大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略分析

李超 保定市住房公積金管理中心

事業(yè)單位是我國(guó)政治體系中的重要部分，也是為人們提供各種社會(huì)服務(wù)的重點(diǎn)單位，和人們?nèi)粘Ｉ罴吧鐣?huì)發(fā)展息息相關(guān)，對(duì)于維持社會(huì)秩序方面也起到了關(guān)鍵作用。而檔案管理是事業(yè)單位管理工作的主要內(nèi)容，涉及大量的人事、文書(shū)資料的管理，因此，提高檔案管理水平、提升檔案管理效率對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展建設(shè)至關(guān)重要。尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高要求，對(duì)此事業(yè)單位應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，以滿足事業(yè)單位未來(lái)檔案管理信息化建設(shè)需求。

一、大數(shù)據(jù)視域下創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的必要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，為了滿足事業(yè)單位發(fā)展需求，要針對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的信息化建設(shè)。所謂的檔案管理信息化即應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，將檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化、電子化處理。事業(yè)單位檔案中留存著關(guān)乎事業(yè)單位人事、文書(shū)、科研相關(guān)工作的重要資料，對(duì)于事業(yè)單位整體管理和經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)都有重要意義。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為衡量事業(yè)單位整體管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式可以規(guī)范單位的管理工作內(nèi)容，減輕管理人員工作壓力，更好地為人們提供服務(wù)，并為事業(yè)單位未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展及信息化建設(shè)提供保障[1]。

二、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位檔案中保存著單位人事、文書(shū)、科研相關(guān)工作的重要資料，檔案管理工作具有十分重要的意義和價(jià)值。然而當(dāng)下大部分單位檔案管理人員嚴(yán)重缺乏檔案管理意識(shí)，尤其是隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的引用，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，事業(yè)單位長(zhǎng)期受?chē)?guó)家管理，檔案管理人員抱殘守缺，追求工作穩(wěn)定性，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。檔案管理工作人員對(duì)于這項(xiàng)工作表現(xiàn)得十分懈怠，缺乏工作熱情，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案中的大量資料沒(méi)有得到合理應(yīng)用。有些事業(yè)單位具有較強(qiáng)的保密性質(zhì)，其內(nèi)部檔案資料往往有保密要求，然而由于管理人員缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)，導(dǎo)致一些保密資料因?yàn)楸４娌划?dāng)而丟失遺漏，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)同時(shí)泄漏事業(yè)單位保密文件，對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展建設(shè)帶來(lái)不利影響。

（二）檔案管理系統(tǒng)存在一定安全風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的應(yīng)用雖然大大提升了管理工作效率，卻也為檔案管理的安全性帶來(lái)全新挑戰(zhàn)[2]。據(jù)實(shí)際調(diào)查可知，大部分事業(yè)單位沒(méi)有將電子文件進(jìn)行系統(tǒng)化歸檔，導(dǎo)致各種類(lèi)型的資料歸檔雜亂，當(dāng)單位領(lǐng)導(dǎo)想查閱某資料時(shí)往往無(wú)法及時(shí)調(diào)取。此外，檔案管理信息系統(tǒng)如果不能及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)，將會(huì)出現(xiàn)故障，給黑客帶來(lái)可乘之機(jī)，使檔案資料的安全性遭到嚴(yán)重威脅，一旦重要資料文件被盜取，將會(huì)為事業(yè)單位帶來(lái)極其嚴(yán)重的損失。

（三）檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

嚴(yán)重缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才，是當(dāng)下事業(yè)單位中普遍存在的問(wèn)題。即使當(dāng)下部分檔案管理人員檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高，然而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，其對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用操作，也無(wú)從下手[3]。工作人員存在不按照相關(guān)流程和規(guī)定完成工作、執(zhí)行力差等問(wèn)題。部分單位雖然已經(jīng)制定比較完善的檔案管理體系，但由于管理人員素質(zhì)問(wèn)題，并沒(méi)有得到有效落實(shí)。除此之外，事業(yè)單位不重視檔案管理人才培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和工作積極性都不高，單位檔案管理水平低下，無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的要求，阻礙事業(yè)單位發(fā)展。

（四）檔案信息不全面

事業(yè)單位檔案中涉及的信息范圍十分廣泛，對(duì)于單位未來(lái)發(fā)展建設(shè)至關(guān)重要。單位各個(gè)單位部門(mén)檔案資料數(shù)量龐大，但這些檔案并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)管理，導(dǎo)致檔案信息門(mén)類(lèi)不全、信息不完整，檔案資料因此無(wú)法發(fā)揮真正價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理體系雜亂導(dǎo)致的檔案信息不全面現(xiàn)象，使事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作缺乏管理基礎(chǔ)。不合理的權(quán)力下放，還導(dǎo)致大部分珍貴的檔案信息四處“流浪”。總而言之，檔案信息不全面，檔案管理模式混亂，這都是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作中需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題[4]。

