淺談如何做好醫院教學檔案管理工作

文/淄博市中心醫院 陳囡囡

規范的臨床教學檔案管理提升醫學生的臨床教學質量，評估臨床教學水平，真正達到醫教相長，為此提供重要依據和支撐。在臨床教學過程中，可以說教學是主體，教學檔案是兩翼。為保證教學檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，教學檔案實行集中統一管理，實現有的放矢的開發和利用教學檔案信息，以達到更好地促進臨床教學。

一、教學檔案的地位

醫院臨床教學整個過程是醫學生本科學習的重要組成部分，臨床教學是培養學生理論聯系實際和臨床工作能力的重要途徑，是臨床教師指導學生進行臨床觀察和初步學會各種操作所采取的教學手段，是課堂理論教學與臨床實踐相結合的橋梁，對于醫學生加深和鞏固對理論知識的理解具有不可替代的作用。臨床醫學檔案是醫院見習、實習學生在臨床理論教學和見習帶教中形成的具有保存價值的教學文件材料，記錄了臨床教學活動經驗，反映醫院臨床教學主要職能歷史，對醫院教學研究、教學方法的改進、教學計劃的制定實施提供重要的依據。也是臨床醫學專業認證考核的重要組成部分。

二、臨床教學檔案的特點

根據臨床教學檔案形成的特點，可分為多元性、周期性、分散性和復合性。1.多元性。臨床教學檔案不僅有紙質文件、聲像資料、電子文檔和圖表數據等表現形式，參與其形成的人員也具有多元化，如管理部門人員、臨床教師和學生等。2.周期性。臨床教學檔案一般以學期學制和課程體系為歸檔周期，具有跨年度成套性和通用性的特點。3.分散性。臨床教學檔案形成的科室有教學管理部門、教研室、教研組及從事教學工作的帶教老師、個人，環境較分散，造成教學資料保存環節過多，給收集工作帶來一定困難。4.復合性。由于教學醫院職能的雙重性，使得臨床教學檔案的內容與醫療工作密不可分，導致檔案收集更加復雜，內容更豐富。

三、構建完善臨床教學檔案管理體系

目前三級甲等醫院在檔案管理工作中成績顯著，基本已達到檔案管理省一級水平。但對于臨床教學檔案來說，不論是組織架構、人員配備、專業素養都亟待提高。一是教學檔案的各項規章制度不夠完善；二是未配備專職和兼職教學檔案管理人員；三是因臨床專業技術人員醫療業務繁重，重業務輕檔案的思想根深蒂固；四是檔案管理意識淡薄，認為檔案管理是檔案管理員自己的任務。綜上所述，臨床教學檔案一定要納入醫院教學規劃、管理規定和管理人員崗位職責。應對策略如下：

（一）完善教學檔案規章制度。由醫院負責臨床教學管理的部門制定管理細則，醫院領導層面加強對教學檔案的重視，明確教學檔案歸檔范圍、檔案員管理職責、保管期限。成立由分管院長任主任的多層教學檔案管理組織和架構，下設教學檔案管理辦公室，定期檢查督導各教研室檔案管理情況。

（二）培養臨床教學檔案管理員。配備既有檔案專業知識又熟悉臨床醫療工作且具備一定醫療知識的人員，擔任醫院教學檔案管理員，全面負責收集、整理臨床教學過程中形成的文件、材料，按照檔案管理要求及時歸檔保管，并積極拓展開發利用。對各臨床業務科室要求以教研室為單位配備兼職檔案員，負責本科室教學檔案的收集、整理，為醫院教學檔案管理辦公室提供臨床教學材料。采取送出去、請進來的辦法，去北京大學人民醫院等學習先進教學管理模式，邀請專家進院進行專題培訓。

（三）制定各種獎懲辦法，賞罰分明。采取多種激勵措施，在職稱評定、績效考核等方面給予適當傾斜，逐漸形成教學檔案為臨床服務，促進醫療水平提升，提高科研能力，展現積極進取的教學文化，形成以學促學的閉環式良性循環。

