“雙一流”建設(shè)背景下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作探析

文/武漢大學(xué)城市設(shè)計(jì)學(xué)院黨政辦公室 肖俊

學(xué)院辦公室的主要職能是圍繞學(xué)院中心工作，做好綜合服務(wù)、協(xié)調(diào)溝通、信息處理、監(jiān)督管理等工作。辦公室人員一般由各類(lèi)專(zhuān)任秘書(shū)人員組成，如行政秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)、人事秘書(shū)、財(cái)務(wù)秘書(shū)、科研秘書(shū)等，在不同學(xué)校和院系，因?yàn)闅v史因襲、工作機(jī)制不同，各辦公室的設(shè)置和稱(chēng)謂略有差別。在新時(shí)代“雙一流”建設(shè)的偉大征程中，高校辦公室工作的理念、方式、能力、水平的狀況將直接影響辦公室的工作效率和質(zhì)量，影響學(xué)校教學(xué)科研的正常開(kāi)展和整體形象。作為高校二級(jí)單位學(xué)院的辦公室人員，既是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的“智囊團(tuán)”和“推進(jìn)器”，也是學(xué)院師生與學(xué)校溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁和紐帶，辦公室人員的綜合素質(zhì)和管理能力顯得尤為重要。

一、“雙一流”建設(shè)對(duì)高校辦公室工作提出的新要求

“雙一流”建設(shè)是黨和國(guó)家在社會(huì)主義建設(shè)新的歷史階段對(duì)我國(guó)高等教育作出的重大戰(zhàn)略部署，是新時(shí)代高等教育發(fā)展的指揮棒。“一流”不僅僅體現(xiàn)在大學(xué)和學(xué)科上，而是體現(xiàn)在大學(xué)教學(xué)科研、管理服務(wù)的方方面面，一流管理是任何一個(gè)追求卓越的世界一流大學(xué)永恒不變的執(zhí)著追求，也是體現(xiàn)一流大學(xué)水平和能力的重要組成部分，高校管理定位不高，工作不到位，實(shí)難行遠(yuǎn)。高校辦公室工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和水平是衡量一所大學(xué)管理水平的重要“風(fēng)向標(biāo)”和“晴雨表”。根據(jù)筆者的工作體會(huì)，在新的形勢(shì)下，加強(qiáng)和改進(jìn)高校管理工作，既要在頂層設(shè)計(jì)、管理體制機(jī)制改革上下功夫，更應(yīng)在基層，特別是二級(jí)院系的管理工作尤其是辦公室工作上下功夫，因?yàn)閳?zhí)行層面的管理水平和效率直接影響到學(xué)校政令決策的暢通，也關(guān)系到學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、新時(shí)代高校院系辦公室工作要實(shí)現(xiàn)三個(gè)“到位”

（一）參謀輔助到位。學(xué)院辦公室人員作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的“智囊”和助手，參謀輔助是第一位的任務(wù)。1.圍繞中心，總攬全局，做到“參之有物”。學(xué)院辦公室作為學(xué)院的參謀，必須圍繞學(xué)校和學(xué)院工作的中心，把握學(xué)校發(fā)展大局和學(xué)院工作重點(diǎn)謀劃，落實(shí)紛繁蕪雜的具體事務(wù)。只有總攬全局，才能把握形勢(shì)。比如，辦公室人員協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)起草黨代會(huì)報(bào)告、學(xué)院工作總結(jié)等綜合性日常報(bào)告的過(guò)程中，工作人員需要進(jìn)行充分的信息搜集，準(zhǔn)確把握學(xué)院整體工作情況，了解學(xué)院各項(xiàng)工作的發(fā)展?fàn)顩r，逐條梳理，分析歸納，才能提出有針對(duì)性、可操作性的意見(jiàn)和建議，才能將工作成果轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)。只有這樣，參謀工作才能言之有物，輔助工作才能有的放矢。2.準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，做到“謀之有道”。悉心領(lǐng)會(huì)、準(zhǔn)確把握上級(jí)指示精神和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)的工作思路和決策取向，是學(xué)院辦公室人員參謀輔政的關(guān)鍵，辦公室工作人員應(yīng)始終堅(jiān)持“身在兵位、胸為帥謀”的意識(shí)，學(xué)會(huì)換位思考，特別是站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)和思路去思考問(wèn)題、謀劃工作，才能做到“謀之有道”。比如，辦公室在起草全員聘任制工作方案或者績(jī)效改革方案時(shí)，首先應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于學(xué)院有關(guān)改革的思路和考慮，然后結(jié)合學(xué)校要求和有關(guān)文件精神，找準(zhǔn)工作的著力點(diǎn)和方向，在工作思路上與學(xué)校精神、領(lǐng)導(dǎo)思路共鳴、合拍，使上級(jí)和學(xué)校有關(guān)政策文件能夠真正有效貫徹執(zhí)行，這也是基層院系辦公室工作人員參謀工作需要特別重視的方面。3.做好聯(lián)絡(luò)溝通、信息處理，做到“上下聯(lián)動(dòng)”。院系作為基層單位，既應(yīng)加強(qiáng)與校內(nèi)職能部門(mén)和兄弟院系的溝通協(xié)調(diào)，確保學(xué)校政令暢通、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也應(yīng)加強(qiáng)與校外政府機(jī)關(guān)、科研院所、行業(yè)組織、學(xué)術(shù)團(tuán)體、校友等機(jī)構(gòu)和人員的廣泛溝通聯(lián)系，如此，可以不斷拓展學(xué)院教學(xué)科研合作的空間及人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的渠道。院系工作紛繁蕪雜，院系的很多工作秘書(shū)要同時(shí)處理和完成來(lái)自多個(gè)機(jī)關(guān)職能部門(mén)和眾多師生服務(wù)對(duì)象的訴求和事務(wù)。及時(shí)了解掌握機(jī)關(guān)職能部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)，熟悉掌握處理工作事務(wù)的正確流程和有效方法，是做好參謀助手工作的基礎(chǔ)和前提。辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取學(xué)院師生員工的意見(jiàn)和建議，做好信息收集和傳達(dá)，既做到下情上達(dá)、也做到上情下達(dá)，“上下聯(lián)動(dòng)”，這是輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策和開(kāi)展工作的有力保障。

