醫院檔案利用登記現狀與改進
——以青島大學附屬醫院為例

文/青島大學附屬醫院 徐淳

檔案利用登記是十分重要的檔案管理環節，是對檔案的利用情況，通過簿、冊、表、單等形式進行記錄，從而掌握檔案的去向、明確責任、保障檔案完整安全。是統計的基礎和前提，通過研究能夠掌握檔案利用的具體情況和規律，找到檔案工作的短板，有利于主動提供檔案利用服務，更好地滿足利用者的需求。本文通過對青島大學附屬醫院（以下簡稱“青大附院”）檔案科檔案利用登記情況進行調查，找出利用規律，發現問題，提出改進措施。

一、現狀

青大附院檔案科成立于1992年，目前留存的檔案利用登記記錄從1997年開始。1997年～2009年，檔案利用登記簿內容包括序號、日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號、借閱人簽字、歸還日期、備注共十項。從登記的情況來看，單位、期限、卷號都沒有填寫數據，這為日后的統計工作增加了難度及工作量。案卷或文件題名一欄大部分填寫簡單，根據所填內容難以準確查找所利用的檔案。利用目的一欄基本填寫的是“借閱”“查閱”等沒有實際意義的詞匯，也有部分空白沒有填寫，不能真正體現被利用的檔案的真實用途。

2010年以后，檔案科更新了檔案利用登記簿模板，一直沿用至今。其內容包括序號、日期、檔號、文 （圖）號、題名、利用目的、利用形式（借閱、查閱）、借（查）閱人簽字、歸還（日期、簽名）、催交記錄、備注共11項。從登記情況來看，檔號、文（圖）號、題名3項雖然填寫簡單，還有部分空白沒有數據，但結合起來看，基本可以清楚指向所利用的檔案。利用目的一欄填寫簡單，其中也有不少“借閱”“復印”“查閱”等模糊的字眼。從利用目的填寫統計來看，主要內容有上級部門檢查、辦理證件、年審、備案、審計、查賬、勘測、加固、改造、院內各職能部門工作參考等。利用形式（借閱、查閱）、借（查）閱人簽字、歸還（日期、簽名）項目數據齊全，對利用檔案的去向及流動記錄完整，責任明確。

根據上述情況分析，雖然2010年以后，檔案利用登記表的質量有所提升，但仍然存在檔案利用登記工作疏于表面，沿用過去使用多年的老套路，內容不規范，不能適應現代檔案發展的需要等短板。記錄的內容僅限于何人何時利用了何種檔案等基本信息，不能夠反映檔案的經濟價值和社會價值。信息技術的發展，各類辦公平臺的應用，也會導致部分檔案被利用了但漏登的情況。造成這些短板主要有以下幾點原因：一是沒有系統完善的檔案利用登記臺賬，檔案利用登記簿形式單一，內容簡單，造成收集的信息不完善，為后期的利用分析增加難度；二是檔案工作者對此項工作的重視和宣傳力度不夠，缺乏過程性的引導和監督；三是檔案利用工作的統計、分析與整合意識淡薄，出現信息登記不完整的情況，沒有主動查找原因，不做統計工作或主觀估算數據；四是檔案利用者對此項工作缺少必要的認知，嫌麻煩、應付的情況屢有發生；五是不能適應檔案信息數字化發展的要求，登記的方法和流程有待于進一步改進。

二、檔案利用登記簿的改進建議

系統完善的檔案利用登記臺賬應當是在檔案利用過程中，完整、全面、科學地記錄各項有價值的信息，既包括檔案利用者的個人信息，也包括所利用檔案的信息。同時，還應當考慮到為將來統計、分析、整合檔案利用的社會價值和經濟價值所需要的各項指標，比如，利用目的、提供利用需要的時間、利用者的滿意度等項目。從而多角度分析檔案利用效能，是做好檔案信息資源的開發，提升檔案服務質量的基礎性環節。按照青大附院檔案科檔案分類標準，結合其利用情況，將利用的檔案分為文書檔案、基建檔案、財會檔案、設備及招標檔案、證書及聲像照片檔案5類，整理了其近3年的檔案利用情況。文書檔案利用率最高，接著是證書及聲像照片檔案、財務檔案、基建檔案、設備及招標檔案。通過比較可以看出文書檔案近3年利用率都在50%以上，財務檔案、基建檔案、設備及招標檔案雖然門類多，但利用率不高，證書及聲像照片檔案因其載體的特殊性，因此將檔案劃分為包含文書檔案、財務檔案、基建檔案、設備及招標檔案的普通檔案和證書檔案及聲像照片檔案，分別制定利用檔案登記模板。

