基于內(nèi)控目標的高校固定資產(chǎn)信息化管理探析

尤玉蓮 華南師范大學財務處

一、高校固定資產(chǎn)核算和內(nèi)控管理存在的不足

(一)采購與驗收對高校固定資產(chǎn)核算的影響

首先，高校不同部門與學科發(fā)展對固定資產(chǎn)的需求多樣，但是各學科的獨立性與經(jīng)費的復雜性等原因都會引起各學院科研工作者購置時缺乏溝通，只注重自身使用需求，利用時臨時購買資源自享、盲目購買使用但是過后長期閑置利用率不高等資產(chǎn)浪費現(xiàn)象。其次，辦公類、教學類、科研類固定資產(chǎn)等在政府采購目錄內(nèi)的項目以后符合固定資產(chǎn)入賬要求的其他資產(chǎn)分類也越來越精細，很多教師或者執(zhí)行具體事務的助理人員專業(yè)性不強，對此不了解固定資產(chǎn)的屬性，與專業(yè)的資產(chǎn)管理職能部門沒有及時溝通，資產(chǎn)購置隨意性大，甚至把固定資產(chǎn)當做耗材來理解，許多固定資產(chǎn)購置入賬時間不及時甚至沒有入賬，造成固定資產(chǎn)會計核算信息質(zhì)量缺乏完整性。這也給后期的資產(chǎn)盤點核查帶來很大困難，也就出現(xiàn)了已使用但未入賬、已入賬但未及時提折舊或者意外損失未報廢等賬實不符甚至流失的情況，造成固定資產(chǎn)購進資金的大量消耗但是運行效率低下的矛盾狀況。

(二)日常管理對高校固定資產(chǎn)核算的影響

高校固定資產(chǎn)管理，對其作為行政事業(yè)單位的職能完成有著非常重要的意義。隨著高校學科建設規(guī)模的擴大與范圍的深入，固定資產(chǎn)種類越來越多，管理范圍的擴大，使用部門與職能管理部門的溝通內(nèi)容越來越多，各種因素會導致管理的重點事項、關鍵環(huán)節(jié)不斷增多，管理的難度可想而知，近些年來在固定資產(chǎn)的采購和入賬方面的基礎核算就存在數(shù)據(jù)錯誤等漏洞，而且在日常使用、轉讓、維修維護、盤點和報廢等沒有建立完善的管理控制體系，一些高校甚至是各使用部門或者學院自行統(tǒng)計上報職能管理部門，使用部門自行盤點、自行維護，沒有專業(yè)的資產(chǎn)管理員進行監(jiān)督核查，造成固定資產(chǎn)的管理就像走形式，造成監(jiān)管嚴重缺失等現(xiàn)象，難談查漏補救，對于固定資產(chǎn)從采購、日常維護、報廢的過程中出現(xiàn)的違規(guī)現(xiàn)象難以及時察覺，對于使用到一定年限磨損后出現(xiàn)的操作風險也難以察覺。

(三)對固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制認識不足

在高校的固定資產(chǎn)不斷增加，規(guī)模和分類也越來越復雜的情況下如何從內(nèi)部控制的角度對越來越龐大的固定資產(chǎn)進行高效管理，成為許多高校目前關注的重要問題之一。常見問題比如有購買資金來源多、購買渠道較多，使用人員和實際管理的學院過多、機構相對龐大，資產(chǎn)管理專業(yè)能力卻參差不齊，對于資產(chǎn)內(nèi)部控制的認識局限于在財務控制、上級職能部門的指令遵從等層面，而沒有建立有效的資產(chǎn)共享和使用情況的溝通協(xié)調(diào)機制，甚至存在內(nèi)部控制是財務部門、審計部門的事的錯誤認識。同時，隨著高校科研業(yè)務活動的多樣化，出現(xiàn)了原有的資產(chǎn)管理文件規(guī)章制度與新業(yè)務或者特殊事項不匹配、科研需求與流程管理不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，從而造成一系列的管理混亂，這些可能性的因素會導致資產(chǎn)管理內(nèi)部控制治理效果的低下甚至失效。

