當前檔案管理信息化建設誤區分析與突破策略

文/浙江省麗水市松陽縣委組織部 林霞

干部人事檔案信息化是國家檔案信息化最為關鍵的組成部分?，F今在干部人事檔案信息化的發展中，依然存在著比較多的困難與阻礙，只有不斷創新，干部檔案信息化才能更好地發展。

一、信息化是干部人事檔案工作發展的大趨勢

干部人事檔案信息化其與傳統的干部人事檔案管理主要的區別就是在其應用方面采用信息化的方式，運用計算機、掃描儀等將其信息錄入進系統中，將干部人事檔案在信息庫中保存，在需要時可以從信息庫中調取。不僅減少了檔案管理人員的工作壓力同時也在很大程度上幫助其他相關部門的工作效率有效的提高。中共中央組織部作為全國干部人事檔案工作的最高專業主管部門，自20世紀90年代初以來，就一直在大力提倡并積極推進干部人事檔案信息化工作。1995年1月，就頒布了《全國組織、干部、人事管理信息系統信息結構體系》，為全國組織、干部、人事管理信息系統軟件的設計提供了一套基本依據和統一標準；1997年，中組部在全國推廣由其監制的深圳版《全國組織干部人事信息系統》軟件，并于2000年開始了基于圖像的數字化干部人事檔案系統開發的調研準備工作，并進行了相關系統的研發工作。這些相關的文件以及國家頒布的各項規定，在很大程度上明確了干部人事檔案信息化的發展方向。

干部人事檔案工作是社會工作中極其關鍵的組成部分，所以在其干部人事檔案管理工作方面，必須要增強創新能力，通過各種方式方法來增強干部人事檔案工作的效率。干部人事檔案信息化可以將檔案全部存儲在其信息庫中，各個地區的檔案信息庫都可以相互的交流與連接，這樣也就增強了地區之間干部人事檔案工作的效率。傳統的干部人事檔案管理工作中所存在的主要問題就是其管理較為混亂，并且由于人事調動的頻繁與檔案的繁多，從而造成在其管理過程中不可避免地會出現檔案丟失或者檔案損壞的現象。并且由于傳統的檔案管理模式在其監督機制上也存在部分的漏洞，所以會有不法分子借機對檔案進行更改或者偷盜。而信息化的干部人事檔案管理，可以將其檔案管理全部在其信息化的平臺之上進行，不再采用紙質化檔案，完全無紙化辦公，這樣也就保證了其檔案在存放時不會出現損壞。并且其信息化平臺在構建好之后可以對各類的檔案進行分類，能有效地提高效率，減少工作人員的工作強度。信息化是未來社會發展的大趨勢，在相對較為繁瑣的檔案管理工作中應用，可以在極大程度上提高工作效率。并且可以更好的與其他部門進行交流與合作。現今我國在干部人事檔案信息化方面的發展還存在著一些缺陷，其主要的原因是技術支持并不到位，并且部門領導的重視程度不夠。這就在很大程度上導致干部人事檔案信息化無法更好的開展。干部人事信息化想要發展與進步，就應該將信息化更好的應用，這樣才能夠順應時代的潮流，提高工作效率，保證檔案工作更好的開展。

二、阻礙干部人事檔案信息化順利發展的誤區分析

干部人事檔案信息化的構建需要各個行業共同合作才能夠建成，并且干部人事檔案信息化在建設過程中是需要大量的資金支持以及優質的科技基礎與超前的信息化觀念，這些方面缺一不可。所以在其建設過程中，上級部門的不重視也就導致其建設存在著比較多的問題，無法更好的規劃建設，在構建時就會出現發展速度相對較慢，以及其標準無法統一的現象。現今我國在干部人事檔案信息化方面的發展還存在著不少的缺陷，其主要的原因是技術支持并不到位，并且部門領導的重視程度不夠。另外也存在一些其他原因，例如開發資金無法到位等，并且由于干部人事檔案管理不同于其他項目，其中較多的檔案存在涉密性，所以在建設過程中需要考慮與突破的方面相對較多。