（四）打造強化臨床教學檔案管理意識。加強對檔案認識的宣傳力度，努力提高醫院全員檔案意識，配合檔案管理部門做好臨床教學檔案的收集、整理、利用工作。

四、遵循教學檔案的歸檔原則，明確保管期限

歸檔的教學類文件材料必須對醫院、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用。能夠反映醫院教學部門職能活動（教學管理和教學實踐）的全過程，保證完整、準確、系統。必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系和成套性，符合醫院教學管理和臨床教學活動的特點。歸檔的主要內容包括教學組織、教學條件、教學過程、質量監控、師資隊伍、教學改革等方面內容。歸檔的重點是醫院臨床教學工作，特別是教學過程、教學活動中形成的不同載體的文件材料。根據不同的教學檔案特點，分為永久保存和定期保存兩類。

五、明確教學檔案收集、歸檔范圍

臨床教學檔案按照整理類別可分為臨床教學基本檔案和教研室基本檔案。前者由醫院教學檔案管理辦公室專職檔案員負責，后者由各臨床教研室兼職檔案員負責。

近年來，隨著醫學院校對臨床醫學專業認證的高度重視，由醫院層面負責的臨床教學基本檔案已完善、規范。但教研室基本檔案因受人員、條件等方面的限制，收集、歸檔范圍還不夠明確。筆者根據臨床醫學專業認證要求，詳細劃分教研室基本檔案歸檔范圍，主要包括：1.反映醫院教研室教學管理的相關文件材料。包括教研室發展歷程基本情況介紹，教師及輔教老師基本情況，各專業、各門課程教學總結，各年度教學改革與課程建設計劃與總結。2.在教學過程中形成的各類材料。床邊教學、教學查房、見習帶教等臨床教學活動中形成的查房記錄、教學病例討論記錄等。體現醫院實踐教學、體現學生動手操作的材料。學生參加各種講座的記錄（計劃、安排、講稿、學生記錄等）。3.反映教學管理與質量監控過程中形成的各類材料。包括督導專家、同行、管理人員聽課記錄及各層面師生座談會。教師教案及講稿，集體備課、青年教師試講記錄等。4.體現教學效果的學生見習、實習考核內容、辦法、評分標準、試卷，實見習記錄本、實習手冊、實驗報告，成績記錄單、成績分析等。5.體現教學進程的教學任務書、課程表、教學日歷表等。6.提高教師教學水平的培養計劃、總結，參加學術活動、教學科研論文、獲獎情況等材料。

六、加強教學檔案過程質量監督，以查促改

教學檔案檢查是加強教學檔案過程質量監督的重要手段，是教學管理與促進教學質量的重要抓手。通過教學檔案檢查，能進一步提高教學檔案管理意識，推進教學檔案建設工作，讓檔案建設真正服務于教學，從而達到規范教學管理、提高教學質量的目的。教學檔案檢查一般可安排一年兩次，在每學期末或學期初進行，也可同臨床教學檢查同步進行。檢查內容可根據基本檔案歸檔范圍制定實施方案，通過檢查發現，大部分教研室重視教學檔案管理工作，在教學檔案的收集、整理、建檔、歸檔工作方面做了大量實際工作，取得了一定的工作成績，但是整體教學檔案管理缺乏統一標準，存在材料不完整等問題。在檔案管理過程中，檔案質量差，收集、歸檔不完整，會直接反映出在臨床實踐過程中，未嚴格落實臨床教學規范，學生的學習質量和臨床帶教水平得不到提升。對醫院教學、檔案管理等不足之處進行評估，并根據其存在的問題針對性解決，可以使醫院教學質量提升，且檔案管理工作得到優化，最終達到提升學生學習質量的目的，使其成為優秀的醫學工作者，為臨床患者提供良好的醫學服務。