技術型事業單位文檔管理系統開發的可行性分析與設計

李研研

（吉林省地礦信息中心（吉林省地礦職工培訓中心），長春 130000）

0 引言

事業單位有紙質或電子文檔管理制度，每天會接收大量上級單位和同級單位的文件資料，有些涉密，有些則比較重要，需要留存，以至于每年積攢的文件數量和種類很多，給中小技術型事業單位工作人員帶來了很大的工作量。為了加強文檔管理，充分發揮計算機軟件的功能作用，減輕人員工作量，提高技術型事業單位有關部門的工作效率和工作質量，建立一套與技術型事業單位文檔管理特點相適用的有效且科學化的計算機信息化管理系統尤為必要。

1 文檔管理系統開發的背景及可行性分析

1.1 文檔管理系統開發的背景

隨著信息技術飛速發展，各行各業都開始了無紙化、自動化辦公，由于技術型事業單位的特殊性，其每年所積攢的紙質文件、數據圖表等資料頗多，對這些文檔的整理、分類、留存是一項煩瑣的工作。計算機信息化技術為文檔資料的收集管理提供了方便，在滿足企事業單位需求的同時，最大限度減少了紙質文件與資料積壓。利用現代化計算機技術開發的文檔管理系統，可以實現信息快速查詢，方便文件收納，存儲量大、可靠性高、保密性好等，能極大提高文件管理的效率。

我國很多偏遠及規模較小的技術型事業單位的文檔管理還處在傳統的手工模式階段，這不僅浪費了人力、物力、財力，還大量耗費了工作人員的時間及精力。要讓這些單位的文檔管理運行機制更高效、合理，跟上時代的步伐，就要針對技術型事業單位管理中的文件資料歸檔工作要求，利用計算機信息技術，改變傳統的手工歸檔操作，從而達到省錢、省事、省時的目的。技術型事業單位管要加快實現管理現代化，加強信息化手段的應用，為文件分類整理歸檔、文件資料的輸入輸出提供方便，以提高工作效率。

1.2 文檔管理系統開發的可行性分析

從系統的前期準備到后期開發完成上線，這個過程需要大量的前期分析，具體如下。

1.2.1 管理可行性

文檔管理系統的應用能極大減少人為輸入數據錯誤，并且該系統占用的內存小、易更新、易備份，極大節省了辦公用品，減少了單位的經費支出。因此，文檔管理系統的開發容易得到相關單位領導的支持。

1.2.2 技術可行性

當今科學技術不斷發展，計算機軟硬件性能越來越強，硬件對軟件的支持使得系統開發變得更加容易。該軟件的開發可以在任何版本的Windows 操作系統下進行。目前，結構化查詢語言（Structured Query Language，SQL）混合C、Java、C#、C++等語言進行編程的技術已經相對成熟，并且這些編程語言都是開源的，不會存在成本高昂或侵權等問題，開發人員對這些編程語言也十分熟悉。在系統應用后的修改維護方面，通過相應的SQL 代碼可以實現對數據庫的修改與管理。系統程序規模也很小，基本一個系統學習過計算機語言的技術人員就可獨立完成開發工作。

1.2.3 經濟可行性

文檔管理系統運行后將節省許多資源，為單位節省成本。因此，對文檔管理系統來講，前期統籌開發雖然需要一定的成本，但這些成本相比其日后的經濟收益來說是微不足道的，后期收益遠大于前期投入。

綜上，通過對管理、技術、經濟的可行性分析，可以得出結論，開發文檔管理系統是可行的。

2 文檔管理系統結構分析

2.1 組織結構分析

對文檔管理系統來說，組織結構分析是非常重要的環節。良好的組織結構能夠創造高效率，發揮團隊精神，以實現一個共同的目標。該系統的組織結構是由文件系統管理員擔任最高層，下級分為3 個部門，依次是綜合管理部、部門主管端和普通用戶端。

2.2 功能結構分析

文檔管理系統分成5 個部分進行功能管理，分別為部門主管管理、普通用戶信息管理、綜合管理部用戶管理、文件管理、系統管理。

2.3 組織結構與功能分析

組織結構與功能分析主要包含3 部分內容：組織結構分析、業務過程與組織結構之間的聯系分析、業務功能。組織功能聯系中，橫向為系統的組織結構，縱向為系統功能結構，然后對其進行整理，分析得出二者的結構聯系。

