新時期醫(yī)保檔案的開發(fā)與利用分析

文/菏澤市醫(yī)療保險事業(yè)中心 阮青青

一、新時期醫(yī)保檔案開發(fā)與利用的現(xiàn)實意義

單位對醫(yī)保檔案進行開發(fā)與利用，可以更好地滿足相關(guān)主體的查檔需求，能夠促進醫(yī)保事業(yè)長遠穩(wěn)健發(fā)展。第一，醫(yī)保檔案具有憑證價值。能夠詳細記錄醫(yī)療保險工作的各項內(nèi)容，能夠為醫(yī)保發(fā)放工作提供依據(jù)。同時，也能夠為參保主體維護自身合法權(quán)益與保險利益提供依據(jù)。第二，醫(yī)保檔案具有參考價值。能夠為本單位領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門工作人員提供工作依據(jù)，確保各項醫(yī)保工作平穩(wěn)有序進行。第三，醫(yī)保檔案具有參考價值。能夠為相關(guān)部門提供決策咨詢。相關(guān)部門在調(diào)研過程中需要使用大量的數(shù)據(jù)信息，醫(yī)保檔案則能夠為調(diào)研工作提供信息，幫助相關(guān)部門擬定決策，助推我國醫(yī)療保險事業(yè)改革。綜上所述，做好醫(yī)保檔案開發(fā)與利用工作，有利于我國醫(yī)保事業(yè)長遠穩(wěn)健發(fā)展。為此，單位必須重視該項工作，創(chuàng)新工作形式、工作內(nèi)容。

二、新時期醫(yī)保檔案開發(fā)與利用的趨勢

（一）技術(shù)推動與需求推動相結(jié)合。過去很長一段時間內(nèi)，部分單位在開發(fā)與利用醫(yī)保檔案過程中，沒有充分依賴相應(yīng)的信息技術(shù)，沒有充分考量檔案需求主體的需要。但在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展以及醫(yī)保價值不斷凸顯的現(xiàn)階段，越來越多的單位開始注重技術(shù)推動與需求推動相結(jié)合，既將相應(yīng)的信息技術(shù)融入醫(yī)保檔案開發(fā)與利用工作中，又確保開發(fā)與利用工作的人性化，滿足不同主體多元化的需求。

（二）業(yè)務(wù)管理與利用服務(wù)相結(jié)合。長期以來，部分單位存在“重管理，輕利用”的問題，只注重醫(yī)保檔案的正常保管，忽視從價值利用的角度進行開發(fā)，導(dǎo)致醫(yī)保檔案工作過于封閉。然而，隨著公眾以及檔案管理人員檔案意識的增強，越來越多的單位開始優(yōu)化醫(yī)保檔案開發(fā)與利用體系，既注重前期的醫(yī)保檔案管理工作，也逐漸開始從信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息資源規(guī)劃的角度對醫(yī)保檔案進行開發(fā)。

三、新時期醫(yī)保檔案開發(fā)與利用中常見的問題

（一）醫(yī)保檔案數(shù)字化程度低，開發(fā)與利用成本高?，F(xiàn)階段，醫(yī)保檔案大多為紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化程度低，檢索難度大，導(dǎo)致實際開發(fā)過程中的成本過高。例如，紙質(zhì)類醫(yī)保檔案無法在檔案管理系統(tǒng)中儲存、傳輸以及開發(fā)；紙質(zhì)類檔案無法形成檔案數(shù)據(jù)庫；紙質(zhì)類檔案復(fù)制、借閱受到時間與空間的限制。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是以下幾個方面的原因：一是軟硬件設(shè)施匱乏。一方面，沒有引進掃描儀、微縮相機等電子設(shè)備，紙質(zhì)檔案難以快速轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案；另一方面，沒有引進文件格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)，PDF、JPG、WORD等格式的文檔無法互相轉(zhuǎn)化。二是醫(yī)保檔案管理工作量大，加之檔案管理人員不足，單位通常沒有專門的人員負責(zé)該項工作，導(dǎo)致醫(yī)保檔案數(shù)字化進程緩慢。

