完善電子病歷檔案管理的途徑與策略

文/日照市中心醫院 王允波 鄭金玉

電子病歷檔案管理，主要是對病歷檔案管理模式進行創新，并且在創新過程中考慮到病歷檔案的重要性，以完善、安全管理為基礎，確保電子病歷檔案共享與應用，從患者到醫院導診開始，患者個人信息及就醫情況都會詳細記錄到管理系統中，選擇“文字數據”方式管理病歷檔案，既方便又快捷，醫護人員在各項工作環節中均可詳細掌握每位患者就醫情況，為各項工作的開展提供重要信息依據。同時，電子病歷檔案管理是醫療領域創新發展的必然趨勢，利用信息技術并受信息技術的影響，提升醫療技術水平，為每位患者提供高質量的就醫服務。

一、電子病歷檔案管理系統功能應用

（一）收集。因醫院內部科室較多，各科室工作內容不同，隨著醫院內部各項工作的開展，會產生大量信息數據，其中病人檔案管理是主要工作內容之一，傳統紙質文件檔案管理方式，受信息技術影響，由電子病歷檔案管理方式所替代。當前，在各醫院內部發展中，借助信息技術構建智能化管理系統，在該系統中注重各項工作環節中信息數據收集。如：門診、藥房、住院、護理、麻醉等部門，都會及時完善電子病歷信息，滿足電子病歷信息數據共享要求。

（二）歸檔。電子病歷檔案信息歸檔功能，重點考慮各科室工作內容及信息數據類別等，為使電子病歷檔案管理工作難度降低，還需完善電子病歷檔案管理工作流程，選擇精細化管理方式，能夠在信息技術支持下，實現電子病歷檔案在線歸檔目標，并使電子病歷檔案管理系統功能不斷擴大，滿足醫院各科室工作要求。例如：當患者進入醫院后，從導診臺登記信息開始，患者個人信息及就醫需求存儲到管理系統中，系統會將患者相關信息共享到相關部門中，患者到每個部門就醫，醫生都可以準確掌握患者實際情況，為患者提供針對性就醫服務。同時，在各環節就醫都會有新的信息數據錄入管理系統中，管理系統會結合患者各階段就醫所產生的信息數據整理、歸檔，整個操作流程非常完善，便于管理、共享、應用等，提升電子病歷管理工作效率。

（三）應用。在電子病歷檔案管理系統中所設置的應用功能，主要是以“角色設置”為基礎，以各科室、各項工作內容為劃分標準，可劃分為一般用戶、特殊用戶、系統管理員、安全員、審計員等等多個角色。而關于電子病歷檔案信息數據應用，一種是在電子病歷檔案信息數據共享情況下，各科室可對病人電子病歷檔案信息數據合理應用，只具有查閱功能，不具備修改功能；另一種是在非共享情況下，還需在系統內發出申請，系統會根據各科室工作內容、申請條件等綜合分析，為各科室提供相關信息數據，便于電子病歷檔案信息數據合理應用與科學化管理。

（四）安全。電子病歷檔案管理系統的安全性，是確保各科室及各項工作穩定開展與實施的基礎前提，在電子病歷檔案管理系統設計階段，設計人員會詳細分析電子病歷檔案管理系統安全性影響因素，可設置防火墻或安全軟件，確保電子病歷檔案管理系統的安全性。再加上專業化工作人員管理，設置電子病歷檔案管理系統應用權限，各部門及工作人員會因應用權限限制，對電子病歷檔案信息數據應用提出申請，才能獲取相關信息數據。

（五）查詢。電子病歷檔案信息數據查詢，可從其查詢方式角度分析，通常情況下，會分為兩種查詢方式：一種是以“名稱”直接查詢，如：病人名字、就醫時間、就醫科室等，均可在電子病歷檔案管理系統內查詢到相關信息數據；另一種是以“內容”查詢方式，獲取相關信息數據。如圖像、聲音等。結合目前大部分醫院電子病歷檔案管理工作情況分析，最常用的電子病歷檔案查詢方式為“內容”查詢，提高電子病歷檔案查詢的工作效率。例如：患者在就醫過程中會涉及到一些影像拍攝，以往會經過多個小時才能拿到拍攝影像，浪費大量就醫時間，工作效率較低。而在信息技術影響下構建智能化管理系統，患者完成影像拍攝后，影像會被直接傳輸到管理系統中，醫生只需要在系統內輸入相關內容，就可準確獲取患者影像資料，為患者提供便捷就醫的同時，提高整體工作效率。

