新形勢(shì)下疾控中心檔案管理水平提升策略

文/南京市疾病預(yù)防控制中心 張寧

信息技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)，并發(fā)揮出比較顯著的應(yīng)用效果。對(duì)于疾控檔案管理來說，也必須實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化發(fā)展，這樣才能使疾控中心跟得上時(shí)代發(fā)展要求，并為國家和社會(huì)履行好自身職責(zé)。疾控中心的檔案資源是非常有價(jià)值的國家資源，記錄著非常重要的疾病防控信息。由于目前疾控檔案管理中存在較多問題，導(dǎo)致檔案管理可持續(xù)發(fā)展受到阻礙。

一、疾控中心檔案資源特征分析

疾控中心有著極為特殊的職能作用，其檔案資源數(shù)據(jù)是非常有價(jià)值的社會(huì)型資源，從整體來看，疾控檔案資源有著以下幾個(gè)方面的特征表現(xiàn)：

（一）能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域醫(yī)學(xué)研究帶來素材。疾控中心檔案與傳統(tǒng)醫(yī)療領(lǐng)域檔案有著較大不同，前者一般是記錄著社會(huì)中突發(fā)的一些重大疫病，以及一些尚不完全明確的疾病，例如，艾滋病、結(jié)核病、新冠肺炎以及其他傳染性疾病。將這些疾病的流行病學(xué)、臨床癥狀等進(jìn)行記錄存檔，能夠方便在日后展開更有效的針對(duì)性醫(yī)學(xué)研究，從而對(duì)于如何防控傳染性疾病的傳播以及相關(guān)專項(xiàng)研究起到重要作用。

（二）檔案內(nèi)容覆蓋范圍比較全面，影響范圍比較大。疾控中心的檔案涉及的內(nèi)容比較多，例如，傳染病預(yù)防控制、食品衛(wèi)生安全、環(huán)境衛(wèi)生、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置、公共衛(wèi)生領(lǐng)域等，這就使得檔案種類和規(guī)模比較大，也給檔案管理增加了難度。而且，從全局來看，由于各級(jí)疾控中心都已經(jīng)實(shí)行互聯(lián)網(wǎng)工作模式，這也使得檔案資源實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化傳播，各級(jí)疾控中心都會(huì)將資源上傳至云平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)資源信息共享。例如，2020年世界上暴發(fā)的“新冠肺炎”，借助于龐大的檔案數(shù)據(jù)信息收集整理能力以及強(qiáng)大的資源共享平臺(tái)，我國在疫情暴發(fā)初期就建立了比較好的防控體系，從目前整體效果來看，我國新冠疫情防控取得了重大階段性勝利。

（三）檔案資源有著比較突出的即時(shí)性特征。疾控中心的檔案要隨時(shí)進(jìn)行更新，這主要是由于大部分疾控中心的工作內(nèi)容都有著比較高的更新頻率，甚至部分工作內(nèi)容會(huì)每日更新，這就使得檔案內(nèi)容變化速率高。因此，為了提高檔案管理能力，疾控中心的檔案都屬于實(shí)時(shí)管理，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)信息的及時(shí)更新完善，從而記錄更為準(zhǔn)確的疾控?cái)?shù)據(jù)信息。

二、疾控中心檔案管理存在的問題

（一）檔案管理理念有待創(chuàng)新。從目前來看，部分疾控中心領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員存在管理理念落后、思想過于保守、重視度不足等問題，這樣就在很大程度上限制了檔案管理建設(shè)。很多疾控中心管理者將工作重心放在了疾病研究、疾病防控等方面，忽視了檔案管理的重要性，檔案管理相關(guān)優(yōu)化長期處于緩慢建設(shè)狀態(tài)。而且，還存在“重保管、輕利用”等方面的問題，信息化建設(shè)不足，相關(guān)制度不夠完善，工作模式不合理，人工管理仍然占據(jù)較大比例，沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效開展目標(biāo)的難度較大，檔案管理工作水平偏低。