（二）醫(yī)保檔案利用主體多元化，開發(fā)利用難度高。醫(yī)保檔案具有專業(yè)性、專屬性、保密性、真實性等特點，涉及的利益主體多，覆蓋范圍廣。在城鎮(zhèn)地區(qū)，就包括了相關(guān)的企業(yè)、事業(yè)單位員工的醫(yī)保檔案，員工與相關(guān)用人單位均具有查詢需求。然而，部分利用主體缺乏利用意識，在檔案檢索、檔案獲取等方面的能力較差，十分依賴醫(yī)療檔案管理人員。除此之外，部分醫(yī)院、醫(yī)保事業(yè)中心、政府衛(wèi)生行政主管部門以及其他單位的交流合作度不高，導(dǎo)致利用過程中難以實現(xiàn)資源共享與統(tǒng)籌。還有部分醫(yī)院不注重檔案開發(fā)與利用平臺的建設(shè)，平臺終端的服務(wù)功能弱化，難以提升檔案需求主體的滿意度。

（三）醫(yī)保檔案保密工作滯后，容易發(fā)生泄密事件。一方面，醫(yī)保檔案涉及個人隱私，具有很強的人身專屬性；另一方面，部分醫(yī)保檔案涉及單位秘密，事關(guān)單位利益。因此，如何做好檔案保密工作，處理好檔案保密以及檔案開發(fā)利用之間的矛盾，歷來是檔案管理人員需要關(guān)注的問題。然而，實踐中部分單位檔案保密意識不強，開發(fā)與利用過程中沒有對涉密檔案進行區(qū)別化處理，最終引發(fā)涉密事件。除此之外，還有部分單位保密工作不完善，具體表現(xiàn)在兩個層次：第一是紙質(zhì)檔案保密工作不完善，許多紙質(zhì)類檔案隨意借閱、復(fù)制；第二是電子檔案保密工作不完善，沒有充分應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對電子檔案進行加密處理。

（四）醫(yī)保檔案深度開發(fā)與利用工作欠科學(xué)，不利于開發(fā)與利用工作長遠化。一是電子類醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，難以確保電子類檔案編排有序、分類清楚、齊全完整，也不利于后期的檔案編研、檔案專題建設(shè)、檔案檢索工作。部分檔案管理人員對醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫缺乏了解，加之單位培訓(xùn)工作中少有涉及該部分，進而不具備檔案開發(fā)與利用的創(chuàng)新能力。二是檢索工具的開發(fā)工作滯后，無法最高效地開發(fā)與利用檔案資源，難以為檔案需求主體提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四、新時期醫(yī)保檔案開發(fā)與利用的有效對策

（一）加快醫(yī)保檔案數(shù)字化進程，夯實開發(fā)與利用的基礎(chǔ)。為更好地打破醫(yī)保檔案利用限制，對醫(yī)保檔案中的信息資源進行高效挖掘與檢索，必須加快醫(yī)保檔案數(shù)字化進程。一是要完善軟硬件設(shè)施。例如，單位可以做好掃描儀、高拍儀、微縮相機等電子設(shè)備的引進與更新工作，結(jié)合醫(yī)保檔案開發(fā)與利用需求，配備不同配置的電子設(shè)備，營造良好的工作環(huán)境。又如，單位可以購置電子文件格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)，并確保該系統(tǒng)能夠與檔案管理系統(tǒng)兼容，實現(xiàn)一站式轉(zhuǎn)化，滿足深層次的開發(fā)與利用需求。二是要結(jié)合本單位工作量，招聘專業(yè)人才，進一步實現(xiàn)醫(yī)保檔案存量數(shù)據(jù)化以及增量數(shù)據(jù)化。單位也可以將該項業(yè)務(wù)予以外包，由外部企業(yè)或者單位專項負責(zé)。

（二）搭建檔案開發(fā)與利用平臺，提升資源統(tǒng)籌力度。為更好地滿足利用主體的利用需求，單位要著力搭建科學(xué)化、信息化以及系統(tǒng)化的檔案開發(fā)與利用平臺。一是要做好檔案利用導(dǎo)航工作，切實提升檔案需求主體檢索、查閱檔案的能力和意識。例如，單位可以建立可視化的操作說明，將檔案檢索、檔案查閱的流程予以具體化，實現(xiàn)檔案服務(wù)的自助辦理。二是要做好檔案資源共享工作，著力解決不同系統(tǒng)不兼容的問題，確保相關(guān)聯(lián)的檔案資源能夠互聯(lián)互通。例如，可以深化與其他業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間的合作，并通過技術(shù)手段打破系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的壁壘。實踐中，通?？梢圆捎迷苾Υ婀ぞ邅泶罱ü蚕碓?，實現(xiàn)不涉密檔案資源的互聯(lián)共享，最大限度地利用資源。三是要完善檔案開發(fā)與利用平臺的功能，探索在線上為檔案需求主體提供疑難解答、在線咨詢、信息查詢等服務(wù)。例如，單位可以在APP、微信公眾號、網(wǎng)站上開設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)窗口，進一步突破時間與空間的限制，拓寬檔案開發(fā)與利用渠道，實現(xiàn)檔案社會服務(wù)工作的交互聯(lián)動、動靜結(jié)合，最大限度提升檔案開發(fā)與利用的實效。檔案管理人員也要通過調(diào)查問卷等方式，充分收集相關(guān)人員的意見和建議，不斷改進服務(wù)平臺的功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘向數(shù)據(jù)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