（二）協(xié)調(diào)服務(wù)到位。搞好協(xié)調(diào)和服務(wù)是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能。辦公室做好協(xié)調(diào)工作，應(yīng)著重做好以下幾個(gè)方面：1.要有敢于協(xié)調(diào)的擔(dān)當(dāng)。前文所述，學(xué)院辦公室工作千頭萬(wàn)緒，涉及面廣，會(huì)議活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、學(xué)生活動(dòng)等都需要強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)。辦公室人員要有敢于協(xié)調(diào)的擔(dān)當(dāng)，才能夠理清工作的頭緒、主次和分工，充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，協(xié)調(diào)各方卓有成效地開(kāi)展工作。此外，協(xié)調(diào)應(yīng)盡可能考慮周全和細(xì)致，及時(shí)同有關(guān)各方溝通情況、拾遺補(bǔ)闕，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，分工協(xié)作、同心協(xié)力，搞好“大合唱”，確保學(xué)院工作“一盤(pán)棋”“一臺(tái)戲”。2.要有善于協(xié)調(diào)的本領(lǐng)。協(xié)調(diào)要“長(zhǎng)袖善舞”，注重充分發(fā)揮各方面的積極性，做好上下左右的聯(lián)絡(luò)、溝通、服務(wù)。要加強(qiáng)與學(xué)校各級(jí)部門(mén)和兄弟單位的聯(lián)系，爭(zhēng)取獲得更多的指導(dǎo)和幫助；要密切與院內(nèi)各系、所、中心的聯(lián)系，及時(shí)了解和掌握有關(guān)情況，把師生員工普遍關(guān)心、關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題作為協(xié)調(diào)的重點(diǎn)，以實(shí)際行動(dòng)取信于民；通過(guò)學(xué)院分管行政工作的院領(lǐng)導(dǎo)做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，讓協(xié)調(diào)工作更加順暢，讓學(xué)院各項(xiàng)工作相得益彰。3.要講究協(xié)調(diào)的藝術(shù)。協(xié)調(diào)是一門(mén)科學(xué)，更是一門(mén)藝術(shù)，方式方法很關(guān)鍵。學(xué)院的協(xié)調(diào)工作，關(guān)鍵是要注意溝通方式和事務(wù)的輕重緩急。既要善于抓住事務(wù)性工作的要害，又要考慮到復(fù)雜因素，照顧到方方面面；既要善于抓大事，抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)，突出工作目標(biāo)，也要注意細(xì)節(jié)。在協(xié)調(diào)溝通的方式上，要特別注意溝通的語(yǔ)氣和說(shuō)話(huà)的分寸，既要理直氣壯，又不能頤指氣使，協(xié)調(diào)工作與說(shuō)話(huà)藝術(shù)密切相關(guān)。

