企業檔案信息化建設與企業管理創新研究

柴晶晶 中煤平朔集團有限公司

一、企業檔案信息化的內涵及其與企業管理創新的關系

企業檔案信息化是企業創新管理和企業信息化的一部分，是推動企業發展的直接關鍵因素，必須在企業的發展建設中得到全方面的體現。企業檔案信息化工作不是拍腦袋而來的，是在國家政策法規的指導下，依據相應的技術手段，結合管理學知識，在掌握企業檔案信息的基礎上而建立的。可以實現企業檔案信息分類的信息化、信息數據存儲的自動化，信息查詢的便利化。

市場經濟環境的日新月異要求企業的現代化管理策略不斷創新，而檔案信息化給企業管理的創新提供了更為便利的途徑。通過檔案信息化可便捷獲取企業管理涉及的方方面面的信息。企業正常運轉過程中的生產經營、行政管理、人力管理、財務管理等各個流程、各項事務均在檔案資料中有據可查，這些資料為企業決策提供了依據。合理利用檔案的信息化資源，促使企業管理手段和方法不斷創新，從而提高企業管理效率，提升企業競爭力，保障企業長遠發展。

二、企業檔案信息化建設與管理創新工作存在的問題

(一)觀念薄弱，重視程度不夠

當前企業檔案信息化建設及企業管理創新工作開展的不太順利。我國經濟的飛速發展推動了眾多中小企業的蓬勃發展，但是因為中小企業的性質問題，加之企業領導層的認識因素，當前對于中小企業檔案信息化的工作不太重視，其建設工作難以大面積的進行開展。多當前的實踐情況來看，企業檔案信息處于非常隨意的一種狀態之下，管理混亂，主要表現在以下幾點。

第一，企業工作人員對于企業檔案信息的管理不重視，信息收集不全面；第二，企業檔案管理設施和設備較為陳舊，信息化管理設備幾乎沒有；第三，企業沒有專職的檔案管理人員，主要是由企業的辦公室工作人員兼任檔案管理人員，企業檔案管理及信息化工作缺乏專業性。

以上三大因素導致當前中小企業的檔案信息化及管理創新工作較難開展，檔案信息化建設的目標完成不了，想通過企業檔案信息化而進行企業管理創新的設想也實現不了。

我國中小企業領導和管理層企業檔案信息化的觀念薄弱、重視程度不夠是導致該種情況發展的核心原因。當前各行各業的市場競爭都非常之大，企業都是以生存和發展為主要目標，否則稍有不慎，企業就會在殘酷的市場競爭中被淘汰。在殘酷的市場競爭中，企業檔案的信息化建設和企業管理創新工作屬于花錢項目，開支較大，一般是被列入企業最不受重視的工作，只要在其它工作都處理完，企業經濟效益可以的狀態下，才有可能開展得下去。

(二)資金、技術等基礎條件投入不足，開展情況不平衡

對當前中小企業檔案信息化建設及企業管理創新工作的統計情況來看，整體基礎非常薄弱。從具體來看，檔案信息化資金投入少，制定的方案執行不到位，添置的檔案信息化設備少，檔案信息化建設的程度低，應該很少有企業能基于檔案管理的信息化基礎形成企業的管理創新。

當前，正值我國中小企業面臨轉型的關鍵節點上，很多企業都把有限的資金用在最需要的地方。對于檔案信息化建設及企業管理創新上，他們認為這對決定不了企業的生存和發展，因此，他們不愿意在檔案信息化建設的資金、技術等基礎條件上進行投入。有部分企業的領導和管理層也認為檔案信息化建設和企業管理創新的重要性，也愿意為之投入資金和技術，但是投入的資金量還是不多，信息化建設的軟件和硬件設施不足，數字化信息資源的來源少，對檔案資源開發深度不夠。企業各部門之間的聯系不密切，交流少，企業與企業之間，行業與行業之間的交流就更少了。

從企業整體來看，企業檔案信息化建設及企業管理創新工作中的資金、技術投入不夠，還必須要加強。從企業規模來看，不同規模企業之間的投入表現為嚴重的不平衡現象，中小民營企業的投入較少，但是中大型的國有企業的投入較好。從企業投入策略來講，沒有制定良好的策略，對于企業檔案信息化建設及企業管理創新工作都是盲目地投入，就算有計劃那也是一個空想，企業的生存和發展遇到問題，管理得不到優化，慢慢的只能破產的命運。

