新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理創(chuàng)新對(duì)策分析

文/株洲市中心醫(yī)院 李萌

醫(yī)院新醫(yī)改背景下，應(yīng)該創(chuàng)新制度、工作方式與管理方法，積極采用先進(jìn)的自動(dòng)化辦公技術(shù)，借助創(chuàng)新性的手段提升辦公室管理工作質(zhì)量與水平，改善當(dāng)前的辦公室管理工作現(xiàn)狀，打破傳統(tǒng)工作的局限性，充分發(fā)揮創(chuàng)新性手段的積極作用和優(yōu)勢(shì)。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理創(chuàng)新原則

（一）遵循優(yōu)化性的原則。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院辦公室管理創(chuàng)新的過程中，應(yīng)該遵循優(yōu)化性原則，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)工作、業(yè)務(wù)流程，提升辦公室管理的創(chuàng)新發(fā)展水平。首先，應(yīng)該優(yōu)化相關(guān)的團(tuán)隊(duì)工作，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)合作的力度，樹立目標(biāo)觀念，明確各項(xiàng)工作的目標(biāo)，在目標(biāo)導(dǎo)向下有效開展管理工作與評(píng)價(jià)工作。還需樹立責(zé)任與服務(wù)觀念意識(shí)，制定完善的崗位責(zé)任制度，為醫(yī)院的各個(gè)科室、各個(gè)部門提供服務(wù)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方面的工作，形成優(yōu)化性的辦公室管理模式。其次，優(yōu)化業(yè)務(wù)工作流程，全面分析各項(xiàng)工作流程中是否存在低效或是無效的部分，采用針對(duì)性的方式改革優(yōu)化，提升整體工作流程的完善性。

（二）遵循精細(xì)化原則。創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理方式的過程中，應(yīng)該遵循精細(xì)化的原則，在新醫(yī)改的背景下，精細(xì)化開展辦公室管理工作。首先，應(yīng)精細(xì)化落實(shí)人本服務(wù)理念，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)外部、各個(gè)部門之間的關(guān)系，給予員工一定的尊重，按照各個(gè)部門與業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況創(chuàng)建特色性與差異性的管理模式，針對(duì)性制定管理措施和規(guī)章制度。其次，在精細(xì)化創(chuàng)新管理的工作中，還需明確各個(gè)崗位員工的職責(zé)，有序開發(fā)利用人力資源，按照每位員工的專業(yè)優(yōu)勢(shì)配置崗位工作，提升人力資源管理的精細(xì)化水平。最后，在精細(xì)化創(chuàng)新管理期間，還需制定制度化與規(guī)范化的管理模式，提煉總結(jié)管理工作，使得各項(xiàng)辦公室管理工作更加細(xì)致、完善，充分落實(shí)各個(gè)崗位工作的職責(zé)，提升精細(xì)化管理水平。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理的問題

（一）制度與流程落后。目前部分醫(yī)院辦公室管理制度與流程還存在落后性的問題，難以滿足新醫(yī)改背景下的辦公室管理根本需求。由于辦公室管理制度落后，未能合理明確各個(gè)部門和員工的責(zé)任分工，在出現(xiàn)問題之后難以追究責(zé)任，甚至?xí)霈F(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。與此同時(shí)，管理流程落后的情況下，只能局限于事后總結(jié)，難以在事前有效預(yù)防出現(xiàn)工作問題，導(dǎo)致辦公室管理成效降低。

（二）管理工作方式落后。一些醫(yī)院辦公室在新醫(yī)改背景下，所采用的管理方式非常單一，只能局限于傳統(tǒng)的管理方式，不能按照新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室發(fā)展方向，適當(dāng)增加管理方法和服務(wù)內(nèi)容，難以在新醫(yī)改背景下有效執(zhí)行辦公室的管理工作。在日常工作中很難全面收集辦公室管理信息和內(nèi)容，不能借助先進(jìn)的技術(shù)方式分析、加工有關(guān)的信息，無法全面整合信息內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)部門提供準(zhǔn)確決策依據(jù)，對(duì)辦公室管理工作的高效化實(shí)施和開展會(huì)造成不利影響。

