辦公室接待工作中的執行力建設思考

文/國網信陽供電公司 馬猛

企業辦公室接待工作，對員工個人形象氣質、洞察力、反應力提出更高層次的要求，提升企業辦公室接待人員的執行力，可以充分彰顯企業文化，幫助企業樹立良好的口碑。因此，相關企業必須做好辦公室接待工作計劃、明確分工、落實責任，確保為客戶提供高質量的服務，增強客戶群體的滿意度，進而樹立企業正面形象，更好推動企業建設發展。

一、辦公室工作特點

（一）政治性。國有企業在國民經濟發展中占據重要地位，加快推進企業建設發展，可以創造出巨大的經濟效益和社會效益。加強企業辦公室工作管理，可以更好地為企業領導、群眾做好服務。習近平總書記對中辦工作提出五個堅持的要求，即堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持極端負責的工作作風、堅持廉潔自律的道德操守。對于企業辦公室也具有重要意義。

（二）綜合性。辦公室工作在企業發展中是重要的樞紐，涉及企業發展的各個環節，包括信息收集、溝通協調等；同時，辦公室擔負著營造企業良好環境、聯系企業內外部信息的重要職責。由于辦公室涉及的辦事性質較為復雜，包括印章服務、機要保密、來訪接待等工作，因此，要求辦公室人員必須具備綜合協調能力。

（三）服務性。辦公室工作本身的服務性較強，在開展辦公室工作的過程中，相關人員必須積極主動加強與各部門之間的溝通交流，及時向上級部門反饋意見，提升信息溝通服務的實效性，在接待來訪客戶過程中，切實做好主動服務工作，傾聽客戶心聲，提供高質量、高標準的服務工作。

（四）規范性。企業辦公室工作具有一定的規范性，通過建立各項管理制度，可有效推進企業建設發展，嚴格規范的管理制度是促進企業發展的重要保證。

二、加強辦公室接待工作細節管理措施

（一）做好接待準備工作，加強有效溝通。辦公室接待人員，收到上級參觀指令后，要確定好具體的接待指南，需及時聯系、通知客戶方，將詳細信息傳達給對方。同時，詳細了解客戶方出發時間、路線、到企業參觀的時間、車牌號等各項信息，確保為后續接待工作的開展夯實基礎。相關接待人員需要具備超前考慮的能力，提前與安保人員進行溝通、交代清楚各項接待事宜，加強對接待各環節的把控，確保接待工作高效暢通。針對會議性質的接待工作，辦公室接待人員必須詳細掌握客戶企業性質、來訪的主要目的、來訪人員數量等，確保整個接待流程暢通有序。會議接待性質較為特殊，接待人員必須做好會議室的布置工作，包括衛生環境、座椅擺設、客戶人員桌簽等，并嚴格檢查核對客戶人員名單，確保各項信息準確無誤，避免出現不必要的差錯。同時，辦公室接待人員需要事前對整個接待流程進行模擬，確保接待工作計劃制定的科學性、合理性，計劃內容制定要簡明扼要，便于實際工作操作，保證接待各個環節順暢有序。為提升接待計劃的實行效果，待計劃擬定后，辦公室必須第一時間將計劃落實到企業各個部門，做好上傳下達工作，確保各部門員工明確了解上級領導的意圖，辦公室要明確劃分各部門的工作職責，確保接待任務落到實處，調動企業全面參與的積極性，發揮職工群眾的專長，最大程度上提升接待工作質量。

要想提升辦公室辦事效率和質量，各企業、單位、機構要始終堅持正確的思想引領，建立完善的制度，確保接待工作規范有序地開展。企業要制定明確的辦事制度，嚴格要求辦公室相關人員一切按照制度執行，做好公司各項指示的傳達。辦公室相關人員必須依章辦事，嚴于律己、以身作則，嚴格按照上級要求開展接待工作，為公司塑造正面形象；另外，必須加強對接待工作的規范化管控力度，及時預見接待工作中可能出現的各項問題，避免工作環節疏漏。企業通過制定完善的接待工作程序、接待工作標準等，有效約束辦公室接待人員的行為，加強對個人思想動態的規范，包括接待禮儀等，并建立完善的考核制度，加強對辦公室接待人員接待工作動態的監管，確保辦公室人員分工明確、協作配合，嚴格履行各項操作規程。公司高層管理人員要對辦公室接待工作中出現的問題進行指導，要求相關接待人員切實執行《車輛管理辦法》《派車單》《公務用車使用臺賬》等各項規范，全面執行接待用車調度管理辦法，切實提升接待工作服務質量。

