淺談電子檔案的利用意義與原則

劉 穎 天津市薊州區人力資源和社會保障局

電子檔案是計算機技術飛速發展下的時代產物，是傳統紙質檔案在信息化社會中的新型生存模式。對檔案管理人員而言，只需通過互聯網和計算機便可高效地管理和利用電子檔案，讓檔案所承載的信息資源實現共享以及價值擴大化。為確保電子檔案的有效利用，應當對其有充分了解，以便相關工作的順利推進。

一、電子檔案的含義與特征

電子檔案是以電子文件的形式將具有保存和利用價值的信息資源進行存儲的數據載體，它依托計算機環境和相關電子設備而實現存儲和讀取。電子檔案是一類特殊的檔案，既具有檔案的一般屬性，又體現出以下特性：第一，依賴性。電子檔案的制作、傳輸、存儲、輸出等一系列操作都必須借助計算機系統完成，必須要有相應的硬件及軟件等技術條件支持；第二，高密性。絕大多數電子檔案均存儲在光盤、硬盤、軟盤上，這些介質或載體隨著信息技術的不斷發展，其存儲密度將持續擴大；第三，分離性。由于電子檔案以數字化形態構成，因此它不受制于載體，可以通過數字信號的方式在不同存儲介質之間進行移動；第四，集合性。電子檔案的內容呈現有文字、圖片、音頻、視頻等多種表達形式，極大地豐富了檔案的內容價值；第五，共享性。電子檔案可以借助互聯網進行傳輸，使用者不受地域和人數的限制，即便在同一時間也能夠滿足不同使用者的需求，自身利用價值得到了顯著提升；第六，不穩定性。也由于電子檔案具備與載體的可分離性，使其本身相較傳統紙質檔案更不安全，被修改、盜取、刪除的可行性很高，需要重點防范。

二、電子檔案的利用方式

(一)用作資料拷貝

電子檔案的利用最常見于各單位檔案管理部門向使用者提供信息資源，且是以拷貝件的形式存在于各種電子設備載體。在此過程中，必須采取安全的措施將電子檔案轉換成通用標準的存儲格式，方便使用者順利讀取和利用。常見的電子檔案拷貝件形式有膠片、膠卷、光盤、軟盤、數據文檔等，在各種場合均能發揮作用。

(二)用于直接提供

一些單位的檔案管理部門，可以直接通過計算機網絡查詢和提取相關信息資源，而電子檔案的存在極大地方便了工作人員的調用，同時提高了查詢速度。不僅如此，電子檔案還支持異地查詢、提取以及多人協同工作，以信息資源貢獻的優勢最大化自身的利用效能。

(三)用作咨詢服務

部分檔案管理人員為了更好地為使用者解答與信息咨詢服務相關的問題，可以以電子檔案為載體，公開一些有參考價值的內容，比如電子檔案的檢索途徑、電子檔案的形成背景、電子檔案的變化記錄等，方便使用者靈活根據自己的需求查閱相關內容。

(四)用于信息編研

面向大眾的電子檔案應當在內容上進行科學分類與梳理，這需要相關工作人員按照一定的標準對部分信息進行加工和編研，從而形成不同形式的電子檔案輸出成品。電子檔案的編研標準通常包括：基于信息加工方式不同而出現的編譯型、摘要型、著述型等，基于信息分類不同而出現的圖像型、文字型、音頻型、視頻型等，基于用途不同而出現的打印型、出版型等。

(五)用作網站服務

電子檔案本身就是以電子信息存在的數據集合體，這為很多單位的檔案信息資源服務提供了便利，即直接在網站上發布相關內容。電子檔案網站通常需要各單位根據自身情況專門建立，它具有信息量充足、服務范圍廣、開放性良好等特征，可以將有價值的檔案資料進行直接呈現。

三、電子檔案利用過程中應注意的問題

(一)電子檔案網絡及其信息安全問題

電子檔案的利用首先要關注的就是信息安全問題，一方面來自于數字化信息賴以生存的計算機和互聯網本身具有極大的不安全隱患，另一方面來自于檔案管理過程中安保意識不強、安保措施有漏洞等因素。基于這兩點認知，提高電子檔案利用安全性就需要從技術和人這兩方面入手：在技術上，應采用有效的信息保密技術，具體可綜合使用電子簽名、電子水印等防偽技術，并保持技術的及時更新和升級。同時，要做好檔案的系統備份與數據恢復工作，以便在遭遇突發事件時可以確保電子檔案的安全穩定；在人的因素上，應針對檔案的管理和使用，加強制度建設與責任明確，同時通過必要的教育培訓，強化相關人員的工作規范性和保密意識。