（三）員工管理方式落后。辦公室的員工管理工作中，未能結(jié)合新醫(yī)改的醫(yī)院辦公室服務(wù)特點(diǎn)和工作要求創(chuàng)建規(guī)范化的員工管理模式，難以增強(qiáng)醫(yī)院的辦公室員工管理效果。在員工管理的過程中，未能創(chuàng)建良好的教育培訓(xùn)工作方案與機(jī)制，難以通過多元化的培訓(xùn)方式培養(yǎng)高素質(zhì)優(yōu)秀人才隊(duì)伍，導(dǎo)致各方面的人才培訓(xùn)效果降低。

（四）考核評(píng)價(jià)方式落后。日常的考核工作還局限于傳統(tǒng)的績(jī)效考核，不能保證考核評(píng)價(jià)的全面性，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的工作問題，無法有效開展各方面的考核管理工作。且在考核評(píng)價(jià)的工作中沒有積極采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，無法綜合分析考核評(píng)價(jià)的結(jié)果，不能按照考核結(jié)果科學(xué)開展管理工作。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理的創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新管理制度與流程。為了能夠提升新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理的有效性，應(yīng)創(chuàng)新管理制度與流程，健全規(guī)章制度、辦公室管理的程序，改善辦公室管理現(xiàn)狀。首先，在創(chuàng)新規(guī)章制度的過程中，應(yīng)該注重人性化管理，明確員工與部門的責(zé)任分工，統(tǒng)一辦公室管理的標(biāo)準(zhǔn)，按照高質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行任務(wù)，利用制度規(guī)范和約束員工的行為。其次，在創(chuàng)新制度的過程中，還應(yīng)該收集各個(gè)部門與員工的意見建議，不再局限于傳統(tǒng)的制度，而是將人性化、剛性制度有機(jī)整合，在規(guī)范員工行為的同時(shí)利用人性化的獎(jiǎng)勵(lì)方式提升員工工作的積極性，增強(qiáng)辦公室的凝聚力。最后，在創(chuàng)新辦公室管理流程期間，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，在明確責(zé)任的同時(shí)，為每位辦公室員工制定崗位工作計(jì)劃、目標(biāo)，從之前的硬性流程規(guī)定轉(zhuǎn)變成事前預(yù)測(cè)問題、事中嚴(yán)格控制、事后歸納總結(jié)，全過程精細(xì)化管理，從根本上杜絕出現(xiàn)辦公室管理問題，提升整體的管理工作水平。

（二）創(chuàng)新管理工作方式。醫(yī)院辦公室在新醫(yī)改背景下，各項(xiàng)工作開始呈現(xiàn)出參謀性的發(fā)展趨勢(shì)，服務(wù)內(nèi)容逐漸增加，在此情況下，如果還局限于傳統(tǒng)的管理工作方式，將會(huì)誘發(fā)諸多的問題，不能確保管理工作的有效性。這就需要針對(duì)辦公室管理方式創(chuàng)新改革，在內(nèi)部篩選科學(xué)性較高的管理方法，遵循創(chuàng)新性的基本原則。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公室管理方法，創(chuàng)建相應(yīng)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，定期開展考核評(píng)價(jià)的活動(dòng)，明確辦公室員工在工作中是否存在問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，從根本上提升員工的工作效率與質(zhì)量。其次，在創(chuàng)新管理方法期間應(yīng)該創(chuàng)建完善的辦公室管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息系統(tǒng)，將所有辦公室管理的信息和內(nèi)容輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開展辦公室管理工作的審核與評(píng)價(jià)活動(dòng)，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室管理內(nèi)部存在的問題，生成解決問題的決策性建議，提升辦公室管理水平。最后，在創(chuàng)新工作方法期間，應(yīng)該注重決策方式的創(chuàng)新改革，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合各種決策信息，綜合分析、加工處理，做出相應(yīng)的信息反饋，便于跟蹤督查辦公室的各項(xiàng)工作，形成深入性的辦公室管理模式。除此之外，日常的醫(yī)院辦公室管理員工應(yīng)該積極采用新媒體技術(shù)，公開各項(xiàng)工作信息，便于各個(gè)部門進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，從根本上提升醫(yī)院辦公室管理的規(guī)范性水平、民主性程度。