二、基于內(nèi)控目標的高校固定資產(chǎn)信息化管理的建議

固定資產(chǎn)的管理不僅僅局限在采購和入賬等經(jīng)濟活動和初始的會計核算業(yè)務，而是深入拓展到資產(chǎn)管理的全部業(yè)務活動，涉及到內(nèi)部管理權力的整個運行過程。因此要充分發(fā)揮內(nèi)部控制在提升固定資產(chǎn)管理水平中的重要作用，將內(nèi)部控制的要求轉換為切實的流程，并將流程的具體操作步驟嵌入到固定資產(chǎn)管理信息化流程建設中，從而步步規(guī)范固定資產(chǎn)管理活動流程，及時發(fā)現(xiàn)、防范管理混亂的環(huán)節(jié)，才能切實達到內(nèi)控提升固定資產(chǎn)管理效能，使固定資產(chǎn)管理有的放矢發(fā)揮效益。

(一)提升對固定資產(chǎn)信息化管控目標的認識

高校要引導固定資產(chǎn)各采購使用單位以及職能管理部門充分認識資產(chǎn)管理內(nèi)控目標的重要性，提升自身管理責任意識，重視使用單位本身的信息化流程管理建設。高校資產(chǎn)管理涉及的部門和學院都要意識到固定資產(chǎn)的管理是跨部門合作、多部門共擔責任的，單位資產(chǎn)管理內(nèi)控制度在符合單位自身經(jīng)濟業(yè)務需求的同時，也要明確內(nèi)控的目標和關鍵環(huán)節(jié)、風險點，每個部門都要保證合規(guī)合法，遵照執(zhí)行財固定資產(chǎn)管理內(nèi)控制度，從使用申請的學院和部門到采購部門、資產(chǎn)管理部門、財務部門甚至基建部門、審計部門等都是內(nèi)控制度環(huán)節(jié)中的關鍵節(jié)點，要加強部門之間的交流和溝通，同時接受內(nèi)控制度的約束。引導教職人員掌握各項流程與下一步流程的銜接性，降低走一步解釋下一步的工作力度，爭取實現(xiàn)規(guī)范化、流程化的固定資產(chǎn)信息化管理。

(二)固定資產(chǎn)信息化管理建設建議

高校要依據(jù)《政府會計準則第3號——固定資產(chǎn)》應用指南以及內(nèi)控制度關于固定資產(chǎn)的分類和折舊年限的規(guī)定，在《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》基礎上建立相應的管理制度，適當根據(jù)職能管理部門和科研人員實際需要進一步細化其類別，科學合理地將資產(chǎn)管理要求細化具體化、明確化，明確固定資產(chǎn)界定及分類，掌握其單位價值判斷的標準，在固定資產(chǎn)性質(zhì)、使用目標和用途基礎上分類統(tǒng)計并選擇合理折舊方法。

制定統(tǒng)一的高校固定資產(chǎn)管理制度之后，明確其在實務中的指導作用，將資產(chǎn)預算與采購申請、采購生成和合同管理、采購審批與資產(chǎn)報銷、資產(chǎn)報銷與資產(chǎn)登記、資產(chǎn)維護與價值變更登記、資產(chǎn)磨損與折舊計提、資產(chǎn)毀損與資產(chǎn)報廢等步驟流程相互關聯(lián)，單據(jù)生成、數(shù)據(jù)傳輸、信息推送逐步自動化，流程自然銜接，從而實時快速、精準完整地實現(xiàn)規(guī)范控制。在各個步驟中要建立相應的規(guī)范標準，自覺約束各個環(huán)節(jié)，職能工作部門和科研工作人員在制定經(jīng)費中固定資產(chǎn)預算時，應控制好資產(chǎn)規(guī)模，申請購置固定資產(chǎn)時，應遵循相應的審批和采購流程，固定資產(chǎn)應用指南中所規(guī)定的固定資產(chǎn)折舊年限，并及時入賬確定好固定資產(chǎn)分類號，以便分門別類管理，對于文物、圖書等文化資產(chǎn)以及符合“無形資產(chǎn)”定義的，比如專利權、著作權、商標權、非專利技術等以及自制研究或非系統(tǒng)應用基礎的軟件，分離做好“無形資產(chǎn)”核算，不能與固定資產(chǎn)混合。同時區(qū)分租賃和受托代理固定資產(chǎn)應有單獨的管理數(shù)據(jù)，不計提折舊。對于捐贈類固定資產(chǎn)應做好價值評估或者按照“名義金額”入賬。對于資產(chǎn)類別、使用年限、折舊方法要經(jīng)常與上級部門溝通審核，確保與規(guī)定一致。

