以質量為核心的會議管理探析

文/中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司 王崗民

在現代企業管理中，會議作為團體討論、決策的主要方式，匯集著眾人的智慧，權衡全局利弊，在公司內發揮著極為重要的作用。但很多大型公司卻因會議質量不高、會議效率低下而飽受詬病。尤其是中央“八項規定”出臺后，要求會議精簡、務實、高效。在新形勢下，如何提升會議質量，讓會議回歸為積極的、良性的管理手段，成為企業管理中的重要內容。

一、當前會議存在的常見問題

（一）會議數量過多。無論大事小事，都習慣性召集會議。有些傳達類會議，本可以文件的形式來傳達，也要召集會議，而且層層傳達。有些打著例會的幌子，無事找事也要開會。

（二）會議時間過長。一是“讀稿子”現象嚴重，不少稿子文過飾非、言之無物、又臭又長；二是會議講話云里霧里、不知所云，遇到難題繞著說，只談成績，不談不足，不能直擊要害。

（三）會議結果落實不到位。一是議而不決，會議討論很久，卻畏首畏尾，下不了決定，最后不了了之；二是決而不行，對于會議上提出的要求，未明確責任人和責任時間，導致決議無法按照計劃落地。

（四）會議組織不嚴密。一是會議材料準備不充分，導致上會時，大家還在學習理解材料內容，不能很快進行討論和決策；二是會議議程不清晰，沒有時間節點控制，該討論的沒討論，該議透的沒議透；三是工作人員分工不明確，現場會議服務響應不及時。

（五）會風會紀懶散。個別參會人員遲到、早退、來去自由，臺上開大會、臺下開小會，手機聲音此起彼伏等，影響會議質量。

（六）會議形式傳統守舊。喜歡開大會，喜歡坐主席臺，喜歡讀稿子……不能接受電視電話會議，不能接受頭腦風暴式的會議，不能接受現場會議……

二、提升會議質量的舉措

（一）做好會議源頭把控。中央“八項規定”中，明確要求精簡會議活動，切實改進會風，不開泛泛部署工作和提要求的會……各單位須嚴格對照“八項規定”及相關要求，在源頭上解決“開不開會”問題。在判別會議是否需要召開前，客觀判定會議召開的必要性，從而避免無意義的會議召開。同時，在議題的確定上要充分斟酌議題的重要性，緊抓會議召開的中心思想，精簡議題數量，避免冗長的議題影響會議質量。

（二）抓好會議進程管理。1.凡是會議，必有議程。議程是會議的綱要性文件，涵蓋了會議的主要內容。在會議前，必須把會議議程和相關材料提前發給參會人員，使參會人員能了解會議的目的、時間、內容，使他們能有充分的時間準備相關的資料并安排好相關工作。議程在下發之前，要充分征求相關單位意見，以便科學合理，一旦確定，則不容修改或變動。一般來說，議程應緊湊有序，因此，每一項討論必須控制時間和范圍，不能長篇大論、泛泛而談、言之無物。2.凡是會議，必有主持。在美國的通用議事規則中，主持人被置于最高位置，同時也對會議效果負有最大責任。其實，這種做法不僅僅適用于政府和法院等機關單位，也同樣適用于企業。只有責任明確到人，才能從源頭上提升會議質量。因此，每次開會須設一名主持人，主持人一般為參會的高層領導或最高領導。主持人要熟悉會議議程，并負責對議程進行適時、必要的控制，主持人有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進。對于討論或決策性的議題，主持人需督促會議做出結論。主持人要客觀公正、兼聽兼信。3.凡是會議，必有結果。對于決策性會議和研討性會議，主持人需指定會議秘書，在會后及時形成會議紀要，對于具體工作部署，要明確責任部門、責任人員和完成時限。“散會不跟蹤，開會一場空”，要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發現并適時調整，確保各項會議決議都能落實。對于傳達性會議和商務性會議，會議秘書可根據會議實際情況整理會議資料并予以存檔處理，以便以后查閱。

（三）嚴格會議紀律。凡是會議，必有會風。會風是會議質量的基礎保障，因此，每次會議均需指定人員作為紀律監督員，負責監督會風會紀。對遲到早退等不良行為進行監督，同時要嚴格落實中央“八項規定”等文件精神，提倡開短會、講短話，力戒空話、套話，減少“讀稿子”現象；要精簡會議，能并開、套開的盡量并開、套開；要減少參會人數，以不能再減少人員為參會人數標準；要追求會議實效，講話有依據、有落實、有執行。參會人員應態度端正，維護會風會紀，積極參與到會議議程中來，發揮自己的作用。對于違反會風會紀的情況，紀律監督員登記后報主持人，主持人需對相關人員或單位提出批評或懲處意見。