(二)電子檔案利用理念及人才供給問題

首先，考慮到基于網絡環境的檔案信息資源與傳統檔案存在巨大差異性，因此檔案工作者需及時改變“你查我調”的利用理念，奉行“以人為本”的原則進行主動服務，將電子檔案的利用范圍進行擴大、利用對象進行拓展、利用方式進行變革創新，從而保證新時代電子檔案利用有效性。對于檔案利用者而言，也需要轉變利用思路，意識到檔案并非是神秘不可接觸的，而是與自己的工作生活息息相關，要嚴肅認知法律賦予了權利來查詢利用已公開的電子檔案，將其作為公民的合法義務以及政府給予的社會福利，從而借助檔案信息來幫助自己在工作和生活上獲得提升。綜合來說，檔案工作者和利用者雙方應同時改變傳統理念，基于各自的立場發揮電子檔案的價值，讓電子檔案為社會做出更大的貢獻。

其次，電子檔案的科學管理與有效利用需要專門的工作人員，因此加強人才隊伍建設必不可少。想要順利實現電子檔案信息聯網服務，必須擁有專業技術過硬、素質到位的檔案人員，并確保其在檔案部門的地位和作用能夠完全發揮。然而從目前的現狀來看，很多單位沒有做好檔案人才隊伍建設，有些是缺少足夠的高素質IT人才，有些是缺少充足的檔案專業理論知識和實踐經驗，導致相關工作的開展舉步維艱。綜合而言，檔案管理部門應積極拓展兩類人才，一類是計算機人才，一類是檔案專業人才，通過兩者的優勢互補來實現電子檔案工作的有效推進。需要注意的是，考慮到各種實際情況的制約，不建議這兩類人才相互替代，即不提倡單位專門培養具備計算機和檔案管理雙重素質的人才。這是因為該理念過于理想化，違背了檔案工作者的初衷，即解決檔案管理、存儲和服務過程中的各種問題，最合理的措施是通過合理分工來實現各自價值最大化，從而提高電子檔案的利用效率，節省資金和人力。

(三)電子檔案利用法律法規和法律效力問題

首先，考慮到電子檔案的利用必然會設計國家、集體或個人的利益關系，因此對其進行利用必須受到相關法律法規的約束，而這種約束既要求檔案部門盡職盡責，也要求利用者不得逾越，如此才能協調好各方利益。常見的《檔案法》《保密法》《著作權法》《政府信息公開條例》等就是必須依據的法律法規。除此之外，檔案部門自身也應當根據自身情況制定專門的電子檔案利用規章制度，并輔以合理的懲處措施，比如針對網絡黑客入侵的處罰等。

其次，無論國內還是國外早已達成共識，電子檔案具備法律效力。但需要注意的是，關于電子檔案在法律證據上的作用，我國目前并未給予明確定位，僅僅歸于“試聽資料”類。由此可知，現階段用電子檔案作為法律證據的效力有限。而造成這一局面的根本原因恰恰是電子檔案本身的特點，即內容易于被篡改、儲存載體安全性差、保存有難度等，使得人們普遍對其可靠程度持懷疑態度，因此未將其用作對待證事實的單獨證明，這樣無形中制約了電子檔案的利用。如果想要切實提升電子檔案的法律效力，則可以從這兩方面入手：第一，突出電子檔案的證明作用。目前學界正著力研究這一問題，普遍認為這是提升電子檔案法律效力的關鍵，由此逐漸形成了“新來源觀”這一理論，即“對于電子檔案，不但要關注其本身的內容，更要關注其形成、鑒定、整理等不同環節，運用全過程動態監控管理，來確保電子檔案的可靠性與真實性，從而有效強化其證據作用”。該觀點不但在學術界備受推崇，也得到了信息技術領域的重大支持，后者正在努力攻關以確保其發揮效力；第二，增強電子檔案在證據法中的地位。盡管當前電子檔案被歸于“視聽資料”里，在納入證據體系上不存在實質性障礙，但其作為“間接證據”的地位對于實際利用效果很不利。為此，電子檔案理論研究不斷深入，相關技術性保障措施逐漸被開發出來，但最終仍需要提升其在立法中的法律地位。換句話說，只有立法部門將電子檔案判定為“直接證據”時，才能將其視為和紙質檔案擁有同等的法律地位，這樣就能從法律角度給予電子檔案的利用以有效保障。

(四)電子檔案利用的標準化問題

我國檔案部門近幾年通過各種途徑致力于國家電子政務的標準化建設以及檔案信息化標準研制工作，圍繞業務行標、技術性和管理性對電子檔案的標準規范設計了整體的框架。當然，在這領域目前仍處于發展建設中，可以借鑒的是已經成熟的國外電子檔案信息化標準，比如美國國防部于1997年制定的滿足文件管理應用功能最低要求的設計標準，就對電子文件歸檔和檢索應參考的操作、立法及法律需求等給出了明確界定，使得電子檔案的載體介質具備了信息化標準規范。而對于我國來講，后續也應當基于自身情況進一步加強檔案信息化標準規范體系的建設工作，確保電子檔案的利用更加科學、更加規范、更加高效。

四、結語

電子檔案的出現是時代發展下的產物，是信息技術于傳統工作內容的有效結合。而對于電子檔案的利用需要綜合考慮各種實際情況，隨著持續深入地開發，其利用意義和原則也在不斷擴充中，無論檔案制作者還是使用者都應當認真對待并熟練掌握，以便在相關工作中基于合法、合規的前提下最大程度發揮電子檔案的使用價值。