落實為民服務舉措強化公安檔案信息化管理

文/南京市公安局辦公室檔案科

信息化技術將檔案管理工作帶入新的發展階段，尤其是對于公安部門一類的檔案資料眾多的單位，檔案管理信息化是單位改革的大勢所趨。許多地區的公安部門和基層機構已經認識到公安檔案信息化建設的重要性，但由于人員、制度、設備等方面的因素，檔案管理的信息化建設并未取得預期效果，仍有許多可改進之處，值得研究與探討。

一、公安檔案信息化建設的必要性

（一）破解紙質存儲弊端，保障信息存儲的高密度。利用信息化技術開展檔案管理工作，主要依托計算機將檔案資料進行數字化處理，將檔案中文字、圖片、視音頻以計算機能夠識別的二進制方式進行存儲。和傳統的紙質化檔案存儲相比，節省了許多存儲空間和紙質資源。由于是數字化管理方式，相關人員只需要在電腦中輸入關鍵詞，就能迅速調閱所需檔案，縮短了查詢時間，可以說信息化檔案管理模式彌補了傳統紙質化管理的弊端。

（二）改變傳統檔案查詢，保障群眾查詢的便利性。公安檔案管理工作一方面是便于內部辦公的需求，另一方面也是為了保障公眾的知情權，解決公眾查閱檔案資料的需求，因此公安機關的檔案管理改革工作應落實“為民服務”的行政理念，將“方便群眾”作為改革的核心目標。以戶籍檔案的管理為例，群眾之前調閱自己的戶籍檔案需要到相應派出所開具相關證明，由負責辦事的人員到檔案室查找戶籍資料，需要耗費許多時間。如今只需要通過公安內網就可以調取相應的戶籍資料，直接從電腦中打印頁面就可以向相對人提供，讓群眾從中得到便利。英國信息化管理在便民服務方面體現更為明顯，英國警察局有專門的檔案自助查詢大廳，為公眾提供網絡、手機、紙和筆等工具，公眾只需要有合法證明和手續就可以利用自助服務機查詢到相應的信息，全程是免費的，真正將便民落到實處。

（三）合理利用信息優勢，保障檔案管理的高質量。檔案管理不僅是檔案存儲，還有檔案分析的過程。數字化的檔案管理可以利用計算機技術對現有的檔案數據進行加工分析，從分析結果中預測出事情發展走向，也可以隨時為公安決策提供數據參考。因此充分利用信息化為檔案管理帶來的優勢，對數據進行加工分析，有助于提高現代警務工作，從而服務群眾的生活，保障社會治安的穩定有序。

二、公安檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）操作人員意識不足，信息化檔案管理覆蓋率低。目前，許多大城市檔案管理信息化建設比較完善，有具體的檔案管理部門和操作人員，但在一些縣區或偏遠的地級市，檔案信息化管理的重要性顯然未得到重視。在這些地區的公安機構中，檔案管理通常由后勤人員兼職負責，這些人員由于未經過專業的檔案知識和技術訓練，認為檔案管理工作改革只是將原本的紙質化材料掃描錄入電子系統中，這種錯誤的認識會導致兩個后果：一是電子檔案覆蓋面不全。紙質化檔案涉及部門比較多，但并非所有檔案都轉化成了電子檔案，許多重要檔案并未實現信息化管理。二是對檔案利用率不高。具體的操作人員將“錄入”和“存儲”作為檔案管理的唯一要求，忽略了數據分析的重要性。實際上，許多兼職擔任檔案管理員的部門，操作人員對信息化系統使用方式一知半解，這是阻礙他們提升檔案管理技能的一大要素。

（二）軟件開發深度不足，信息化檔案管理流于形式。檔案信息化管理目標是為了給群眾帶來切實的便利，具體體現在縮短群眾查詢時間，減少群眾跑腿次數，做到“讓數據多跑腿，讓群眾少跑路”的目標。但實踐中，由于軟件開發力度不足，不同軟件之間沒有實現融合，由此給群眾帶來的便利舉措比較少。以戶籍檔案管理為例，戶籍檔案是群眾經常查詢的檔案資料，但由于一些部門戶籍檔案沒有完全錄入到系統，還有一些地方還沒有實現同城數據共享，這些都造成群眾可能要往返跑多次、跑多個部門才能查詢到檔案資料。因此盡快實現軟件深度融合，部門之間數據共享，才是公安工作服務為民的前提。