（二）檔案管理人員能力有待提升。相比較傳統(tǒng)形式下的檔案管理工作，新形勢(shì)下的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了較大變化，對(duì)于工作人員的整體水平、素質(zhì)和能力要求比較高。但是從目前來看，不少檔案管理人員存在工作能力無法適應(yīng)新時(shí)期相關(guān)工作要求的情況，工作理念比較傳統(tǒng)，理論知識(shí)不夠新穎，對(duì)于現(xiàn)代化新技術(shù)掌握不夠全面。而且，部分人員存在工作效率偏低，責(zé)任意識(shí)不夠高，創(chuàng)新能力不強(qiáng)，最終造成檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)高效開展，制約了檔案資源的利用和開發(fā)。

三、新形勢(shì)下提升疾控中心檔案管理質(zhì)量的思路

（一）創(chuàng)新檔案管理理念，優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)。新形勢(shì)下的疾控中心檔案管理為了適應(yīng)社會(huì)大環(huán)境的發(fā)展變化要求，提升自身社會(huì)職能作用以及檔案管理整體水平，必須要做好檔案管理理念的創(chuàng)新工作，這是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)。第一，中心及各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員，都必須對(duì)檔案資源重新認(rèn)識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性和內(nèi)在價(jià)值，要明確檔案資源是疾控中心履行職能作用的重要基礎(chǔ)，從思想上建立穩(wěn)固的管理意識(shí)；第二，要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，從單純的“管理檔案、保管檔案”的定式思維中走出來，全面落實(shí)“利用檔案、開發(fā)檔案”的目的和要求。不能將檔案高效利用是不符合新形勢(shì)下疾控中心工作和發(fā)展要求的。因此，必須強(qiáng)化檔案的利用，深挖檔案內(nèi)在信息，通過大數(shù)據(jù)分析和信息化技術(shù)，將疾控檔案的內(nèi)在數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘并加以利用，從而更好地應(yīng)對(duì)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件、流行病傳播以及其他疾病的防控，提高疾控中心的職能作用；第三，疾控中心應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)的模式下解放出來，加強(qiáng)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管理效果，打造功能性更強(qiáng)的檔案管理部門。此外，疾控中心還要建立相應(yīng)的審計(jì)機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督、評(píng)價(jià)與指導(dǎo)。

（二）健全檔案管理制度，提升檔案管理水平。“無規(guī)矩不成方圓”，所有管理工作都需要有健全的制度作為支撐，疾控中心檔案管理工作同樣如此。管理部門必須根據(jù)目前檔案檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，制定健全的檔案管理制度，使檔案管理工作有據(jù)可依、有理可查，真正讓檔案管理各項(xiàng)工作落實(shí)到位，并發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。第一，疾控中心要建立崗位責(zé)任制。檔案管理工作比較復(fù)雜，涉及的內(nèi)容比較多，稍有疏忽就會(huì)出現(xiàn)信息整理不完善，導(dǎo)致信息出現(xiàn)遺漏或者統(tǒng)計(jì)不完善等問題，建立崗位責(zé)任制有如下作用：一方面，可以使檔案管理人員明確各自職責(zé)，確保工作目標(biāo)清晰；另一方面，可以對(duì)檔案管理人員起到監(jiān)督作用，一旦出現(xiàn)檔案管理方面的問題可以溯源到具體責(zé)任人，這樣有助于提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和細(xì)心程度。第二，要建立激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)制度和評(píng)價(jià)考核機(jī)制。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面評(píng)估，對(duì)在工作中有突出表現(xiàn)或者對(duì)檔案管理有著較大貢獻(xiàn)的人員可以進(jìn)行相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于出現(xiàn)工作錯(cuò)誤或者失誤的人員，要進(jìn)行相應(yīng)處罰。對(duì)每個(gè)檔案管理人員進(jìn)行階段性考核，考核內(nèi)容既有日常工作質(zhì)量，也有基本業(yè)務(wù)能力以及其他部門的評(píng)價(jià)等考量作為標(biāo)準(zhǔn)，這樣做可以顯著提升檔案管理工作質(zhì)量。第三，要構(gòu)建檔案資源統(tǒng)一管理制度。疾控檔案種類比較繁雜，如果仍然采取傳統(tǒng)分散型管理模式，就會(huì)使疾控檔案工作效率偏低，無法適應(yīng)新時(shí)期的疾控中心工作要求。因此，必須制定檔案資源統(tǒng)一管理制度，通過已經(jīng)構(gòu)建的信息化管理平臺(tái)，將檔案收集、整理、存儲(chǔ)、調(diào)閱等方面的工作全部轉(zhuǎn)移至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)中，并從中找出有價(jià)值的檔案資源加以利用。各個(gè)部門都要將日常檔案上傳至系統(tǒng)中，這樣有助于增強(qiáng)檔案管理部門和其他部門與機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系。