在現今的干部人事檔案工作中，信息化無法更好的發展，有一重要的原因就是其組織領導是否對其關注，或者說在干部人事檔案信息化的構建中組織領導是否能夠真正對其構建進行統一的指揮或者強力的引導。現今干部人事檔案管理工作領導主要存在哪些問題呢？首先，是主管部門與其責任分工并不明確，不是一個領導統籌管理，而是需要有兩個領導部門同時管理，分別是組織與人事部門，這樣的領導管理方式也就導致其干部人事檔案管理工作的責任劃分并不明確，從而在建設干部人事檔案信息化的過程中一些問題就沒法有效的解決。另外是檔案行政管理部門的監督管理責任未落實，檔案行政管理部門沒有更好的對干部人事檔案管理工作進行相應的監督與指導。最后是在其機構的設置方面存在一定的問題，在檔案管理方面部分資源配置較為欠缺，而干部人事檔案信息化的構建是需要大量的人力物力財力的，所以只有保證其基礎資源，才能夠有效的促進干部人事檔案信息化的建設。現今在干部人事檔案管理工作中一些被多個領導單位管轄的單位或者部門沒有明確具體歸哪方領導，這樣也就導致人事檔案管理處于三不管的位置，需要有相關的規定來明確具體的歸屬方向。

三、改革是突破干部人事檔案信息化建設誤區的根本策略

想要更好的建設干部人事檔案信息化，首先就是要改變現今所存在的問題與阻礙，首先應該清楚信息化是未來社會發展的趨勢，明確信息化建設是干部人事檔案管理未來的重要發展方向。并且要從領導到員工等各個方面的從業者詳細的了解信息化在干部人事檔案工作中的作用，另外也要對檔案管理工作人員進行相應的信息化培訓，提高工作人員的信息化專業能力，在信息化建設完成之后能夠快速的融入新的工作方式與工作環境。在資金方面應該增加對于干部人事檔案信息化的資金投入，以此提高干部人事檔案信息化的研發力度，建設優質的干部人事檔案信息化管理平臺。在管理方面，應該促進檔案管理工作體制的改革，將其工作體制圍繞干部人事檔案信息化的發展方向進行改革，順應時代的發展潮流，努力改變在傳統模式之下存在的領導部門不明確等問題。

首先，應該明確其領導主管部門，確定一個部門作為主要的領導部門，由領導部門來解決各類問題，避免出現多個部門共同領導的現象。即使是多個部門共同管理的單位或者部門在其檔案管理方面也應該確定一個部門作為主要的領導部門。另外要增強對檔案管理部門的管理與監督，各級檔案行政管理部門應該對于干部人事檔案進行相應的監督與指導。只有這樣才能夠保證干部人事檔案信息化的建設順利開展。這樣的改革可以保證在其信息化建設完成之后，其工作人員與領導人員能夠更好地參與工作，減少工作中存在的矛盾，有效的提高工作效率。

在干部人事檔案信息化建設過程中，需要改革的主要問題還在健全工作機構等方面，要在各級都設立相關的人事檔案管理部門，同時其檔案管理部門也應該配備專門的管理人員，并且也要預備部分兼職的檔案管理人員，這樣才能夠有效的保證檔案管理工作更有效的進行。另外由于信息化的建設，所以在檔案管理部門中也應該配備專門管理其計算機運行或者網絡處理與聯絡方面的技術人員，避免在信息化平臺運行中出現系統故障無法及時的進行維護。在管理方面，首先應該完善管理體制與模式，干部人事檔案管理部門應該根據干部管理權限進行統一的干部人事檔案管理，針對本部門與地區來進行相應的監督與管理。另外在其管理的體制方面也應該順應信息化的發展趨勢，改變傳統的管理模式，可以采用集中管理的模式，也可以采用分別管理的方式來進行有效管理。