)度。嚴格把好證書核對關，努力提高核查效力，抵制制假造假行為，不斷提高核查、補辦人員工作能力水平。