改制企業檔案信息化管理新思路
——以襄陽市中小企業發展服務中心為例

文/襄陽市中小企業發展服務中心 王仁霞

襄陽市中小企業發展服務中心（以下簡稱中心）于2014年9月成立，隸屬于襄陽市經濟和信息化委員會。中心建設有線上線下公共服務平臺。線上服務平臺包括網站（www.xy96500.cn）、“96500”電話熱線、12345涉企問題流轉熱線、平臺微信公眾號和襄陽工業云（在建）等。為企業提供政策宣傳、工業信息查詢、企業信息化檔案查詢支持等服務；中心主要職能之一是“推進中小企業服務體系建設，促進政府、中介機構和企業間的信息交流，引導全市各類中介機構面向中小企業開展創業扶持、政策咨詢、信息化建設和人才培訓等多方面、多層次的社會化服務”。針對這一服務宗旨，如何有效地開發和利用全市改制以及非公企業的檔案信息資源就更加重要了。因此，中心對改制企業檔案信息化管理提出更高標準、更細的要求，力爭完美詮釋中心為企業提供優質服務，促進社會經濟發展的核心理念。

一、改制企業檔案信息化管理的現狀

（一）配套設備陳舊和專業人員缺失。配套設備是檔案信息化管理的主要硬件支持，陳舊設備讓檔案信息化建設和管理無法落實，而且設備完善程度直接影響檔案管理信息化建設的效果。目前，中心對信息化管理的投入有限，導致各項硬件設施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術的正常應用。同時，在設備使用過程中，管理人員往往會忽略設備的檢修工作，造成設備長期處于不良的工作狀態導致縮短設備的使用壽命。這些問題如果不能得到及時的解決，會給檔案管理信息化增添難度，制約檔案信息化管理的發展。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，各類檔案的整理、編目、裝訂、修復都需要專業的檔案知識作支撐。同時，信息化管理過程中形成的電子檔案有其特殊性和先進性，除了要遵循傳統載體檔案收集、整理、利用的要求外，還要符合電子文件元數據、系統間數據交換、自動檢測及數據安全管理等方面的要求。這就要求檔案管理工作者既要掌握檔案管理的知識和技能，又要具備利用信息技術實現海量檔案數據規范收集、管理的技術和能力。但是就目前來看，大部分工作者在信息技術上缺少自我提升意識，使得各項高新信息技術難以在檔案管理工作中推行。部分領導適應了傳統的工作狀態，沒有意識到檔案信息化建設為工作帶來的益處，對培訓工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識的渠道匱乏，降低了檔案管理團隊的專業水平，阻礙了檔案管理信息化建設的發展。

（二）現有檔案數量多，占用空間大，改制企業檔案管理面臨挑戰。根據《檔案法》第十六條規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織發生機構變動或者撤銷、合并等情形時，應當按照規定向有關單位或者檔案館移交檔案。作為服務全市的中小企業發展服務中心，收留并保存了海量的改制企業的檔案。檔案數量非常龐大，占用空間較大，而且檔案質量差、所有權不明，對檔案的整理、移交和鑒定帶來了很大的困難，也給改制企業檔案的信息化管理帶來巨大的挑戰。同時，改制企業檔案的開發利用受人手、精力和專業性的限制，一些有價值的改制企業檔案信息資源得不到有效及時開發利用，無法發揮更大的效用。檔案所有權不明晰使得企業主管部門及企業本身對改制檔案工作重視程度較低，不愿意投入經費，不聽取檔案管理部門的指導意見，使改制企業的檔案信息化管理進度滯后。

二、改制企業檔案信息化管理新思路

（一）優化設備配置。在設備配置上，中心檔案部門要做好信息技術引進計劃，并根據信息技術的規律，來為各個改制企業單位合理配置硬件設備。設備層是數字檔案室系統建設的基礎支撐平臺，包括機房、網絡、儲存和備份設備、系統軟件等信息系統運行的物理場所和信息資源建設的工作環境。同時，要選擇信譽好、規模大、資質齊全的設備供應商，從源頭保障設備的質量。檔案工作人員還要結合硬件設備的運行規律以及檔案管理工作安排，科學規劃檢修維護方案，針對設備運行中容易發生的故障，提前做出應對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統的穩定性。對于老舊設備，要及時進行淘汰和更新，并及時提取老舊設備的剩余價值，做好保密工作，避免出現信息泄露和資源浪費，進而優化信息化管理工作的效果。