（三）相關制度建設不全，信息化檔案管理缺少環境。制度建設為檔案管理工作提供了明確的方向，明確了各部門職責、分工以及相關的措施保障。例如人員職責分工不清，導致許多檔案管理人員由其他部門人員兼職擔任，工作起來缺乏專業性；對設施設備缺少相關要求，造成電子設備配備不到位、保存環境過于潮濕等造成了檔案丟失；對部門分工不清，造成多部門之間相互推諉，檔案管理工作遲遲無法推進。以上這些其實都是單位內部沒有細化管理制度，針對檔案管理工作沒有明確具體的工作要求，最后造成這項工作質量無法提升。

三、改進公安檔案信息化管理的途徑分析

（一）加強思想培訓，全面梳理可供信息化管理的檔案。提高工作人員對檔案管理工作的思想認識是改革檔案管理模式的重要前提，對人員的思想認識培訓需緊密結合檔案管理工作的實際需求。具體來說，做好人員的思想培訓主要關注以下幾個方面：一是明確檔案管理向信息化方向改革是大勢所趨，是公安執法模式創新的重要組成。上到本級公安機構的領導，下到檔案管理的具體工作人員，都應意識到信息化建設是檔案管理的一場革命，檔案管理必然要向信息化方向轉變；二是電子檔案并不完全取代紙質檔案，而是實現兩者的雙軌制發展。重要的檔案資料既需要紙質化檔案，也需要電子檔案，紙質檔案作為信息的原始憑證更有證明力，因此具體工作中應給予兩者同等的認知；三是檔案管理并不只是存儲數據，更重要的是開發利用數據。檔案管理工作者需要挖掘數據檔案中有價值的部分，善于對數據資料進行分析，更好地發揮出檔案的重要價值，杜絕之前“重管輕用”的思想，最大程度地開發利用檔案，為部門決策、案件研判提供有力的支撐。

（二）完善平臺開發，打通不同平臺之間信息互通共享。系統平臺是信息化建設的重要保障，不同系統平臺之間存在障礙將影響信息數據的傳輸，也會影響檔案管理工作的效率。從目前的信息化建設來看，各單位都建立了不同的平臺管理系統，但這些平臺之間的數據傳輸通道并未打通。基于以上現狀，首要是解決不同平臺之間的數據傳輸問題：一是從國家層面或是省級層面研發綜合性的管理平臺，各單位通過對本單位的系統優化升級，使其能介入到國家或省級管理平臺中，實現數據共享；二是單位內部應使用同一的管理平臺，選擇單位目前綜合性最強的平臺，以此為基礎不斷拓展功能以滿足不同部門辦公的需求；三是延伸平臺的功能。目前的檔案管理平臺基本上實現了數據資料存儲、檢索、查詢功能，技術人員可以進一步挖掘對公安工作更為有效的功能，例如數據監測功能。當關鍵數據出現異常變化時能自動報警，或是通過對不同時段檔案資料數據分析而預測某些領域的風險，為行政工作提供指引，以此來減輕公安人員的執法壓力。

（三）做好頂層設計，分步推進檔案管理信息化的完善。任何事物的推進都需要頂層設計，我國的公安檔案管理工作也需要相應的頂層設計。雖然從國家層面和省級層面已經有了相應的制度，但具體落實下來仍然會出現“空洞”的情況，因此還需要各單位結合實際細化每一步計劃方案，明確各個環節的具體措施，推動檔案信息化改革穩步進行。制度設計主要包括以下幾個部分：一是強化隊伍建設與管理。選拔的檔案管理人員必須是兼具檔案管理知識和信息化操作能力的專業人員，且該隊伍應保持穩定；二是職能分工。檔案管理部門是檔案管理信息化工作的牽頭部門，裝備部門、后勤部門等是協同部門，各部門應明確分工，各司其職；三是基礎設施配置，包括檔案辦公用房、閱覽室、檔案庫房等，都應明確具體的建設標準；四是考核指標。將檔案管理工作納入年度工作考核內容中，明確考核的各項標準，為檔案管理工作優化指明方向。

四、結語

綜上所述，在信息化時代，公安的檔案管理工作應與信息化建設結合，改變傳統的紙質化檔案管理模式，培養專業的檔案管理人才，建立檔案管理專業團隊，將公安檔案管理工作的功效發揮出來。