做好各種服務(wù)工作是學(xué)院辦公室人員的一項(xiàng)基本技能。比如，新形勢(shì)下很多一流高校加大海內(nèi)外高水平人才的引進(jìn)招聘力度，辦公室人事秘書(shū)或人才專(zhuān)員在聯(lián)系海內(nèi)外學(xué)者的工作中應(yīng)熱忱主動(dòng)服務(wù)，想人才之所想，急人才之所急，才能真正讓高水平人才滿(mǎn)意，才能落實(shí)引才到位；只有在學(xué)院困難教職工幫扶、教職工福利發(fā)放等工作中做好溫馨細(xì)致的服務(wù)工作，才能把學(xué)校對(duì)教職工的關(guān)心關(guān)愛(ài)傳遞到位。學(xué)院辦公室還承擔(dān)很多綜合服務(wù)工作，既有“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的工作，也有“走出去”的工作，如接待校內(nèi)外兄弟單位來(lái)訪(fǎng)調(diào)研，以及赴兄弟高校和行業(yè)單位考察學(xué)習(xí)，落實(shí)合作交流事項(xiàng)，都需要辦公室工作人員增強(qiáng)服務(wù)保障的本領(lǐng)。

（三）督辦落實(shí)到位。“為政之要，重在落實(shí)”。學(xué)院作為學(xué)校的二級(jí)單位，必須認(rèn)真抓好學(xué)校工作部署，確保學(xué)校政令暢通。學(xué)院辦公室工作人員在工作任務(wù)的督辦落實(shí)上責(zé)無(wú)旁貸。1.認(rèn)真做好學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議的落實(shí)督辦工作。學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議是學(xué)院治理體系的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，院黨政聯(lián)席會(huì)議的組織安排和落實(shí)督辦工作，直接關(guān)系到學(xué)校和學(xué)院的決策安排部署是否到位。作為學(xué)院辦公室主任，應(yīng)認(rèn)真做好黨政聯(lián)席會(huì)議記錄和紀(jì)要工作，讓會(huì)議決策有據(jù)可查、經(jīng)得起檢驗(yàn)，會(huì)后應(yīng)根據(jù)工作需要和輕重緩急，妥善安排，確保會(huì)議決策安排一一落實(shí)到位。2.要有敢于擔(dān)當(dāng)?shù)挠職夂推橇Α６睫k落實(shí)工作要敢于碰硬，敢于堅(jiān)持。對(duì)學(xué)校的重要決策部署和工作安排等，要主動(dòng)作為，大膽督辦，跟蹤反饋，直至落實(shí)，對(duì)關(guān)系師生員工切身利益的績(jī)效政策和學(xué)院改革發(fā)展的重要活動(dòng)安排必須督辦到位。3.要在整體協(xié)調(diào)和做細(xì)做深上下功夫。學(xué)院事務(wù)紛繁蕪雜，但有機(jī)統(tǒng)一，辦公室人員應(yīng)把握相關(guān)工作的整體性、規(guī)律性，注重整體協(xié)調(diào)推進(jìn)，把落實(shí)工作做細(xì)、做深。比如學(xué)生工作與教學(xué)管理工作之間，科研管理與財(cái)務(wù)管理之間，黨建工作與業(yè)務(wù)工作之間本身就天然聯(lián)系，互相融合，學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室相關(guān)人員密切配合，在落實(shí)學(xué)校相關(guān)工作上可以整體謀劃、整體推進(jìn)、整體落實(shí)。

三、鍛造一流干部隊(duì)伍，規(guī)范辦公室日常工作

一流高校呼喚一流管理，一流管理呼喚一流的管理干部隊(duì)伍和卓越的管理水平。新形勢(shì)下，高校尤其是“雙一流大學(xué)”必須建設(shè)和鍛煉一支忠誠(chéng)可靠、業(yè)務(wù)精湛，作風(fēng)過(guò)硬、公正廉潔、樂(lè)于奉獻(xiàn)的一流干部隊(duì)伍。

基層管理工作和管理人員的能力素質(zhì)提升，是黨和國(guó)家教育方針政策、學(xué)校決策部署貫徹執(zhí)行的基礎(chǔ)工作和基礎(chǔ)力量。高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)在參謀服務(wù)、協(xié)調(diào)服務(wù)、督辦落實(shí)上下功夫，在日常辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中切實(shí)做到高效、有序、規(guī)范，保證上級(jí)政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖和基層要求順達(dá)、暢通，只有這樣，才能在一流大學(xué)建設(shè)和新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大實(shí)踐中貢獻(xiàn)應(yīng)有的智慧和力量。