人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設

文/青島大學 辛克盛 王永紅

現代社會逐步進入信息化時代，互聯網技術快速發展，促使高校人事檔案管理開始進入全新的發展模式。基于大數據技術與信息技術，能將多項資源有效整合優化，能全面提升人事檔案信息管理效率。高校人事檔案記錄的主要是教職工人事活動，留存下來供參考的應用資料，能有效展示不同階段思想狀態、工作表現等。在人才選拔中能作為有效參考，在信息技術快速發展中，高校諸多領域均能進行信息化建設，在人事檔案管理中發展進程較為緩慢。在人力資源管理中，能全面推動高校人事檔案信息化發展建設，能全面提高績效考核成效，保障諸多崗位與人員有效契合，實現精確定位。人事管理部門要注重擬訂完善的培訓方案，有效激發人才發展潛力。當前要注重擬定完善的激勵政策，實現人力資源有效規劃，優化現階段人才結構，引入更多優秀人才。

一、目前高校人事檔案信息化建設的問題

（一）對人事檔案信息化建設重視度不足，缺乏標準化建設。人事檔案管理系統構建中，不單是執行信息查詢功能，其主要效用體現在高效化數字服務基礎上。但是目前有諸多高校管理人員對此項工作重視度不足，將其定位在輔助性質工作中。由于缺乏較高的重視度，導致檔案信息化建設發展進展較為遲緩，諸多資金投入不足，對此項工作的開展具有較大限制性。檔案信息化建設并非績效顯著的工作，在短暫時間內難以顯現較大發展成果。人事檔案具有突出的保密性，應用范圍受限，使用頻率有限，各項影響要素均導致此項工作受重視程度不高。我國從2008年便出臺了檔案信息化管理實施辦法，但是此領域屬于新興發展領域，多項管理經驗不足。各項規定擬定中尚未設定具體實施細則，僅僅擬定了相應的發展方向以及基本框架，起到基礎導向作用。因此，目前相關組織單位要注重做好規范化指導，結合實際擬定本單位管理規范，建立統一化發展模式。若缺乏規范化指導難以突出通用性，則會在后續資源共享、數據交換等方面會產生諸多阻力，對信息化建設會產生較大阻礙。

（二）人事檔案管理隊伍較為落后，科學管理程度較差。檔案工作長期默默無聞，受重視程度不夠，對從業人員發展具有較大考驗，導致此項工作實際流動性較大。一些素質較高、能力突出的人才均想調離原有崗位，去積極尋求更大的發展平臺，人才流失較為嚴重，整體素質難以提升。目前在行業內部有諸多管理人才，其專業素質較高，工作較為謹慎、規范，但是在工作管理中對互聯網技術帶來的新管理模式不具有較高的接受度，其在信息化管理方面的能力有待考證。近年來，隨著高校信息化發展進程逐步加快，在檔案管理中融入了更多全新的發展理念。一些優秀管理人員具備良好的計算機操作能力以及網絡信息綜合管理能力，但是針對檔案管理多項要求缺乏實踐經驗，檔案管理專業素養不足。比如在立卷、材料分類整理中，要注重從實踐過程中積累更多經驗。傳統單一化人才結構難以有效適應人事檔案信息化建設發展需求，當前要注重積極培育更多復合型人才。在新舊人才交替過程中，要消耗相應時間有效過渡與融合，對行業發展進程具有較大影響。

（三）信息化服務對象較為單一，檔案安全難以有效控制。高校人事檔案信息化建設不單是構建對應的信息查詢功能，當前要想實現數字化服務，具體服務對象是人事管理部門以及多個管理機構。對相應教職工沒有開放權限，個人要想調取相應檔案信息，要在人事部門有效登記之后通過專人進行管理查詢。在實際操作中各項流程較為繁瑣，整體查詢過程要消耗較多時間，數字化服務作用未能得到有效體現。另外，在全面強化人事檔案信息化建設過程中，多數檔案信息要在集中申請之后通過網絡集中查詢，此類發展模式將會提高工作質量，為群眾提供更多便捷服務，但是其中隱含的信息安全要提高重視，這樣才能對檔案信息集中保護，強化個人信息的安全性。目前在全面保障數據信息安全性方面，主要是做好系統持續性更新，并且設定防護火墻進行保護。但是目前檔案管理人員并非專業化技術人員，尚未具備較好的信息保護意識。加上目前網絡病毒侵害嚴重，如果管理人員信息處理不規范，將會對管理系統建設產生較大負面影響，使系統整體運行發生癱瘓。當系統中有諸多信息泄露之后，會產生較大負面影響，安全風險問題逐步擴大。