3 文檔管理系統的設計

3.1 新系統的功能結構

系統的結構按照系統功能的關聯程度而形成，使用瀏覽器/服務器模式（Browser/Server，B/S），同時使用3 層架構將整體系統的功能進行分塊，不同角色有不同的任務。最大的功能模塊細分成幾個小模塊，而幾個小模塊堆積在一起可以對應程序中的一個處理過程。從概念上理解，就是一個金字塔結構，上層結構非常籠統，上層越是籠統，下層越細致。把系統要實現的功能從具體化拆成抽象化，再從抽象化轉為具體化，就是一個從簡單到復雜、從復雜到簡單的過程。

在整個構思過程中，要明確研究主題，確定具體方案，然后拆分功能，形成一個個子單元，逐個突破，最后合并在一起。文檔管理系統的分析與設計要基于普通用戶與管理員用戶兩個視角，每個角色有不同的功能。

3.2 系統平臺設計

（1）硬件配置。中央處理器（Central Processing Unit，CPU）—Intel Core i5；內存—4 GB；硬盤空間—500 GB。

（2）軟件配置。數據庫—MySQL；操作系統—Windows 7；運行平臺—Eclipse。

（3）代碼設計。為了方便數據輸入與查詢，確保數據的完整性與有效性，文檔管理系統可對用戶編號進行代碼設計。采用這種編碼形式可以讓信息處理更加可靠，易于查詢。用戶編號的代碼由3 位數字構成，采用區間碼設計，前一位代表部門，后兩位代表用戶號。例如，“001”中，“0”代表綜合管理部，“01”代表綜合管理部用戶號。

3.3 數據庫設計

在服務器上建立名為“xsjc”的MySQL 數據庫，對于完整的整塊數據分析流程，系統數據庫的邏輯結構和物理結構二者是缺一不可的重要關系，文檔系統業務中完成對應用數據庫的信息進行確認、編纂、組織、挑選。工作人員可以采用特定的方法來獲取有關用戶的所有有效信息，從而使這些有用信息可以直接成為數據庫的重要數據。

經過數據庫認真分析得出實體-聯系（Entity-Relationship，E-R）圖來創建相對應的關系，它有實體、關系、屬性3 種概念。關于實體的意義，其可以說是一個用來維持和不斷利用數據的大集合；關于屬性的意義，其可以說是這個物體所具有的特點；關于關系的意義，很明顯指的就是每個數據實體之間的種種聯系，關系給各個實體之間建立起了相對應的模型。根據系統的需求分析和數據庫的概念，建立E-R 圖。

4 文檔管理系統運行及評價

管理員、部門主管、普通用戶3 種角色可以登錄文檔管理系統。其相應權限如下。

管理員管理部門主管和普通用戶，管理單位的基本信息，管理單位文件資料信息，然后及時地為每個部門分配規定的文件信息數。管理員還可以查看部門主管和普通用戶情況以及文件信息和文檔歸檔需求信息。

部門主管只能對本部門的文檔進行管理，管理本部門的普通用戶，查看本部門被分配的文件資料信息以及數量或者本部門普通用戶的詳細信息，管理本部門的文檔信息資料并且給各科室分配用戶名額。這里的文件資料必須是本部門被分配到的文件，并且分給各科室總的歸檔文件數不能超過本部門分配到的總的此項名額。管理員對各部門提交上來的文件歸檔需求進行審核，然后可以查看所有審核通過的歸檔文件信息。

普通用戶可以查看歸檔文件信息以及自己需要的文件資料，上報給管理員來滿足自己的文件需求。

文檔管理系統減少了單位部門各級人員的工作量，并且減少了工作中不可避免的失誤，符合信息時代的需求。

文檔管理系統是經典的管理系統類型，清晰地分為幾大模塊，各個模塊下分為相對應的幾大功能。不同的用戶以不同的身份登錄系統，系統呈現的模塊功能也不同，只能操作本身份下可執行的工作，這樣實現了其他身份模塊功能的保密性。此系統具有保存歷史數據的功能，過去幾年的文件資料數據都可以在系統中查詢到，功能直接明確，操作簡單，具有很高的應用價值。