企業檔案外包管理存在的問題及對策探討

文/法庫縣疾病預防控制中心 韓萍

現如今，越來越多的企業選擇將檔案管理業務外包出去，這樣不但可以減少企業的管理成本，還能夠迅速提升檔案管理的質量。企業為了達到內部資源合理利用的目的，通常會將自己的薄弱環節交給專業機構來處理，享受更加專業的服務。本文研究的企業檔案外包管理也是如此，企業可以與外包服務單位達成共識，并且實行長期合作，享受高質量的企業檔案外包管理服務。

一、企業檔案外包管理存在問題

（一）企業檔案管理人員素質不夠。1.檔案管理人員意識需要加強。檔案管理人員意識偏低對于檔案業務的外包工作具有長久的影響，不利于檔案業務的發展。這些年，我國一直在提高對檔案管理的重視，不斷加強檔案相關法律法規的宣傳，這在很大程度上推動了企業檔案管理意識的加強。很多企業組建了專門的檔案管理部門，提升對檔案管理的領導力。然而，這一點并沒有在具體的執行過程中得到嚴格落實。部分企業檔案管理人員檔案意識仍顯不足，他們并沒有隨著企業的發展而進步。另外，企業在建立檔案管理體系時未足夠重視建立激勵制度，導致激勵制度不夠完善。在建立檔案管理系統時，企業檔案管理人員的熱情并沒有完全被調動起來，這對企業檔案外包工作的實施無疑添加了難度。2.檔案管理隊伍缺乏穩定性。檔案管理隊伍如果不夠穩定的話，對于企業的檔案外包管理工作也是非常不利的，檔案管理企業的穩定是企業順利進行檔案維護工作最基礎的條件。在社會經濟蓬勃發展的趨勢下，以及市場經濟的體制下，講究人力資源的科學合理分配，這是所有企業發展的一個共同的趨勢。檔案工作人員的調動對于企業檔案管理工作也是非常有影響的，試想，當一個企業里面的檔案管理者經常調動，肯定會導致工作人員業務生疏，在交接工作的時候，會出現銜接不上以及大量檔案無法及時得到整理的情況，甚至最后導致檔案丟失也是非常有可能的。3.檔案管理人員的專業技能缺乏。隨著企業的發展，檔案管理外包業務肯定需要進一步的發展，這對檔案管理人員的專業能力是非常有考驗的。這幾年，國內企業檔案外包管理業務的開展，依賴傳統的手工操作。企業檔案外包管理業務的特點是工作量大、技術要求不高。現如今，個別企業檔案管理人員，對電腦應用技能的掌握不夠熟練。電子檔案越來越普及了，如果只是停留在錄入的層面來管理檔案，那么整個數字化檔案系統的建設速度是非常緩慢的，在企業處理檔案管理業務的時候，是沒有辦法發揮網絡信息技術最大優勢的。開發和應用計算機網絡技術對于企業檔案電子化的進程起到了推動作用，能夠進一步促進企業檔案外包業務的數字化。

（二）企業檔案真實性的問題。1.檔案造假嚴重。為了獲取利益，人們甚至會做出修改自己檔案的舉動，以實現晉升、推遲退休和獲得專業資格等目的。偽造的檔案信息掩蓋了偽造者的真實情況，在這種不良社會風氣影響下，使得企業獲取員工信息的真實性方面產生了一定的困難。企業的員工很有可能會因為偽造的檔案而喪失工作的熱情，這對整個公司的員工隊伍建設是極為不利的。這表明，重視并解決偽造檔案的問題是當務之急。2.企業檔案的內容質量不高。檔案相當于人的一張名片，甚至是一張“身份證”，對信息的真實性要求是非常嚴格的，檔案上面顯示一個人真實的信息，是最基本的要求。很多公司保留著的檔案里面含有大量過時的信息，以及使用率低甚至無法分辨的信息。企業的檔案管理相關部門對于檔案管理工作缺乏應有的態度，沒有做到及時補充檔案的內容。檔案上記錄的都是一些員工的個人基本信息，無法真實反映出一個員工的性格以及特點，很難達到檔案真正的要求。有些外包服務單位在交接檔案時沒有遵守規則，導致檔案丟失或者被更改。企業檔案管理人員沒有盡到應有的職責，這也是導致檔案缺乏真實性不可忽視的原因。