固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理是牽涉多部門業(yè)務的工作，需要整合不同部門的信息軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)之間需要建立相關聯(lián)系。資產(chǎn)管理和財務部門是關鍵環(huán)節(jié)，應主動擔起牽頭作用。首先，將資產(chǎn)管理部門的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購部門的采購審批系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)和財務報銷核算系統(tǒng)銜接，形成計劃事先報備、采購事前審批、招標投標登記、合同管理、財務報銷、固定資產(chǎn)入賬、入庫驗收、日常維護登記等步驟形成完整的流程，在各流程制定相應的管理規(guī)范。將采購申請與經(jīng)費預算指標掛鉤，數(shù)據(jù)匹配；采購以及日常維護活動轉換為相關資料在信息系統(tǒng)完整形成，從而達到管理流程清晰、經(jīng)濟責任清楚。其次，將資產(chǎn)報銷系統(tǒng)在財務核算系統(tǒng)中作為獨立板塊運營，達到支出前期分類，同時與預算系統(tǒng)進行對接，與預算數(shù)據(jù)實時核對，在報銷端設置分級授權，以實現(xiàn)分層管理權責清晰。在整個流程設置和運行過程中，財務檔案自動生成實現(xiàn)電子化，控制管理流程化，在規(guī)范固定資產(chǎn)運營的經(jīng)濟行為的同時，便利化日后的盤點監(jiān)督。資產(chǎn)數(shù)據(jù)的信息化能夠幫助完善梳理固定資產(chǎn)管理整個工作流程，入庫和報銷相互分離，理清后續(xù)關鍵環(huán)節(jié)、重點難點、易錯易漏之處，整個過程管理更加智能化，數(shù)據(jù)更加準確，到最后報廢處置等更加高效，而且信息化軟件系統(tǒng)的主動判斷、數(shù)據(jù)匹配和傳送，降低了人為操控風險。整個流程實現(xiàn)了資產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的數(shù)據(jù)系統(tǒng)實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)的共享和實時監(jiān)控，經(jīng)費支出和資產(chǎn)管理的動態(tài)化和精確性，完成了跨部門資產(chǎn)管理活動的內(nèi)部控制工作，提高資產(chǎn)管理工作的效率。

三、結語

高校固定資產(chǎn)是高等院校從事教學科研以及保障性行政辦公和后勤服務工作的重要基礎，也是高等院校資產(chǎn)的重要組成部分，應以《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度(試行)》為基礎對固定資產(chǎn)業(yè)務活動全面全方位梳理，確立固定資產(chǎn)內(nèi)控目標，規(guī)范固定資產(chǎn)核算方法，建立業(yè)務整合和流程銜接緊密的信息化管理流程，減少非程序性的步驟，將制度文件、辦事流程內(nèi)化到內(nèi)控系統(tǒng)，引導教職員工規(guī)范操作，實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)自動信息化，加強部門數(shù)據(jù)互通，形成以信息化為平臺的業(yè)務內(nèi)部控制規(guī)范，在業(yè)務貼近實務、教工需求的同時，提高管理水平。