公立醫(yī)院新建院區(qū)建設綜合檔案館探討

文/淄博市中心醫(yī)院 陳囡囡

近年來，隨著人口的逐漸增長和城市區(qū)域功能的重新定位，多地的醫(yī)療資源緊缺，筆者所在的城市也面臨此項問題，淄博市中心醫(yī)院作為全市醫(yī)療“龍頭”，不但要帶動提升全市醫(yī)療服務水平，更要滿足廣大群眾的就醫(yī)需求，解決群眾“看病難、就醫(yī)難”，開始建新院區(qū)。醫(yī)院新院區(qū)是省、市級重大建設項目，也是社會資本參與公立醫(yī)院改革的一項積極探索，于2016年開工建設，占地305畝，規(guī)劃床位2000張，建筑面積34萬平方米。

第一期項目已投入使用，總面積達24萬平方米，床位設置1000張。新院區(qū)的功能定位、空間布局、軟硬件設施更加現代化、科學化、人性化，流程便捷。積極建設檔案館有利于為醫(yī)院構建現代化環(huán)境提供最可靠、最真實的原始資料,促進醫(yī)院進一步發(fā)展。本文以筆者所在單位正在建設中的醫(yī)院為例，探討以新院區(qū)建設為契機，如何打造高標準、高科技智慧化檔案館。

一、檔案管理為醫(yī)院發(fā)展提供基礎保障

醫(yī)院檔案是指醫(yī)療機構在從事醫(yī)院管理、診療過程、科研教學、經濟績效、政治文化等多方面活動中直接形成的對醫(yī)療機構具有保存價值的各種文字、影像、圖表等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案在醫(yī)院精細化管理、質量發(fā)展中占有舉足輕重的地位，為醫(yī)學診療、科研創(chuàng)新等工作的提升提供技術支撐，為醫(yī)療糾紛提供法律依據，幫助醫(yī)院維護知識產權，為醫(yī)院文化提供精彩素材。所以加強檔案管理是醫(yī)院不容忽視的工作之一。

二、新院區(qū)建造綜合檔案館的作用

原有綜合檔案室無論是功能設置還是存儲能力等，均不能滿足日益發(fā)展壯大的三甲醫(yī)院需求。醫(yī)院檔案門類繁多，主要包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、器械檔案、病歷檔案等。因為受到庫房、人員、設施等多方面的制約，綜合檔案室并未發(fā)揮綜合類的作用，沒有集中統(tǒng)一管理，庫房分散多處。比如財務、人事、病案等檔案均由各科室直接存檔，管理不夠集中，也為后期的檔案查找、利用造成了很大難度。同時，溫度、濕度、光線、污染物等環(huán)境因素影響檔案“壽命”。

新建醫(yī)院可以從建造設計開始，按照綜合檔案館的建設要求，實現檔案集中統(tǒng)一管理，從根本上徹底解決檔案存儲問題，科學有效地延長檔案的壽命。檔案庫房智能一體化，就是將檔案庫房安全管理系統(tǒng)、檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)、檔案存儲設備智能管理系統(tǒng)、實體檔案管理系統(tǒng)、庫房導引系統(tǒng)融合在一起，組成全新的檔案庫房智能一體化管理系統(tǒng)。智慧檔案館主要設備包括：檔案室檔案儲存設備、氣體消防設備、檔案室環(huán)境控制系統(tǒng)和設備、中央控制系統(tǒng)和設備、溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統(tǒng)和設備、煙霧感應監(jiān)測系統(tǒng)和設備、紅外防盜報警系統(tǒng)和設備、視頻監(jiān)控系統(tǒng)和設備、門禁管理系統(tǒng)、檔案庫房漏水監(jiān)測自動報警系統(tǒng)。從庫房設計上可以分為：文書檔案室、人事檔案室、財務檔案室、器械檔案室、病歷檔案室、聲像檔案室、實物檔案室及院史榮譽館。

三、以信息化建設為平臺，打造檔案管理新高地

智慧檔案館建成后，可整合改造醫(yī)院原有信息系統(tǒng)，我院原有信息化建設始終走在前列，云計算、大數據、物聯網、人工智能、5G等技術一直應用于醫(yī)療服務領域。在此基礎上，將檔案館存儲系統(tǒng)、分析系統(tǒng)、掃描錄入等多系統(tǒng)與其聯網，實現全流程數據的集成和利用、交換和共享，運行容災備份系統(tǒng)，切實推進信息安全體系建設。難度最大的就是原有老檔案的信息錄入工作。我院投入大量人力、物力，如人事檔案、病歷檔案、文書檔案等已基本完成系統(tǒng)輸入。醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助工作人員及時對會計、照片、病案、文書等信息進行查閱，通過構建信息化平臺、工作人員能夠快速登錄平臺進行醫(yī)院相關信息的了解。智能檢索和查閱會極大提高查找檔案的速度、避免在原件外借過程中出現磨損、丟失等情況，服務質量和水平也會極大改善。同時設置管理權限，通過指紋、復合密碼、刷臉等認證方式，根據管理員級別，設定可查閱檔案范圍。

四、人才是智慧化檔案館建設的主動脈

醫(yī)院檔案管理工作周期性長、內容細致繁雜，需要專業(yè)管理人員以高度的責任心和盡職盡責的工作態(tài)度，及其專業(yè)的職業(yè)素質和工作能力服務于檔案工作。醫(yī)院應當設置行政職能部門——醫(yī)院檔案管理科，配備相應的科室負責人及專業(yè)型人員。根據檔案館設置、安排檔案管理專業(yè)人員進行管理，包括綜合檔案管理員1名、專職病案管理員1名、專職器械檔案管理員1名、信息系統(tǒng)管理員1名，院史館講解、管理員1名。下設科室檔案秘書，科主任是檔案管理的第一責任人，每個科室主任都必須指定1名人員擔任檔案秘書，管理、收集、整理檔案資料并按照檔案歸檔管理規(guī)定定期歸檔。

五、檔案資源開發(fā)利用的集中體現

習近平總書記指出：“歷史是最好的教科書”。院史館即是以史為鑒、繼往開來的生動再現，是通過查閱大量文書、照片、實物等檔案，深入挖掘出來的歷史真實資料。通過物、述、記、傳、圖、表等形式，圖、文、物并茂展示整個醫(yī)院的發(fā)展歷程。展示在醫(yī)療、教學、科研、管理、學科建設、黨團建設、醫(yī)院文化建設、基本設施、社團活動、對外交流與合作等各種重要時間節(jié)點、重大活動中形成的有紀念意義，有保存、研究、展覽價值的文字材料、圖標、照片、音像等。展示做出突出成績和貢獻的院領導、著名專家學者、知名人士的照片、著作、手稿、筆記、書信、題詞以及獎狀、獎品、證書、聘書、任命書、委任狀和有紀念意義的物品等。置身于院史館，耳聞目睹先輩們“創(chuàng)家立業(yè)”的艱苦歷程，會倍感醫(yī)學發(fā)展和醫(yī)院壯大的不易，成為愛崗敬業(yè)教育的主陣地。