（三）積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化建設(shè)。新形勢(shì)下的疾控檔案必須走信息化、數(shù)字化發(fā)展路線，因此應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)作為支撐。疾控中心要?jiǎng)潛軐ｉT的款項(xiàng)用于信息系統(tǒng)建設(shè)，完成硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的構(gòu)建，推動(dòng)疾控電子檔案的全面落實(shí)與應(yīng)用。所有硬件設(shè)施都應(yīng)具有比較高的性能，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等硬件設(shè)施以及計(jì)算機(jī)防火墻、存儲(chǔ)系統(tǒng)、共享系統(tǒng)都要定期進(jìn)行維護(hù)和更新，提升整個(gè)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。針對(duì)電子檔案存在的安全性問題，可以在管理平臺(tái)中加設(shè)密鑰系統(tǒng)，對(duì)所有登錄系統(tǒng)中的人員都進(jìn)行身份驗(yàn)證，提升疾控檔案信息的安全水平。還需要建立高效的安全防護(hù)系統(tǒng)，主要針對(duì)外來人員的非法入侵，一旦系統(tǒng)識(shí)別非正常登錄會(huì)立即關(guān)閉系統(tǒng)并發(fā)出預(yù)警。

（四）做好人才建設(shè)工作，助力疾控檔案管理。傳統(tǒng)背景下的檔案管理工作覆蓋面比較小，涉及的內(nèi)容也不多，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求比較低。新形勢(shì)下，疾控中心檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了明顯變化，對(duì)檔案管理人員的要求更高。為了使檔案管理人員可以適應(yīng)目前的相關(guān)工作要求，必須做好人才培養(yǎng)工作，打造一支具備高素質(zhì)、高水平的管理隊(duì)伍。首先，要做好理論知識(shí)培訓(xùn)工作。使其可以更清楚地了解目前檔案管理的具體工作內(nèi)容，此外還需要做好信息技術(shù)培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員能夠熟練掌握信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。其次，要做好思想政治教育。疾控中心是服務(wù)于社會(huì)和人民的，具有極強(qiáng)的社會(huì)價(jià)值，因此，要提高檔案管理人員的思想政治水平，從而在工作中牢記個(gè)人使命以及承擔(dān)的重任，提升管理人員的使命感和責(zé)任意識(shí)；另外，還需要做好社會(huì)招募工作，吸引更多的優(yōu)秀人才加入疾控中心大家庭中。可以采取校招和社招等方式，讓優(yōu)秀的畢業(yè)大學(xué)生進(jìn)入檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍組成結(jié)構(gòu)。

四、結(jié)語

新時(shí)期的疾控中心職能作用有了較大提升，社會(huì)服務(wù)能力也逐漸增強(qiáng)，為了使疾控中心更好地發(fā)揮出社會(huì)價(jià)值和工作能力，必須提升檔案管理整體水平，這是實(shí)現(xiàn)疾控中心可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理定義有全新的認(rèn)識(shí)，在思想上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，構(gòu)建完善的管理制度，加快信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，做好人才培養(yǎng)和建設(shè)工作，同時(shí)，從“保管檔案”思維向“利用檔案”的方向轉(zhuǎn)變，這樣才能提高檔案管理整體水平和工作效率。