（三）做好檔案保密工作，處理好檔案保密與檔案開發(fā)利用之間的關(guān)系。必須要轉(zhuǎn)變觀念，堅持在檔案保密的基礎(chǔ)上對檔案資源進行開發(fā)與利用。要定期組織以“檔案保密”為專題的培訓(xùn)活動，不斷提升檔案管理人員的保密意識，嚴防醫(yī)保檔案泄密風(fēng)險。除此之外，也要創(chuàng)新檔案保密工作的方式，強化檔案保密責(zé)任，充分確保醫(yī)保檔案的真實性、完整性以及可靠性。在紙質(zhì)檔案保密工作領(lǐng)域，可以提供全監(jiān)控的房間供檔案查閱主體查閱，并暫時保管檔案查閱主體的電子設(shè)備。同時，如果經(jīng)程序查閱涉密檔案的，也應(yīng)要求相關(guān)主體簽署保密承諾書。在電子檔案管理領(lǐng)域，則可以從事前、事后兩個角度開展保密工作。從事前階段來看，單位可以將云加密、區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、內(nèi)外網(wǎng)隔離、內(nèi)外網(wǎng)監(jiān)控等技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)保檔案管理領(lǐng)域，強化檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險能力。從事后階段來看，可以購置相應(yīng)的云儲存系統(tǒng)，并將云儲存系統(tǒng)與檔案管理終端相連，實現(xiàn)醫(yī)保檔案自動備份。

（四）做好醫(yī)保檔案深度開發(fā)與利用工作，創(chuàng)造檔案工作新格局?，F(xiàn)代檔案管理學(xué)認為，檔案工作的根本目的是檔案信息的開發(fā)利用。為此，要進一步著眼于開發(fā)與利用的基本要求，不斷推動該項工作縱向發(fā)展。一是要建設(shè)醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫，細化醫(yī)保檔案分類工作。例如，可以按照年份、醫(yī)院、年齡等不同類別，便于后期的開發(fā)與利用。同時，要深化對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強化與外部單位的交流合作，通過實踐演練、論壇交流、實踐模擬、案例演示等方式，提升檔案管理人員開發(fā)與利用醫(yī)保檔案的能力，不斷創(chuàng)新醫(yī)保檔案利用新方法和新模式。二是要開發(fā)檢索工具，充分發(fā)揮醫(yī)保檔案在醫(yī)保工作中的價值。例如，可以結(jié)合實際情況，編制案卷目錄、字節(jié)定位、全引目錄、關(guān)聯(lián)字節(jié)顯示、模糊檢索等科學(xué)適用的各類檢索工具。也可以利用智能算法技術(shù)，建設(shè)檔案檢索模型，為檔案需求主體提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

五、結(jié)語

為了更好地發(fā)揮醫(yī)保檔案的價值，必須重點對醫(yī)保檔案進行開發(fā)與利用，轉(zhuǎn)變開發(fā)與利用觀念，滿足醫(yī)保工作的需求。一是要加快醫(yī)保檔案數(shù)字化進程，夯實開發(fā)與利用的基礎(chǔ)；二是要搭建檔案開發(fā)與利用平臺，提升資源統(tǒng)籌力度；三是要做好檔案保密工作，處理好檔案保密與檔案開發(fā)利用之間的關(guān)系；四是要做好醫(yī)保檔案深度開發(fā)與利用工作，創(chuàng)造檔案工作新格局。相信在檔案管理人員的努力下，醫(yī)保檔案開發(fā)與利用工作的效率和質(zhì)量都會進一步提升，醫(yī)保檔案的作用也會更加凸顯。