新時期電子檔案在檔案管理中的應用探究

文/國家廣播電視總局二〇二二臺 張燕

對于企事業單位而言，檔案管理工作屬于其中一項繁瑣細碎的業務，要對其投入大量的工作精力。通過引進電子信息化管理模式，采取電子檔案管理方式，可以有效提高工作效率，確保檔案信息的儲存安全，保證查詢便捷并發揮多方面的優勢和作用。針對電子檔案在檔案管理中的應用策略進行探究分析，有極大的必要性與現實意義。

一、構建安全的網絡環境

（一）注重科學采取網絡安全防護措施。要針對保存好的電子檔案予以實時更新備份，防止由于計算機中毒、網絡安全等問題導致檔案資料泄露丟失；注意強化計算機存儲設施的安全性能，針對所使用的軟件、硬件定期實行升級處理，做好電子檔案的維護和整理工作，進而有效提高電子檔案存儲設施的穩定性能。除此之外，相關技術人員應當增設指紋識別技術、身份核對技術，開設計算機防火墻、及時備份文件、設置讀寫文件、開啟閃電殺毒、數字簽名等手段，以此防止其他用戶非法訪問電子文檔，從而提升電子檔案的安全性能，避免電子檔案發生外泄或是被盜取。

（二）無論是企業、事業單位還是各級院校領導，都必須提高對電子檔案管理的重視程度。要注重將信息化技術同檔案管理工作有機結合起來，從而確保檔案管理工作有序進行；與此同時，要遵循具體問題具體分析的原則，聯系具體工作的實際情況展開全方位分析，將信息技術模式高效運用到檔案管理工作當中，從而確保各項工作穩定有序進行。

（三）應當定期邀請該領域的專業人員召開專業知識講座。為企事業單位所開展的檔案管理工作提供專業化指導與意見，將其同當下資料情況結合起來，針對各類檔案資料進行分類歸檔；要提高對加密設施建設的重視程度，確保重要文件和資料不會發生遺失問題。相比于紙質檔案資料，經過信息化技術掃描保存好的電子檔案資料，其保存壽命更長、更方便進行查詢管理，能夠優化管理模式，進一步提升檔案管理效率；還能夠有效節省人力資源，降低數據遺失泄露的幾率，實現檔案的高效管理。

二、注重檔案規范化操作

各級企事業單位，通過科學制定電子檔案操作規范，能夠確保檔案管理工作向著規范化趨勢發展，避免在操作期間出現安全風險。

（一）完善相關規章制度。在引進、運用電子檔案的過程中，應當建立并完善相關規章制度。比如常用的檔案總結制度、身份識別制度、信息加密措施等，以此加強電子檔案管理的規范性和安全性。

（二）健全電子檔案管理機制。應當不斷健全電子檔案管理機制，使其朝向統一規范化趨勢發展。在此過程中，要注意針對所存儲檔案文件予以分類、統一登記管理，從檔案等級、記錄、分類、存儲、操作以及處理等多項流程，都必須實施規范化管理；針對每一個單元的文件存儲，都應當采用相同格式處理軟件予以處理，避免因為格式轉換、兼容性等問題導致文檔被損壞。通過采取上述方式，可以防止電子檔案在管理期間發生信息資料被外泄、登記錯誤的問題；與此同時，還應當加強電子檔案后期查詢及加密的管理工作。

（三）要注重逐漸推進人事檔案信息管理。在此過程中，應當堅持從實際出發，在整體計劃的基礎上，按照規定來設置安裝計劃；要重視檔案管理中的全部環節，通過構建系統平臺和標準化的管理模式，來達成內部自動化辦公目標。要提供足夠的資金，在此當中，應當設立專項資金，注重將人事檔案管理信息建設作為資金預算的重要部分；要為相關電子設施提供充足的經濟支持，以此確保人事檔案資源數據庫、網絡平臺安全運行。

三、科學開展數據庫建設

加強電子檔案數據庫建設力度，是有效推動檔案管理工作的重要策略。在此過程中，依靠全方位調整并完善以往傳統的管理方式，為檔案管理工作打造數據庫模式，有利于推動檔案資料管理工作同信息化技術之間的有效結合，推動互聯網檔案管理工作的高效實施。

（一）加強檔案內容及相關數據的管理力度。各級企事業單位，應當根據當下自身發展的實際情況，加強檔案內容、相關數據的管理力度，將其同信息化社會融合起來；幫助資料管理工作打造信息化管理平臺與管理部門，依托高效的信息技術工作，保障檔案管理工作成效。

（二）科學建設數據信息庫。通過科學建設數據信息庫，便于管理人員及時查找、搜集相應的學習資料，便于運用信息化技術整合重要種類、重要區域等檔案資料，從而在無形之中提高檔案管理工作效率。