(三)專業技能人才匱乏，現代化管理水平較低

在調查訪問結果可知，中小企業辦公室檔案管理人員在公司一般沒有太重要的崗位和地位，整體上都是處于一個較為弱勢的狀態，職位不高，權利不大。一般來說都是企業辦公室具有計算機基礎的工作人員兼任，思維和方式具有一定的局限性，對計算機知識掌握的較為理想，但是對檔案業務及管理創新業務的不熟悉，那么設計的信息化也會出現較不合適的情況，檔案信息化就變成了單純的把以往檔案管理依靠人工管理的模式轉變成為線上采用計算機操作來進行處理和管理的模式。盡管符合了檔案信息化的基本要求，但在仍然偏離了檔案管理的現代化傾向，真正的全面的檔案信息化還必須建立信息技術管理中心，在實現檔案整理、分析、查詢、應用的信息化之處，還需要利用信息化技術來幫助企業實現企業管理的創新，提高企業的工作效率。

檔案信息化建設專業工作人員還需要具備相應的專業知識和實踐技能，同時也是企業完成檔案信息化建設的基礎，是實現企業管理創新的基石。當前企業從事檔案信息化的工作人員大部分來自以往從事紙質檔案的工作人員，只是他們的工作內容多了一部份，很少有從學校或社會上招聘來的具有現代信息技術的檔案工作人員。這就造成了檔案信息化建設工作人員的檔案管理及信息化知識老化，檔案管理及信息化也只是停留在紙面上，流于形式。檔案信息化建設的重心仍然在企業檔案資料本身上面，沒有對部門與部門之間的管理問題進行信息化建設，也沒有利用信息化技術對企業管理進創新的深度挖掘。檔案信息化建設任然是以往的資料介紹與檢索匯編；在操作形式上面，也僅僅是編制索引，沒有全面地建設為企業管理創新服務的綜合性檔案系統。

企業現有的檔案信息化管理和管理的人才隊伍年紀普遍偏大，利用信息技術和信息化的能力比較弱，實踐操作技能不足，這都是導致當前企業檔案信息化工作開展遲緩的關鍵因素。

另外，企業檔案信息化建設人才少，但是任務重，工作量巨大，企業在企業檔案信息化建設及企業管理創新的崗位設置不多，人員緊張，除了本職工作之外，還要兼任檔案信息化的建設工作，因此導致工作進度非常之緩慢，企業管理創新能力不足。

(四)盲目建設嚴重，缺乏系統的宏觀統籌

企業領導由于沒有統一的建設方案，沒有認識到檔案信息化建設及企業創新管理是一項長期工作，沒有意識到人才對于檔案信息化的重要性，投入資金和技術就盲目的開始建設工作，導致企業資金出現困難，企業負擔加重，市場競爭力減弱，企業檔案信息化建設工作的擱置，有的企業缺乏系統的宏觀統籌，企業檔案信息化建設工作還會產生一定的負面影響，無法被利用發揮其潛在價值，反而讓人對企業產生不好的形象。

三、推進企業檔案信息化建設及企業管理創新的措施

(一)樹立企業檔案信息化意識，加強企業管理創新思維

1.轉變觀念，提升專業人員的信息化意識，創新企業管理思路

思維決定行動，理論指導實踐。做好企業檔案信息化建設的前提是企業管理層及工作人員必須要有信息化意識，要具有檔案管理信息化能促進企業管理效率作用的思維。如果脫離了這一基礎的話，那做好企業檔案管理信息化建設就是一句空話。信息及通訊技術的飛速發展，為企業檔案信息化提供了外部條件。經濟全球化的今天，企業對于檔案管理有了更高的要求，因此要提升專業人員的檔案信息化意識，及時地更新個人的思想觀念、知識結構、創新理念需求，煥發出檔案信息化建設在現代企業管理發展創新進程中的重要作用。

2.加強宣傳力度，吸引領導對檔案信息化建設及企業管理創新的關注

具備檔案信息化及創新企業管理觀念和意識只是基礎，在該基礎上還必須要進行大力的宣傳，讓企業上上下下，包括企業領導及各員工都意識到其不僅僅是為公司的發展提供一定的幫助，而是有可能是決定公司生存和發展的關鍵因素。