（三）創(chuàng)新員工管理方式。從本質(zhì)上來講，新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理工作涉及的工作較為復(fù)雜，工作環(huán)境繁瑣，對(duì)員工提出的要求很高，工作人員不僅要掌握專業(yè)知識(shí)與工作技能，還應(yīng)該確保工作的高效化。在此情況下，為了提升員工的工作水平，應(yīng)該強(qiáng)化員工管理力度，創(chuàng)新員工管理方法，不再采用剛性的管理手段，而是要借助剛?cè)岵?jì)的管理方法開展工作。首先，在員工管理工作中融入人性化、情感性的管理理念，強(qiáng)化和員工之間的溝通交流力度，在相互協(xié)作的過程中營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍，打造平等的人際關(guān)系。其次，在員工管理期間還應(yīng)該注重培養(yǎng)責(zé)任感、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度，保證每項(xiàng)工作都能夠安排專業(yè)員工負(fù)責(zé)，按照工作成績(jī)、工作效果等進(jìn)行獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。最后，在創(chuàng)新員工管理方式的過程中，還應(yīng)該注重教育培訓(xùn)手段的改革創(chuàng)新，利用集中專業(yè)化培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)培訓(xùn)、外出進(jìn)修培訓(xùn)等方式，增強(qiáng)辦公室員工的工作能力與專業(yè)化水平。需要注意的是，在創(chuàng)新員工管理方式的過程中，還需注重考核評(píng)價(jià)方式的創(chuàng)新改革，利用部門評(píng)價(jià)員工、員工之間相互評(píng)價(jià)、員工評(píng)價(jià)管理方式等形式，綜合性評(píng)價(jià)員工工作效果、辦公室管理水平，提升考核工作的全面性。

（四）創(chuàng)新考核評(píng)價(jià)措施。為提升醫(yī)院辦公室管理工作效果，還應(yīng)該積極創(chuàng)新考核評(píng)價(jià)措施，采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，全面整合分析辦公室員工的數(shù)據(jù)信息，對(duì)各個(gè)崗位的工作信息、日常工作效果、工作質(zhì)量等全面分析研究，整合數(shù)據(jù)內(nèi)容，按照每位員工的崗位工作特點(diǎn)和不足，針對(duì)性開展案例工作和職務(wù)分配工作，提升考核評(píng)價(jià)的效果。與此同時(shí)，在考核評(píng)價(jià)創(chuàng)新的過程中，還可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為各個(gè)部門提供評(píng)價(jià)的渠道，部門之間相互溝通交流，針對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)和分析，研究新醫(yī)改背景下的辦公室服務(wù)要求、新的工作內(nèi)容，然后開展各種新服務(wù)工作、新服務(wù)項(xiàng)目的評(píng)估活動(dòng)，綜合評(píng)估之后一旦發(fā)現(xiàn)存在問題，就要提出解決的建議和對(duì)策，確保可以在新醫(yī)改背景下提升醫(yī)院辦公室的管理工作、服務(wù)工作質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

新醫(yī)改背景下，辦公室管理工作存在考核評(píng)價(jià)方式、員工管理方式、工作方式與制度落后的問題，不利于辦公室管理工作的有效執(zhí)行。這就需要醫(yī)院辦公室積極開展創(chuàng)新工作，遵循精細(xì)化的原則，針對(duì)辦公室管理制度流程全面創(chuàng)新改革，篩選最佳的辦公室管理方式，改革創(chuàng)新考核評(píng)價(jià)措施，提升辦公室管理工作、服務(wù)工作水平，滿足新醫(yī)改背景下的工作要求。