當代辦公室團隊建設面臨的主要問題及對策

文/中共東蘭縣委黨校 馬遠翔

一、辦公室團隊建設的重要意義

團隊是指一群人為了一個共同的目標而相互配合所形成的工作團體。團隊合作能夠提高整體工作的效果，一般來說，團隊的工作業績往往大于個人的業績以及各部分的功能之和，這正是團隊的根本功能所在。團隊存在的意義就是在保證團隊成員完成團隊工作的同時，使每個人都能夠積極參與，發揮所長，從而產生積極的協同效應。團隊中的個人在某些方面，彼此之間能夠互補，以便于在他人薄弱的環節給予幫助，更好地完成團隊任務。辦公室團隊是單位中非常重要的工作團體，其工作質量的高低決定著單位的利益得失。因此，辦公室團隊建設具有重要意義。

（一）辦公室在單位中肩負重任。從管理的角度來看，辦公室是單位管理系統中的重要部分，屬于管理部門。它的主要職責是負責與其上、下級以及社會協調溝通事務，具有工作樞紐的作用。辦公室團隊的質量會直接影響到單位的口碑、榮譽以及管理水平的高低，最終對單位的發展造成重大影響。從服務的角度來看，辦公室團隊具有服務的性質，服務于整個單位的員工，每項工作的質量、效率會間接影響到單位其他員工的工作、身心狀態。因此，建設高質量的辦公室團隊能夠提高整個單位的工作效率以及文化建設水平。

（二）辦公室團隊需要凝結內部力量。辦公室一般設置眾多職位，并且團隊內部分工明確，不同的崗位完成不同的工作。但是不同崗位之間不是完全沒有聯系的，他們在各自分工的基礎上，與其他崗位人員取得合作，使辦公室團隊形成一個有機的整體。辦公室每個工作人員的能力都有一定的限度，只有善于與他人合作，取長補短，才能彌補自身的不足，在合作中實現雙贏。辦公室團隊內的合作一般有兩種情況：1.同一份工作本身需要多個崗位的人員共同完成；2.某一崗位的本職工作，在其他崗位人員的幫助下，出色完成任務。

（三）建設優秀的辦公室團隊關系到單位的發展。辦公室團隊承擔著整個單位各項業務的管理任務，只有提高辦公室的工作效率、工作質量，才能為單位其他方面的建設提供保障，所以辦公室工作看似平平無奇，實際上卻影響著整個單位發展，是單位中的關鍵部分。一旦辦公室工作無法正常運行，則會對單位造成嚴重的負面影響。而且，只有將辦公室建設成為一支團結合作、勇于擔當、作風優良的隊伍，才能夠保證辦公室人員在按時完成自己的本職任務基礎上，為其他人員提供最優質的服務，提高工作質量和效果，最終促進單位的整體工作質量。相反，如果辦公室是一支松散、能力低下、作風不良的團隊，團隊人員不僅不能完成自己的本職工作，而且還“窩里斗”，浪費每一個人的能力，遇事畏首畏尾、互相推脫，則會給單位帶來一系列不必要的麻煩，單位中的個人也無法獲得成功。因此，單位要想不斷發展，需要加快建設高質量的辦公室團隊，提高其工作效率和工作質量。

二、當代辦公室團隊建設面臨的主要問題

（一）辦公室工作人員受傳統觀念的影響較為嚴重。大數據時代的不斷發展，要求辦公室相關工作人員不僅要完成自己的本職工作，同時也要求相關工作人員要加大對于新技術的學習，采用創新的管理方式和新的管理方法來完成工作。但是現在諸多單位受傳統觀念的影響，缺乏這種創新和冒險的精神，一些單位的管理人員，更重視單位的資金技術等方面的問題，而缺乏對辦公室人才的重視，并且這些高層人員的理念以及態度，在一定程度上對基層工作人員產生了影響，使得這些辦公室工作人員產生了思維慣性，缺乏創新精神，進而使得辦公室團隊工作停滯不前，無法適應時代的要求，嚴重阻礙了單位的健康發展。

（二）不合理的團隊結構及制度。目前辦公室團隊人員中，大部分是30歲以上的職工，年輕職工較少，導致整個團隊缺乏活力和創新能力。而且辦公室團隊人員的學歷較低，與其管理、服務對象呈現出不對稱的局面。另外，辦公室工作屬于基層工作，團隊內人員的升職晉升機會少，再加上團隊內缺乏人文關懷和團隊文化，激勵制度不夠公平等因素，造成團隊人員缺少對工作的積極性，不愿意為了團隊的發展而努力。