（二）明確落實責任，確保接待規范有序。公司在篩選接待人員時，要充分考量接待人員是否滿足商務禮儀要求，對接待人員氣質形象、著裝、行為舉止等進行考核，明確達到辦公室接待人員考核標準。同時，辦公室接待人員自身要積極學習接待各項注意事項，加強對商務禮儀常識的學習，實際接待工作中靈活變通，避免冒犯來訪客戶；并且接待人員要具備敏銳的洞察能力和反應能力，隨時觀察客戶方動態，在接待工作中充分彰顯本企業的優秀文化，更好體現企業人文素質。在實際接待工作中，辦公室接待人員要全面保證客戶方的安全，加強對車輛風險隱患的管控，接待活動開始后，負責接待的人員要實時啟動應急方案，確保接待全過程銜接順暢。例如，某公司在實際開展辦公室接待工作時，建立了完善的接待管理系統，明確劃分各部分的使用功能，包括計劃方案、應急預案等，根據活動策劃方案，明確劃分辦公室人員工作職能，將具體責任落實到個人，同時建立相配套的責任追究機制，對在接待工作中出現重大失誤的人員給予批評教育，對于順利完成接待任務的人員給予精神獎勵和物質獎勵，充分調動辦公室接待人員工作的積極性。

某公司組織開展的活動邀請了重要嘉賓，來訪人員較多，辦公室接待人員詳細了解來訪人員情況后，明確制定了活動接待計劃，加強對接待工作中各項不確定因素的預見，并制定了具有針對性的應急措施，在活動中實時對來訪人員進行動態追蹤，確保滿足來訪人員各項需求，更好推進接待工作高效落實。某公司組織開展的活動順利完成接待任務，為公司樹立了積極正面的企業形象。

（三）把控細節，提升客戶體驗度。要想從根本上創新辦公室接待工作、提升接待人員執行力，企業必須全面打造具有特色的精品企業文化，不斷提升接待工作質量。部分企業在接待工作中，加強對活動細節的管控，包括為主持人傳遞話筒，檢查和調試電腦、多媒體設備等，確保各項硬件設施運用效果。同時，安排志愿者在會場入口處張貼宣傳海報，做好會場內人員清點工作等，積極維護會場的秩序，確保輔助辦公室接待人員做好細節管控工作。接待人員要明確掌握天氣信息，加強客戶方衣食住行方面的關懷，結合客戶口味需求安排飲食，確保整體的接待服務帶給客戶賓至如歸的感受。

為提升客戶體驗度，企業積極創新辦公室接待工作模式，提升對接待全過程服務質量的重視程度，結合企業發展實際制定了《接待工作禮儀手冊》《公司接待工作管理辦法》等，將接待方案、接待準備流程等收納在禮儀手冊中，要求辦公室接待人員做好客戶行程、飲食等方面的調研工作，嚴格按照企業制定的各項標準制度提供接待服務，最大程度上提升辦公室接待工作水準。企業通過定期開展培訓，要求辦公室接待人員做好服務者、保障者，加強對接待工作的思考，確保接待工作銜接良好，更好傳播企業文化。

三、結論

綜上所述，辦公室接待人員，必須嚴于律己、以身作則，嚴格按照接待工作流程開展工作，確保規范有序、耐心細致地為客戶提供高質量的服務。企業要想從根本上推進企業文化建設，增強企業核心競爭力，必須加強和改進辦公室管理工作，充分發揮辦公室接待工作參謀、保障功能作用，加強企業內外部協調溝通，實時反饋和傳遞信息，確保發揮好承上啟下的作用。