二、電子病歷檔案管理實施策略

（一）結合不同工作內容，合理設置管理權限。電子病歷檔案管理系統的構建與應用，為我國醫療領域創新發展帶來巨大影響，全面提升工作效率與質量，促進醫療行業智能化、信息化發展。為使電子病歷檔案管理系統全面發揮出自身作用與價值，還需注重管理權限設置。首先，分析醫院內部發展形勢，因各科室工作內容不同，要考慮到各科室工作開展的要求，以此為基礎設計管理制度。需要注意的是，各科室設置權限后，修訂權限只限于科室自身工作內容，如：導診部門，能夠對患者在導診階段個人信息、就醫信息等進行修改，但是一旦生成信息后就不能對其修改，還需工作人員做好本職工作，避免影響檔案信息數據的準確性。其次，從患者就醫角度分析，醫院內部設置多臺自動服務智能設備，患者只需要輸入自身就診卡號，就可查閱到具體就醫內容，如：影像拍攝時間、就診科室，確保患者安全就醫。

（二）完善電子病歷檔案管理標準。電子病歷檔案管理標準的制定與完善，目的就是確保檔案管理信息數據更準確，其中，會在管理系統內設置信息數據儲存庫，目的是對海量信息數據儲存、管理等。結合醫院電子病歷檔案管理工作實施要求制定完善的管理制度，各項工作都會在管理制度約束下規范實施，確保整體工作質量。例如：在電子病歷傳輸、共享、應用等環節中最易受相關因素影響，使電子病歷檔案管理系統存在一定安全隱患。對此情況，還需通過管理制度明確電子病歷檔案管理要求，各科室及工作人員要對電子病歷儲存格式、傳輸方式、圖像處理方法等統一規劃，完善各項工作流程后，使各科室及工作人員規范操作，從而確保電子病歷檔案管理系統的安全性、穩定性，提高電子病歷檔案信息數據的共享率。

（三）確保電子病歷檔案信息數據的準確性與真實性。電子病歷檔案是醫院管理工作的重要組成部分，此項工作開展難度較大，不單單是因為各科室工作內容與要求不同，而且還會因為各科室每天都會產生大量信息數據，在信息數據統計、管理等工作環節中增加了工作人員壓力。并且在管理過程中會受各項因素影響，導致電子病歷檔案信息數據不完整，缺乏可靠性。對此，還需引起醫院及管理部門重視，要以電子病歷檔案信息數據的準確性、真實性為核心，要求各科室及工作人員錄入患者相關信息數據時要嚴謹，工作人員有較強的責任心、安全意識等，避免因人為因素影響整體工作質量，要求存入系統中的信息內容與患者實際情況完全吻合，以完善管理制度為管理基礎，如果出現了人為操作失誤影響，相關科室及工作人員均需承擔相應責任，“獎懲分明”目的就是要求每位工作人員都充分意識到自身工作職責與義務，減少不必要的麻煩，確保電子病歷檔案信息數據的準確性與真實性。

（四）電子病歷檔案管理系統技術水平的提升。首先，要求醫院對電子病歷檔案管理工作提高重視度，能夠在建設資金方面進行合理調整，使電子病歷檔案管理系統建設降低難度。同時，還可引進先進技術與現代化醫療設備、智能設備等，為電子病歷檔案信息數據管理、信息數據安全儲存等提供基礎保障；其次，注重信息技術類別應用創新，不能單純地依靠計算機技術，還需引用圖像處理技術、語音信號處理技術、計算機視覺處理技術等，增強電子病歷檔案系統的穩定性，擴大系統功能，滿足各科室檔案管理工作的要求；最后，組建專業化、獨立化電子病歷檔案管理隊伍，對管理隊伍中每位工作人員綜合能力提出較高要求，醫院定期為工作人員安排進修活動，目的是通過工作人員綜合能力的增強、技術水平的提升，對電子病歷檔案管理系統進行創新，以全新發展理念重視電子病歷檔案管理系統的創新設計，滿足醫院長久、穩定發展要求，全面突出電子病歷檔案管理的經濟價值與社會價值。

三、結語

為促進我國醫療領域可持續發展，還需借助信息技術改變其傳統發展模式，重視電子病歷檔案管理，結合工作內容不同，合理設置管理權限，完善電子病歷檔案管理標準，約束管理人員工作的規范性，確保電子病歷檔案信息數據的準確性與真實性。同時，為提升電子病歷檔案管理系統的技術水平，需構建專業化管理隊伍，為電子檔案管理工作的開展與實施提供基礎保障，從而提高電子檔案信息數據的應用率。