（三）注重相互之間的信息共享。信息化技術是各單位、各部門之間連通的重要橋梁，是實現相互交流與溝通的重要紐帶?；谛畔⒒夹g的運行，各部門之間應當依托數據信息庫，注重相互之間的信息共享，通過溝通與交流相互學習，科學調整、完善自身區域性工作方式；注重運用信息量豐富的網絡資源，完善檔案管理的信息化內容，合理開展檔案數據庫建設工作。

四、加強硬件與軟件管理

就電子檔案管理工作而言，軟件、硬件設施極具重要性，先進的設備可以提升信息歸檔處置水平，依托視頻、圖像、電子文件等方式有效呈現資料與數據，充分發揮資料的應用功能，便于使用人員更好地解讀資料。

（一）軟件與硬件設施要匹配。為了確保電子檔案管理工作順利穩定運行，應當提供與之相匹配的軟件與硬件設施，以此確保大量信息被有效收集、存儲以及傳遞，實現檔案管理的科學化與智能化效果。在此過程中，各級企事業院校單位應當運用現代化技術，將整理保存好的電子檔案備份處理，依靠刻盤的方式對電子檔案進行永久性儲存；要加大資金投入與制度鼓勵，注重對相關技術實施研究和開發，以此提升計算機系統管理能力，強化電子檔案管理平臺的安全性與實用性。

（二）要定期更新、維護電子檔案管理硬件設施。要按照自身的經濟狀況，采購實用性較強的計算機設備。通過加強軟件、硬件設備的管理力度，可以為電子檔案管理工作創設良好的工作環境，確保電子信息錄入及時準確，存儲更加安全且查詢更為便捷。

五、提高職員專業化水平

通常情況下，電子檔案管理工作的主要內容有檔案的收集、整理與分類，就目前形勢而言，我國多數企事業單位的檔案管理人員，普遍存在電子設備操作能力較差、辦公軟件操作水平較低的問題，造成電子檔案管理工作難以發揮其高效性與便捷性，工作成果收效甚微。針對上述問題，企事業單位領導部門應當提高其重視程度，要重點針對檔案管理人員展開專業化培訓與教育，不斷提升其專業能力。

（一）要注重為電子檔案管理人員提供學習平臺。培訓與教育的主要內容應當包括計算機系統操作練習、辦公室軟件操作練習、檔案網站管理操作等領域。要遵循理論聯系實際的原則，在豐富職員理論知識的同時，強化其實踐操作能力，以此確保培訓成效。

（二）應當定期召開專業化知識講座、研討會議。邀請該領域的專業人士進行技術指導，并加強電子檔案管理人員之間的技術交流，引導其樹立高度的職業責任感，重視電子檔案管理工作的意義，從而提高檔案管理人員的整體業務能力。

六、其他電子檔案應用策略

（一）做好歸檔管理。針對電子檔案所開展的歸檔工作，主要是指檔案管理人員依靠系統性、科學性的整理，將具備價值的電子文檔、圖片以及影像材料，由計算機存儲器或是網絡復制到存儲載體當中，從而達到長期存儲與歸檔的效果。由此可知，在對電子檔案實行歸檔期間，想要排除所有對設備運行產生的干擾因素比如病毒等，就必須做好電子檔案鑒定環節。在此過程中需要對電子檔案實施殺毒，在保證無病毒入侵的前提下，才可以開展歸檔操作。

除此之外，還應當保證電子檔案完整無誤，未遭到損壞和遺失。針對重要文件予以掃描及存檔期間，要注重將文件轉化為PDF文檔再實施存檔處理。想要確保檔案能夠為使用者提供更為準確、真實的數據與信息，應當妥善保存好紙質文件，科學實施檔案歸檔雙軌制度，否則紙質文件的流失和泄露，會嚴重威脅到信息數據的安全性與可靠性。

（二）拓展服務功能。一方面，各級企事業單位中的檔案管理人員，需要充分挖掘館藏資源，注重對其進行加工處理，科學運用多媒體技術、信息技術以及光盤制作等技術，將館藏資源文件信息以電子文件的形式，遵循便于查找管理的原則儲存下來，從而實現電子資源安全共享的效果；另一方面，電子文件信息既可以運用ZIP予以保存，也可以運用CD予以存儲，要努力構建在線服務系統，為電子文件用戶提供在線咨詢等服務，堅持以人文本的服務原則。

七、結語

綜上所述，各級各類企事業院校單位在開展電子檔案管理工作的過程中，應當綜合考慮多方面的因素。要根據單位自身的實際情況，提高對電子檔案管理模式的重視程度，不斷健全相關管理機制；加強相關軟件硬件設備管理力度，注重檔案的規范性操作與數據庫建設，不斷提高電子檔案管理人員的專業能力。以此提高檔案管理工作效率，促進我國檔案事業高效穩定發展。