檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/海南省血液中心 符詩晗

互聯網的廣泛應用，給我們的生活和工作帶來了巨大的便利，對于檔案管理的發展也有著重要的影響，檔案管理隨著科技正在不斷改變，不僅是信息技術的使用，還有一些高效的管理思想的融入，讓檔案管理工作更具有新意。

一、檔案管理信息化運用的現狀

（一）檔案搜索效率不高。檔案管理是一項工作量較大的管理工作，隨著檔案管理信息化的應用，逐漸減少了相關的工作量，但是從目前的檔案管理信息化的應用來看，很多使用信息化檔案管理系統的企事業單位依然采用以往人工搜索信息的方式，這種方式一定程度地降低了檔案管理的工作效率。隨著檔案管理工作的不斷改進，一些企事業單位編制出各種各樣的搜索工具，但是搜索效率沒有很大的提升。

（二）檔案工作的重視程度不夠。目前很多企事業單位都在向互聯網媒體轉變，現在較火的短視頻平臺就是一些企事業單位宣傳和拓寬業務的好渠道。對于檔案管理工作而言，單位相關負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設的意識和重視程度十分欠缺，導致檔案管理的改革創新受阻，此外，許多企事業單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質的檔案管理模式，對于新型的網絡技術的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設。

（三）檔案人員的專業素質不高。目前很多企事業單位在檔案管理人員的聘用上并沒有明確的標準，許多檔案管理人員是年齡較大的員工，這就導致檔案管理工作無法深入進行，他們不像專業的檔案管理人員能對檔案管理進行有效的改革和創新。老員工只能按部就班進行傳統的檔案管理，此外專業素質不高影響檔案管理的發展。許多檔案管理人員對于檔案管理工作的認識程度較差，認為檔案管理工作是一項簡單的信息管理工作，工作時也沒有太多的熱情，不思進取，影響了檔案管理的發展。

（四）對信息資源的利用觀念存在很大問題。過去的檔案管理目的是對信息進行管理和保存，而在這個信息化的時代，信息資源的重要性越來越受重視，檔案管理信息化建設就是為了企事業單位更好地分享資源、使用資源。但是目前許多檔案管理人員的想法較為保守，只在意檔案信息的存放，對于檔案信息的分享和共享的概念存在著很大的問題，最終導致檔案管理水平無法提高。

（五）檔案管理部門的信息化水平不平衡。隨著信息技術的使用，越來越多的人正在努力學習信息化管理技術。但因為我國各地經濟發展狀況不同，許多地區在信息技術的建設和信息系統的使用進度上存在著一定的差異，例如一些一二線城市開始成立信息化檔案管理部門，但一些三四線城市還在使用以往老舊的檔案管理設備，并且信息技術的使用沒有提高，受各方面原因影響，全國各地的檔案管理工作出現了巨大的差距，嚴重影響了我國檔案管理的整體水平。

二、加強檔案管理信息化建設的建議

（一）加強電子文件的管理。目前網絡技術的使用，已經普及到生活和工作中，而且目前我國對于相關文件的電子化使用，也在向電子化轉變。因此加強檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點內容之一。筆者針對電子文件的管理提出以下幾點建議：1.成立專門的電子文件管理部門，主要對電子文件進行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果；2.加強相關人員對電子文件的管理，需要管理人員及時注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進行；3.目前許多電子文件都存在時效性，因此需要相關工作人員關注電子文件的期限，以便在使用過程中避免因時間問題出現錯誤。此外，對于一些長期使用的電子文件，要定期進行備份和復制，防止電子文件缺失，導致給單位帶來不必要的麻煩。

（二）建立網絡管理檔案。為了提高檔案管理的效率，需要建立網絡檔案，筆者針對網絡檔案的建立提出了以下幾點意見：1.互聯網時代應該發揮網絡的優勢，在單位的內部建立相應的管理網站和信息服務平臺，與此同時加強相關網絡檔案的使用，從而讓信息化管理更好的應用到檔案管理中；2.單位負責人加大對信息設備的投入，讓檔案管理人員在設備使用上更加放心，而良好地信息設備不僅能提高檔案管理的效率，還能最大程度上保證檔案管理的安全。此外由于檔案管理信息量大的問題，需要單位定時定期對設備進行更新和升級，以便滿足檔案管理信息化建設的需求。

（三）強化檔案管理人員的服務意識。檔案管理工作的最終目的是服務他人，因此需要檔案管理人員提高自身的服務態度和服務意識，改變以往重保管輕利用的意識，并重新建立一個利用保管并重的態度，讓自身有一個服務大眾的良好狀態，并且在檔案管理工作中不斷創新、不斷提高，最終讓檔案管理工作的整體地位逐步提高，這也是發展檔案管理工作的重要標準之一。此外，根據檔案管理人員的服務進行針對性培訓，并針對服務的要求、服務的質量、服務的態度定一個標準，從而最大程度提高檔案管理人員的服務意識。

（四）提高相關檔案管理人員的業務水平。如今的檔案管理人員業務水平普遍較低，這導致檔案管理工作的開展較為緩慢，因此提高檔案管理人員的業務水平迫在眉睫。筆者針對提高檔案管理人員的業務水平提出以下幾點建議：1.加強管理人員的服務意識，在檔案管理的過程中要秉承以人為本，為人民服務的宗旨，提升服務態度，讓更多的員工相信檔案管理人員的業務水平。2.針對檔案管理人員的聘用，應該有一定的標準，不能隨便聘用一些不相關的人員管理檔案。為了保障檔案管理的長期發展，可以采用以下幾種聘用方式：（1）長期從事檔案管理工作的人員；（2）短期從事檔案管理的工作人員；（3）從其他工作中借用的工作人員。不管哪種方式都要確保檔案管理人員的業務水平和綜合素養。3.為了企業的長期發展，檔案管理部門需要培養自身的管理人才，因此對于檔案管理人員要定期進行培訓，從而確保業務水平不斷提高。此外對于相關工作人員要定期安排外出學習，讓管理人員多看多學，最大程度提高檔案管理人員的業務水平，最后根據檔案管理的內容進行定期的考核，成績優異的員工給予一定的獎勵；一些平時工作中表現優異的員工也要定期評定，并根據評定結果給予獎勵。這些建議的制定，都是為了提高檔案管理人員的業務水平，以保障企業檔案管理工作長遠發展。

（五）加大檔案管理的力度。管理的成敗取決于管理的流程，因此在進行檔案管理工作的過程中，要加強對管理環節和流程的重視，并將檔案管理從收集到整理進行細致劃分。要根據檔案管理內容建立相應的管理平臺，還要從多角度、多方面制定管理制度。要讓每位檔案管理人員都參與到檔案管理的軟件應用中。檔案管理規章制度的制定不僅能讓管理工作更加高效，還一定程度上制約了相關工作人員的態度，對檔案管理工作的開展和創新有著重要的影響，還會促進檔案管理部門與其他部門的融合，讓整個企業都處于一個穩定的發展狀態。所以說，一個良好的管理體系，不僅對于檔案管理的發展有所幫助，還會影響一個企業的整體發展狀況。

三、結語

綜上所述，在信息化時代，以往的檔案管理工作已經跟不上時代的腳步。檔案管理信息化建設工作也面臨著巨大的考驗，因此根據檔案管理工作中出現的問題，要從工作的根源去解決。本文中針對檔案管理信息化建設存在的人員問題、管理問題、設備問題、重視問題等幾個方面進行了分析，也給出了相應的解決方案，對于檔案管理人員的業務水平、專業設備、服務態度等幾方面給出了建議，希望給相關的檔案管理部門提供幫助。