（二）從業人員的調配。在業外人士看來，檔案管理是人人都能參與的工作，而事實上，檔案管理工作是有許多專業化要求的。改制企業檔案的內容構成是復雜的，這是由企業類型的多樣性和企業活動內容的復雜性所決定的。改制企業檔案的構成主要由改制前、改制后以及改制中形成的各種材料，內容龐大繁雜。隨著檔案管理信息化的不斷完善，對其從業人員要求也越來越高。聘用相關人員時，需選擇具有高度責任感、超強耐心細致的優秀的綜合型人才，必須既具備檔案相關專業知識又需熟練運用計算機對檔案進行收集、分類、儲存、歸檔等。除此之外，從業者還需具備網絡安全維護和相關保護等方面的知識。因此，必須聘用優秀的綜合性人才。對于在崗人員，要定期進行培訓，提高其學習能力，做到與時俱進，才不會被這個時代所拋棄。

（三）拓寬檔案資源信息化的合理開發和利用。當前國家非常注重政府信息公開，更好地保障公民的知情權。因此，發展服務中心應了解民眾和社會組織對于檔案信息的需求，進而通過檔案資源流動和開放，為民眾和企業提供多元化的檔案信息服務。隨著網絡信息技術發展，人們的交往方式和信息傳播方式發生了根本性變化。檔案管理部門也應該主動適應網絡信息時代帶來的變化，對檔案管理模式進行調整，創新檔案服務方式，在保留傳統檔案借閱、咨詢和展覽的基礎之上，將新型媒體和網絡信息技術與檔案服務有機結合，進一步豐富檔案服務的路徑和方式。檔案管理部門可以通過開設微博、微信公眾號等方式，向民眾推送服務項目和服務內容，進一步拉近檔案管理部門與民眾之間的距離。

（四）開發檔案云服務和建立改制企業檔案數據庫。云服務是以云技術、云儲存作為基礎的新興服務方式，通過云服務打造能夠將大量改制企業的檔案信息通過云平臺進行組織和整合，形成服務云。云服務平臺憑借已有的網絡、計算、存儲與安全保障等基礎設施，基于數字檔案室系統來實現檔案管理和服務的統一部署與應用、分發與監控，其低成本、安全性高和超強的計算能力已經成為檔案管理模式的一種創新手段。檔案云服務不僅能夠實現檔案信息資源的高效整合和有序利用，還極大地為中小企業創新發展打開了機會之門。改制企業檔案的內容構成是多樣復雜的，建立改制企業檔案數據庫是檔案信息資源開發和利用的重要前提。根據數字檔案室系統的各功能模塊，按照檔案管理工作流程，設計開發包括門類管理、接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統計、系統管理等功能模塊，實現各類電子文件從接收、整理、登記、統計、保管、利用到鑒定處置整個流程的管理。其中，收集環節主要實現各類檔案資源的接收、整理和歸檔登記，包括電子文件的收集歸檔、紙質檔案的數字化加工、音像檔案的格式轉換、業務系統檔案的收集歸檔、歷史檔案的遷移等；管理環節主要實現對已接收登記的各類檔案資源進行規范化、流程化管理，如鑒定、處置、移交等；保存環節主要通過電子文件管理、虛擬庫房管理等功能，對電子檔案和實體檔案進行長期有效管理；利用環節主要實現對檔案資源的信息發布和檢索利用，通過目錄共享、在線申請和瀏覽權限設置等多種方式，為用戶提供檔案資源的在線利用服務。

三、結語

信息化時代對檔案管理工作的高要求使得中心檔案管理部門主動適應時代發展趨勢，已將整個襄陽市的改制企業的所有檔案數據庫建設作為檔案信息化建設的重要內容，明確了檔案數據庫建設的重要意義和現實價值。通過檔案數據庫建設，不僅能夠有效節約檔案庫房容量，提升檔案資源利用效率，還可以對改制企業的檔案管理模式進行創新，尋找檔案信息化管理的有效路徑。