普通檔案的利用者一般多為醫院職能部門為完成某一特定事項而進行的活動，利用者相對單一，又以面向全院各部門、各科室沒有保密限制的檔案材料居多。針對這部分檔案材料的利用，增加了查檔數量、服務滿意度及利用效果評價選項，鑒于大部分文書檔案已數字化，增加利用形式欄目，上述項目均設計相關可選項，為利用者填寫提供便利，并使信息更加規范，為后期的統計分析創造了條件。查檔內容、利用目的用途繁多，則留出更多的空間由利用者填寫，更貼合實際。同時規定檔號一欄由經手的檔案工作人員填寫，使其指向更加明確。

證書檔案及音像檔案利用登記表的利用者最為廣泛，不僅僅局限于相關職能部門，醫院工作人員都可能利用。因此，在普通檔案利用登記表的基礎上增加了審批形式，又因為聲像照片檔案的特殊性，增加了利用檔案類型和利用檔案形式，提供相應可選項。在青大附院2018年～2020年聲像照片檔案利用情況調查中不難發現，聲像照片檔案在醫院有重大活動或院慶的特定時期，使用最為頻繁，比如2018年正值青大附院120年院慶，該年度聲像照片檔案的使用明顯偏高。基于此，檔案工作人員可以在利用內容等方面加以統計、分析和整合，提前準備，為利用者提供主動推送服務和個性化服務創造條件。

另外，與傳統的手工登記簿不同，登記臺賬是電子表格形式，檔案利用通過醫院的辦公平臺進行傳輸，實現檔案利用線上操作。在條件成熟時，可嵌入檔案綜合管理平臺，建立數據庫，增加自動統計功能，適應信息社會發展的要求。

三、應對利用登記過程中出現問題的措施

相對其他部門，醫院檔案工作瑣碎、具體，且有大量龐雜的基礎性工作，不容易出成績，帶給醫院的也是間接的社會和經濟效益，因此，重視程度普遍明顯不足。在推行新的檔案利用登記流程的過程中，可能出現從檔案工作者到利用者重視程度不夠，沒有清醒認識到登記工作的意義，執行不到位，利用者不能完全配合等問題。又或者是片面做好登記工作，卻沒有后續的統計分析工作，沒有辦法總結利用規律和特點。鑒于此，提出以下措施：

（一）充分認識檔案利用登記的意義。登記簿不僅僅是履行檔案利用的手續，更是重要的業務檔案，反映的是調檔的真實數據，通過這些數據可以分析檔案利用狀況與檔案工作的短板，從中可以發現檔案收集、保管過程中的問題，通過分析利用的內容，可以發現庫存檔案中哪些是重點檔案，并加以重點保護，進而還可以通過以不同主題、不同側重點、服務不同利用群體等各種形式編研常用檔案，提供推送服務、主動服務。

（二）加大宣傳力度，轉變觀念，樹立開發利用意識，檔案工作的重心由“存”真正轉變為“用”。通過分析青大附院檔案科2018年～2020 年檔案利用情況，可以清楚地發現，當醫院遇有上級重要檢查或活動時，如三甲復審、教學評估、上級巡查等重大事項時，檔案利用尤為頻繁。因此，檔案工作者可以憑借有利時機，通過對利用效果的分析，讓大家認識到檔案工作可以作為職能管理的一項重要抓手，只有基礎工作做扎實了，各項管理活動才能從容不迫。展示檔案工作的價值，借助各種渠道，廣泛宣傳，從而吸引全體工作人員，提高檔案意識，加大對檔案工作的重視程度。只有這樣，利用登記工作才能夠順利推進，登記工作做好了，才能夠科學分析、整合各項信息，提供更有價值的信息，進而獲得更多的信任與支持。如此往復，讓檔案工作真正踏入高速發展的軌道。

（三）用制度規范利用流程，提高利用效率。結合檔案利用登記模板的改變，重新修訂檔案利用制度及流程，規定檔案利用登記完備后，方可提供利用。檔案工作人員在信息登記的過程中，要耐心解釋，熱情接待，并在有必要的時候，給予全程指導。這樣，推行開來，當制度變為一種習慣，各項要求才能貫徹始終。

（四）加強檔案人才隊伍建設，提高檔案專業素質。要想提高檔案利用效率，有效開發利用醫院檔案信息資源，需要有一支強有力的專業人才隊伍。一是要全面加強檔案工作人員的培訓和繼續教育，從檔案法規、檔案實務、信息技術、統計方法等多方面進行培訓，不斷完善其知識結構；二是要加大領導對檔案工作及人員的重視，全面提高檔案利用服務質量和水平，構建檔案工作人員的職業榮譽感和自豪感；三是要逐步樹立檔案工作人員的服務意識、責任意識和創新意識，適應檔案信息化發展的時代要求。

四、結語

完善檔案利用登記模板，將其嵌入檔案利用的流程，保證各項信息登記完整、準確，看似平常，卻是下一步拓展檔案利用服務、創新檔案利用途徑及形式的基石。在實際工作中，樹立以利用者為中心的服務理念，夯實基礎，勤于探索，不斷提升檔案利用服務水平。