三、大數(shù)據(jù)視域下創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式的具體措施

（一）提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新離不開(kāi)高素質(zhì)人才。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)有大量的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才儲(chǔ)備，然而愿意“屈尊”從事檔案管理工作的人才卻極其匱乏。因此事業(yè)單位要加大人才引進(jìn)力度，制定完善的晉升機(jī)制，為高素質(zhì)人才提供良好的發(fā)展空間。此外，事業(yè)單位還要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，除了檔案管理知識(shí)外，重點(diǎn)發(fā)展管理人員的信息技術(shù)水平。與此同時(shí)，管理人員也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，明確自身工作職責(zé)，及時(shí)更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而保障事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理水平。

（二）加大檔案管理工作重視程度

事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)信息化建設(shè)及可持續(xù)發(fā)展的重要意義，轉(zhuǎn)變管理觀念，從大數(shù)據(jù)視域出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。此外，事業(yè)單位應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)工作落實(shí)力度，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，充分利用現(xiàn)代科技手段，建立科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理體系[5]。同時(shí)，強(qiáng)化工作人員信息化管理意識(shí)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展。

（三）加快檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位管理模式創(chuàng)新工作來(lái)講，資源共享平臺(tái)的建設(shè)十分必要，其建設(shè)水平關(guān)系到事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能力。因此，事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r，合理利用現(xiàn)代科技手段，加快檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)。構(gòu)建科學(xué)的資源共享平臺(tái)有助于規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理流程，為單位各部門(mén)檔案資料共享提供平臺(tái)，為管理者調(diào)取所需資料提供便利條件，進(jìn)而提高檔案管理效率。除此之外，政府相關(guān)部門(mén)應(yīng)加大扶持力度，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)給予足夠關(guān)注，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

（四）保障檔案資料的安全性

檔案管理信息系統(tǒng)的安全性直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，因此為了保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全，應(yīng)制定相應(yīng)系統(tǒng)安全防護(hù)措施，具體方案如下：

1.建立完整的信息化檔案管理安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性[6]。

2.對(duì)檔案資料庫(kù)加大管控力度，管理層需要擁有絕對(duì)的控制權(quán)限，其他工作人員限制授權(quán)。從源頭上避免外人進(jìn)入服務(wù)器訪問(wèn)檔案資料庫(kù)，調(diào)取檔案信息，防止不法分子對(duì)高校檔案資料進(jìn)行惡意篡改、盜取，保障單位重要檔案資料的安全。

3.創(chuàng)建安全監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞和侵權(quán)行為，立刻采取有效措施。

4.建立備份恢復(fù)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)備份重要的檔案資料數(shù)據(jù)。一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障或信息被惡意盜取，可以通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行恢復(fù)，避免檔案資料信息丟失，減少單位損失。

5.檔案管理工作人員要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)定期進(jìn)行維護(hù)，避免信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障，保障設(shè)備安全[7]。

（五）制定完善的檔案管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)國(guó)家對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的基本要求，事業(yè)單位需要結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r，從解決問(wèn)題的角度出發(fā)，制定完善的檔案管理制度和管理體系，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建系統(tǒng)化檔案管理體系。同時(shí)，事業(yè)單位還要制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲條例，規(guī)范管理人員行為，并建立公平的晉升機(jī)制，為工作人員主觀能動(dòng)性的發(fā)揮提供空間，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)工作人員充分展現(xiàn)自身能力，激發(fā)其工作熱情，明確劃分職責(zé)。除此之外，還需要特別注意的是，檔案管理并不是獨(dú)立的工作，它和事業(yè)單位上下所有部門(mén)的日常運(yùn)行都息息相關(guān)，因此要在現(xiàn)有管理模式基礎(chǔ)上進(jìn)行合理創(chuàng)新優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間資料的高效對(duì)接。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要盡可能通過(guò)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，將單位檔案管理及資源管理工作進(jìn)行有機(jī)整合，在符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的前提下，搭建信息共享平臺(tái)，并制定嚴(yán)格的信息管理標(biāo)準(zhǔn)和完善的信息安全監(jiān)督制度，配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)人才，以此確保事業(yè)單位檔案資料的價(jià)值得以充分發(fā)揮，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[8]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了科技的進(jìn)步，在新時(shí)期下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也為事業(yè)單位檔案管理提供了科學(xué)發(fā)展方向，推進(jìn)事業(yè)單位未來(lái)檔案管理信息化建設(shè)。我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)雖然已經(jīng)取得一定成效，可仍然存在很多風(fēng)險(xiǎn)和潛在問(wèn)題，需要結(jié)合實(shí)際實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有針對(duì)性地采取一定措施，來(lái)解決這些問(wèn)題并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在這個(gè)過(guò)程中需要依靠事業(yè)單位管理人員和相關(guān)部門(mén)的共同努力，才能有效提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，并為數(shù)據(jù)的安全性提供保障，助力事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。