只有宣傳到位，領導者認識到了它的重要性，掌握了其是實現企業科學決策的關鍵環節后，才能有效地督促這一事情的進程，才能促進企業的創新管理。企業檔案的信息化建設是適應社會市場環境新變化、科學規范的檔案信息化服務系統，為企業的發展做出積極的貢獻。

(二)加強對企業檔案信息化建設及企業管理創新的宏觀指導，建設管理制度

任何事情的進行都需要確定指導方針，制定詳細的方案，企業檔案信息化建設及企業管理創新的主要原則為：第一，要遵循實用原則，企業檔案信息化建設工作要實用，要能符合企業員工應用的實際情況；第二，要遵循逐步推進與效益發展的原則。對于企業來講，企業檔案信息化建設是一個需要長期建設和長久投入的事情，在制定方案時必須結合企業的當前情況和長久期望，要考慮到現實和未來，不能盲目開展行動。

(三)重視企業檔案信息化建設及企業管理創新的人才建設

1.樹立企業檔案信息化建設及企業管理創新人才的信息化觀念

人才是做一切事情的基礎，是企業進行檔案信息化及管理創新的基石，是企業提高市場競爭力的來源。做為企業領導和管理層，需要正視企業的現狀，改變以往忽視人才建設的觀點，提高原有的工作效率，要認識到人才的重要性和迫切性。在這一大背景下，要求企業員工自身積極的進行調整適用工作的觀點已不再適應社會的要求了，必須主動出擊，有做任何決策時，把人才建設重要性的觀念考慮進去，以適應時代的不斷發展。主要有以下做法。

第一，企業檔案的信息化建設及企業管理創新人才的培養需明確要以企業的發展需求為根本，圍繞企業的各項工作有針對性的提出信息化建設的內容要求和方向，并對企業的管理創新進行研究探索；第二，作為檔案信息化建設及企業管理創新人才需要及時提供有效的檔案信息化資源，快速高效解決困難，總結經驗；對可能發生的問題，根據之前的經驗教訓，做出具有預見性的保障措施，加強企業管理；第三，需要具備時效意識，在當前信息交流非常迅速的今天，微信、微博、抖音等新媒體的涌現，企業檔案信息的價值與時效性聯系緊密，等信息熱度過后，信息就沒有其自身的價值了。所以需要其對市場環境和企業發展要有敏銳的洞察力，精準捕捉有用的信息內容，創新企業管理策略。

2.積極培養企業檔案信息化建設及企業管理創新人才的創新意識

企業需要具有創新意識和創新能力的專業人才。主要措施如下：第一，檔案信息化人才必須緊跟時代腳步，突破傳統思維觀念，積極的研究新的管理方法和方法；第二，檔案信息化人才必須努力充電，學習更多的專業知識，加強技術培訓，為信息化工作提高基礎；第三，在企業的領導層也需要培養具有創新型能力的人才，創新型能力的人才用在企業的各個工作崗位，為實現企業的創新管理奠定基礎；第四，加強宣傳，提高企業領導及管理層檔案信息化建設和企業管理創新意識，為檔案信息化業務的開展和企業管理創新的探索進行助力，為企業的發展做出貢獻。

四、結語

當前檔案信息資源越來越成為各行各業適應時代要求的重要手段以及企業管理創新的決策依據和技術支撐。對企業檔案進行信息化建設是現代企業的發展趨勢，將其與現代企業管理理念融合，創新出新的企業管理策略，可有效提高企業市場競爭力，為企業贏得更好的市場競爭力提供基礎保障。基于企業發展目標，從企業需求出發快速高效整合多方面檔案資料，通過整理加工分析，為企業的管理決策提供依據，及時處理企業遇到的問題，甚至提前做出預判，規避可能存在的風險。應樹立全局、戰略、前瞻的思想意識，以企業管理創新為落腳點，解決企業實際問題，從注重檔案資料管理向加強檔案內容研究轉變，充分分析企業發展對檔案信息需求的特點，利用檔案信息化建設不斷進行創新探索，把檔案資源建設成為企業管理創新的智囊庫，推進企業管理創新。