二、高校人事檔案信息化建設的措施

（一）提高人事檔案信息化建設的重視度，實現多項管理活動標準化發展。新時期高校發展建設中要注重將整體發展戰略作為信息化建設的重要組成部分，建立與人事檔案信息化建設相對應的監管措施。檔案信息化建設發展屬于長期發展過程，難以在較短時間內獲取良好的發展成效。加上各類檔案信息內容處于實時更新發展狀態，各項技術應用升級、軟件開發均要消耗諸多資金。在觀念層面上要提高重視度，還要劃分專用資金用于硬件與軟件建設。其中人事檔案管理工具應用保密性突出，外部環境對其了解偏少。諸多人員對此項工作的了解僅僅局限于多項信息查詢以及人事資料籌備，未能認識到人事資源管理中檔案信息化發展價值。所以相關部門要注重做好宣傳，強化高校各部門的重視度。在今后高校教學工作以及工作開展過程中，能對人事檔案信息化資源進行有效應用，并且對人事檔案信息化建設提供較大支持度。在各項工作開展過程中，要注重相互配合，保障信息系統應用成效能全面提升。此外，在人事檔案信息化建設發展中，要注重制訂完善的管理制度，在人事檔案信息化建設發展中要注重做好職責劃分，將多項責任落實到個人。依照相關規定要求，對電子資料以及數字化信息集中分類歸檔，執行相關管理標準要求。保障各項檢查活動能處于常態化發展，保障各類電子文件完整性、精確性能全面提升。在人事檔案信息化管理系統應用中，重要服務主體是人事管理部門，其能有效提供檔案查詢以及管理服務。其次，還具備諸多功能特征，能對目前已有的資源集中優化，實現多項資源有效共享。能保障多個部門有效共建，實現全面發展，為人事部門發展提供多項政策與規定，為廣大教職工發展建立透明、公平發展平臺。此外，還要注重將兩個部門管理系統應用有效融合，實現多項信息有效對接，突出人員分析、報表打印等功能，保障多項管理優勢有效互補。

（二）實現檔案管理人員隊伍專業化、知識化發展。現階段，為了全面強化管理人員職業素養以及專業技術，要注重做好各項培訓。定期組織信息技術領域專業化技術人員對其技術方面進行針對性指導，發現工作中存在的各項問題，提高其技術解決能力。還要組織人員做好人事檔案信息化建設，提高個人工作成效。學校要注重多項管理創新，積極整合更多建設經驗，做好工作經驗整合與學習，提高個人專業化業務能力。還要注重優化人才結構，人事檔案管理活動對保密性要求較高，相關管理人員要提高自身素質。要具備較強的專業發展能力，還要提高個人綜合素養。隨著信息化建設的全面推進，對管理人員也有更多要求，當前要注重招聘更多復合型人才，提高個人專業知識，積極維護網絡信息安全。在目前信息化建設發展環境中，要保障高校人事檔案信息化建設活動穩定開展。

（三）全面實現人事檔案管理系統安全化發展。當前人事檔案自身發展性質較為特殊，其中涉及諸多隱私資料，在管理中，對保密性要求較高。因此，當前在檔案管理信息安全管控中要提高重視度，提高系統安全性是人事檔案管理系統穩定運行的有效保障。在系統登錄設定中，要注重結合系統應用現狀，擬定規范化的識別模式。通過相應密碼實施身份驗證，提升用戶登錄的安全性。在權限設定中，不同身份對應的查詢權限不同，要注重做好登記設定，對不同信息集中加密。在資源保護中，要合理應用版權保護技術，防止多項資料被隨意更改，提高資料應用的安全性。在日志管理中，要基于用戶訪問、信息讀寫、資料存取等建立較為完善的日志記錄，做好各項信息實時跟蹤，發現違規操作問題，要注重及時處理，防止資料丟失。要建立更為規范化的信息安全管理機制，做好各個管理流程以及管理環節有效跟蹤，提高管理人員安全意識，強化人事檔案信息的安全性。

三、結語

人事檔案是高校人力資源管理中的重要應用資料，為了能全面適應新時期發展趨勢，提高檔案管理質量，當前要注重實現高校人事檔案信息化建設，創新原有的管理模式，為高校管理部門在人事決策、教學科研等方面提供更多信息。信息化管理能保障檔案信息查詢更為便捷，有效減輕工作人員的工作壓力，提高工作效率。在信息技術應用中，能實現多項信息資源有效共享，實現資源優化整合，突出檔案信息資源應用價值，為高校人力資源發展提供保障。