（三）人才競爭現象阻礙了團隊吸收優秀人才。當代信息技術飛快發展，辦公室更加注重工作人員的復合型能力，這是因為現在的單位對人才的需求不僅是人與人之間的溝通，還涉及許多領域的工作。而且，這些工作需要在不斷實踐與學習中才能夠完成。當代辦公室人員不僅需要具要有良好的專業知識和較強人際溝通能力，還要對工作負責，具備使用網絡技術等能力。而這種復合型人才的缺乏，往往導致辦公室團隊工作水平低下，效率不高。

（四）辦公室團隊缺乏凝聚力。辦公室團隊是由不同的人組成的團體，由于每個人在性格、價值觀、修養、能力等方面都具有一定的差異，團隊工作人員之間除了工作上的關系，很少進行情感溝通，而且加上團隊的本身結構、制度問題，造成辦公室團隊缺乏凝聚力，工作人員之間缺乏信任，最后導致辦公室團隊工作效率低下，團隊人員之間關系惡劣，甚至會產生沖突，這些都會阻礙辦公室團隊的建設以及單位的健康發展。

三、做好辦公室團隊建設的對策

（一）建立辦公室相關人員的創新型思想觀念。當代辦公室團隊管理工作的方式方法還處于發展階段，很多單位的辦公室團隊管理方式大多以手工操作為主，過于注重薪資核算、檔案管理、績效考核等方面，辦公室團隊無法發揮應有的作用，這種管理方法模式太陳舊，往往不能滿足單位發展的要求，雖然一些單位在此方面進行改革，但經常是治標不治本。信息時代單位對辦公室團隊人員的要求已不再是傳統的那些要求了，單位不僅要求辦公室人員樹立“以人為本”的管理理念，同時也要求辦公室工作人員充分認識到創新型思想觀念的重要性，只有這樣才能實現單位的進步和發展。建立辦公室相關人員的創新型思想觀念，不僅可以提高員工的工作積極性，而且還可以落實改革政策，同時，單位必須跟上大數據時代的步伐，通過大數據創造新的管理模式，使辦公室工作人員在充分了解和認識的基礎上，與新時期的創新管理思維觀念相融合，實現單位的健康可持續發展。

（二）優化辦公室團隊成員結構，改善團隊制度。一般來說，辦公室團隊需要具備不同素質、不同學歷、不同年齡段的工作人員，他們在團隊中承擔著不一樣的角色，例如，團隊中必須具備領導者、監督者、協調者等。每個人都具有各自的特點，能夠做到相互幫助，互惠互利，并且將自身的優勢發揮到極致，這樣才能建設一個高質量的團隊。另外，應該設置科學合理的團隊人員獎懲制度，在不斷的實踐中積累經驗，讓每個人都能感受到公平公正，對團隊產生歸屬感。除此之外，團隊的領導應該多給予團隊人員一些人文關懷，讓團隊成員能夠尋求到工作之余的感情紐帶。

（三）加大優秀人才的吸收，加強員工培訓。大數據時代的到來，使得傳統的辦公室人員管理模式已經不能適應單位的發展，傳統的辦公室人員管理模式不能有效對員工信息進行收集與整合，存在諸多弊端，這就要求要對辦公室人才引進流程和方式進行創新，為辦公室團隊發掘與培養人才，滿足單位工作的需求。因此，單位應該拓寬辦公室團隊人員的引進范圍，引進先進的復合型優秀人員，建立辦公室的創新型發展機制，從而提高辦公室乃至整個單位的職工素養以及工作效率。另外，對于辦公室的老員工，應該為他們創造良好的學習培訓條件，讓他們在掌握基本技能的基礎上，學習多方面的知識。例如，辦公室負責公文寫作的人員，單位可以鼓勵他們積極參加培訓，學習一些計算機應用等方面的知識。當然，單位要注重培訓內容的多元性和專業性，鼓勵辦公室團隊的每一個人員參與其中，讓他們獲得各方面能力的提升，從而更好地完成團隊任務。

四、結語

總之，辦公室團隊建設對單位的工作水平、工作效率有著非常巨大的影響，因此，如何建設一支高質量的辦公室團隊，是我們應該深入了解和探討的問題。而建設高質量的辦公室團隊，要求我們能從實際出發，分析辦公室團隊面臨的主要問題及原因，并實施相應的策略。