二、企業檔案外包管理優化對策建議

（一）提高企業檔案管理人員的素質。1.加強管理人員檔案的意識。企業在檔案管理這一塊的業務是非常繁多的，因此，企業的檔案管理人員需要有足夠強的意識來應對檔案工作，提高自身的檔案管理能力。一旦檔案管理人員認清對檔案保護的義務，產生強烈的責任感的時候，就可以在很大程度上提高檔案管理的質量。企業的高層應在提高檔案保護意識方面發揮領導作用，注重在企業管理時大力宣傳檔案管理的重要性，同時還應該培養員工提高檔案保護的意識。企業需要規劃一個長遠的目標，把有關檔案管理的策略落到實處，并且加緊完善檔案管理業務相關制度，持續推動企業檔案管理進步。2.避免檔案管理人員頻繁流動。由于企業的檔案管理人員更多的是在一個封閉的環境下工作，隨著檔案管理業務的發展，檔案管理人員需要提升協調合作的能力，要讓檔案管理人員多參加活動，更好地融入社會，打造一個健康可持續發展的檔案外包管理工作環境。要完善選拔人才的制度，尋找合適的檔案管理人才，提升檔案服務的能力。企業還要注重對員工專業知識和技能的培訓，企業在對員工進行培訓的時候，需要高度重視從低到高各個等級的檔案知識的培訓，先從最基礎的內容開始培訓，再慢慢加強內容的深度。選擇一批具有檔案管理愛好和專業知識的檔案管理人員進行培訓，培養其專業素質。這些新生的人才會為企業帶來活力，還能夠幫助企業打開新的局面，為企業的檔案管理往更高的層次邁進貢獻力量。

（二）提高檔案信息的質量。1.企業要在思想和行動上重視檔案管理。企業在進行檔案管理外包的時候，要注意提升高層領導以及檔案管理部門的思想層面，認清企業檔案管理的重要性，把企業檔案管理工作當作最基本的工作，并積極擬出優化對策建議，這樣可以有效預防企業出現檔案管理問題。企業的管理人員根據有關法律法規，合理分配檔案管理部門的工作人員以及設備。并且制定適當的機制和改善工作環境，以此來激發企業檔案管理人員的積極性。還可以完善內部的激勵制度以及競爭制度，在調動檔案管理人員積極性的同時，提高員工的危機意識，使檔案管理工作能夠得到應有的重視。2.及時補充檔案內容。企業在檔案管理過程中，一定要注意及時更新檔案內容，并且保證檔案內容的真實性。企業會有各種不同類型的檔案，所以也要選擇不同的保存標準。企業進行檔案管理的過程是一個不斷豐富檔案內容的過程。

三、結語

隨著我國近幾年對檔案管理的重視，檔案管理外包業務迅速發展，在業務模式以及人才培養等方面，都取得了很大的進步。現今，世界上最有承載力的管理模式就包括外包管理，這項業務是非常有前景的。企業要從自身實際情況出發，結合企業的管理情況以及業務模式等等方面來考慮檔案管理外包業務的內容，選擇適合的檔案管理外包服務。現在的社會經濟形勢比較復雜，很多企業內部的工作人員不穩定，企業對于檔案管理工作的重視也在慢慢淡薄。這導致了企業在選擇檔案管理外包模式的時候，容易產生一系列困難。因此，企業需要加強內部工作人員的檔案意識，要注重對企業檔案管理相關制度以及政策的落實。