（四）做好會務工作。1.會前工作。會務工作是一項細之又細的工作，因此工作方案要周全細密。一般來說，工作方案主要包括：會議通知、會序冊制作、文件材料準備、會場布置、住宿和就餐安排、會議用品準備、車輛安排、安全保衛、新聞報道、會議預算編制等內容。工作開展中要合理分工。會務組一般可分為材料組、秘書組、接待組、宣傳組等若干工作組。工作任務要實行菜單式管理，內容涵蓋要全，做到會議籌備不延誤、無漏項、無錯項。要考慮應急方案，避免卡殼等情況。2.會中工作。要密切關注會場情況，除做好常規服務外，工作人員要保持高度的注意力，密切關注會議動態，一旦有突發情況，要第一時間處理，處理方式要穩重得體，不要急中出錯。確難以處理的，要果斷請示領導，確定處理意見，避免現場混亂。要提前實地檢查，老秘書一直說“領導未坐我先坐，看看座次錯不錯；領導未講我先講，看看話筒響不響”，說的就是這個道理。要重點對參會人員、會議材料的準備、會場布置和會議電子電器設備等進行最后的檢查，以盡可能防范意外事件。3.會后工作。要及時整理會議資料和物品。做好會場清點工作，查看有無遺留物品，重點做好會議文件資料的回收、整理、歸檔，以及相關會務物品的清點工作，做好費用結算等工作。做好會議記錄和督辦工作。快速整理會議記錄，需形成會議紀要的應及時印發會議紀要。同時，對于會議部署或領導要求，制定督辦計劃，落實會議精神和要求。做好會務工作總結。會務工作中，好的做法要保留學習，工作失誤同樣也是寶貴財富，要客觀分析原因，避免以后再犯類似錯誤。大型會議結束后，一般還應慰問會務人員。

（五）嘗試會議創新。1.嘗試新的會議方式。注重參會人員的體驗實踐、交流討論等環節。將會議室搬到室外，搬到現場聽行業人員說；搬到咖啡廳聽青年人說……調動參會人員的積極性，把被動參會變為主動參會。注重發揮參會人員的創造性，可以使用頭腦風暴法、世紀咖啡法等新的方式，讓參與人員深度挖掘議題并獲得新想法。把坐會開成站會。中車唐山公司信奉：早會開得好，一天沒煩惱。他們的早會一般采用站會的形式：所有參會人員站成一排，逐個匯報工作。站會這種形式很好地制止了長篇大論、廢話連篇、“讀稿子”等現象，減少了會議時間，而且對會議內容也有很大提升。2.嘗試新的會議工具。要充分利用網絡視頻、電視電話等多媒體工具，提升信息化水平。比如電視會議，方便快捷且呈現方式多樣。可以通過建立微信群，將不涉密的議程、提醒事項等及時傳達與會人員；使用APP手機端簽到打卡，整個培訓安排、會議議程一掃即可，且可知曉參會人員的參與度。

（六）提升會務工作人員的工作能力。1.提升專業化辦會能力。要理清會務工作“一本賬”。熟知會務工作的各項內容，也要熟悉各類會議的特點，要善于對工作經驗進行總結，形成豐富的經驗庫，從而靈活應對各種會議要求。排座次時，既要考慮領導級別，又要兼顧與議題的相關程度，還要考慮會場的特點等因素，如果拘泥于按級別排序，則經常達不到會議效果。養成良好的職業素養。要養成快速響應的工作習慣，樹立“馬上就辦、辦就辦好”的理念；要培養高度的責任感，嚴格“不讓工作在我手里斷線”的工作要求；要錘煉工匠精神，追求“我不是完人，但我的產品一定是完美的”境界。要進行專業化的學習積累。一方面，要對會議主題、會議資料等信息深入了解，又要對參會單位及人員的職能職責非常熟悉，從而提升對會議精神和相關要求的理解；另一方面，要加強對會務工作相關工具的學習，尤其是常用的Office軟件、音控系統等要加強學習。2.提升溝通協調能力。要根據職責分工，每個人多向前邁一步，共享信息，相互補臺，避免出現會務工作上的死角；面對突發狀況，要態度端正，快速響應，部署工作時坦誠溝通。工作之余，要組織大家相互交流，總結工作經驗，消化工作中的不愉快情緒。加強與參會人員的溝通。做好與主要領導的對接，第一時間獲知準確信息，以便準備預案；同時密切關注參會人員的需求，及時作出調整。加強與酒店等外部單位的溝通。要在保證服務質量的基礎上，合理控制費用支出。

三、結語

當前，會議占據了很多企業領導層的相當一部分工作時間，而且會議的質量與效率直接影響著企業的發展。可以說，會議質量是一個企業管理水平的重要指標，因此企業要對會議管理提起足夠的重視。作為會議主辦方，要深刻認識會議管理的重要性，多措并舉提升會議質量，助推公司發展。