博物館陳列展檔案分類與管理策略

文/廣西壯族自治區自然博物館 徐瑩

博物館作為社會公眾了解歷史、學習文化、增長見識的公共場所、“第二課堂”，陳列展覽是其直接服務公眾的重要手段，也是實現社會文化價值和核心功能的主要方式。陳列展覽檔案直接形成于陳列展覽活動，是博物館舉辦展覽活動的重要記錄，能夠幫助博物館工作人員總結前期展覽活動情況，并為未來的陳列展覽活動提供借鑒和參考。做好陳列展覽的收集、分類和管理，對博物館開展陳列展覽工作極為重要。然而，在實際工作中，博物館往往將全部精力投入展覽活動過程中，對陳列展覽檔案的收集和管理不夠重視，造成檔案材料散失，無法充分發揮其對未來展覽工作的借鑒和參考作用。如何管理博物館陳列展覽檔案，發揮其應有的作用，值得博物館工作人員思考。

一、博物館陳列展覽檔案分類和管理工作概述

陳列展覽檔案是在博物館舉辦陳列展覽活動過程中形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實記錄，經過系統化整理，按照科學方法保存起來的檔案材料，反映的是博物館陳列展覽的選題立意、設計、主題思想和社會反響等。

以形成時間來劃分，陳列展覽檔案主要包括展覽前期、展覽中期、展覽后期等階段形成的材料；以檔案的形式來劃分，則分為文書、圖表、聲像、實物等類別。

（一）文書檔案。展覽活動中形成的文字記錄。包括：在展覽前期階段形成的計劃、預算、請示及批復、陳列大綱、專家評審意見、會議紀要及可行性報告；布展工程施工單位招投標文件及施工合同、布展方案、文物展品清單、展品說明；臨時展覽引進和交流的意向書、協議書等；在展覽中期階段形成的對外宣傳材料、講解詞和導覽內容材料、觀眾留言和觀眾發表的觀感文章、領導題詞等；展覽后期形成的收支票據、財務資料、工作總結等。

（二）圖表檔案。主要分為展覽前期形成的展廳平面設計、展廳各單元立體效果圖、參觀路線設計、展品布置、展覽展示柜設計及電路設計等圖紙，經費預算有關表格。

（三）聲像檔案。陳列展覽中直接形成的、具有保存價值的以照片、錄音帶、錄像帶、光盤等為載體的資料。主要有展覽開幕式、觀眾參觀和講解員現場解說等現場影像、錄音、圖片資料；主要領導、外賓、著名專家學者參觀時的影像、錄音資料；新聞媒體的宣傳報道及廣告所用的影像、錄音資料等。

（四）實物檔案。在展覽中后期形成的具有檔案屬性的實物，包括展覽活動獲得的獎杯、獎狀、獎牌、證書；主要領導與名人的題詞；與展覽相關的文創、紀念品等。

同屬博物館檔案的重要組成部分，博物館對陳列展覽檔案管理的重視程度遠遠低于文物藏品檔案管理。一方面，由于全國可移動文物普查工作的全面開展，各館更注重館藏文物藏品的建檔工作；另一方面，目前國家針對陳列展覽檔案管理沒有統一的建檔標準和工作規范，各館往往根據自身需要制定陳列展覽檔案管理制度。有的博物館參照行政類檔案的管理辦法進行管理，導致管理混亂、材料散失的問題發生。

二、博物館陳列展覽檔案的重要作用

（一）參考作用。陳列展覽檔案真實地反映了陳列展覽活動的舉辦過程，記錄了陳列展覽舉辦過程中的成功和不足，不僅是對過去展覽工作經驗的總結，還為未來展覽工作的開展提供借鑒和參考。通過對展覽檔案資料的研究和分析，可幫助博物館工作人員深入了解往年陳列展覽的選題、立意、社會反響等情況，完善過去工作中存在的不足，并加以創新，促進博物館展覽展示水平不斷提升。

（二）提供原始依據。陳列展覽檔案為博物館的考核評定提供原始依據。在全國博物館定級、愛國主義教育示范基地、全國科普教育基地等工作的評估標準中，都有陳列展覽活動開展情況、宣傳教育活動情況等考評內容，由此可以說明陳列展覽檔案在博物館工作中的重要作用。

（三）為編研提供原始信息數據。展覽檔案信息為博物館工作人員編撰出版歷史資料、展陳資料匯編、藏品研究專著等相關書籍提供原始數據和材料，有效推動歷史文化的傳承與發揚，促進博物館文化交流與文化普及。

三、博物館陳列展覽檔案管理實踐中的問題

（一）對展覽檔案管理未給予足夠的重視。經過多年積累，各館逐漸形成了各自不同的展覽體系。各館展覽檔案也相應地顯示出不同的特征。但是，早期的工作人員由于對陳列檔案的分類和管理缺乏了解，也沒有制定相應的管理制度體系來規范這項工作，導致一些珍貴原始記錄散失，造成無法彌補的缺憾。

（二）管理方式落后。與發達國家相比，我國國內博物館對展覽檔案的分類和管理認識較晚，在管理方法、管理技術和管理理念上相對落后。一些博物館在歸檔工作中仍然使用傳統的人工方法，信息化建設水平較低，不僅降低了工作效率，增加了管理成本，同時在管理過程中出錯率也相對較高。

（三）缺乏基礎設施。為確保展覽檔案的收集、整理、歸檔及保存的有效開展，博物館必須具備完整的基礎設施。在實踐工作中，不完善的基礎設施是普遍存在的問題。載體的復雜性決定了展覽檔案管理條件的特殊性。以展覽檔案中的聲像檔案為例，因其磁性或感光材料載體的特殊性，在保管方面應區別于文書檔案的管理方式，比如，光盤、磁帶等需要妥善放置在防潮、防磁性的專用設備和專用檔案柜中，以增加其使用壽命，并做好備份，確保信息安全。有的博物館將聲像記錄光盤隨意與文書檔案一起放置在檔案柜中，容易造成聲像檔案實體的損壞。

（四）管理人員水平有限。博物館陳列展覽檔案具有點多、面廣，較分散、收集困難等特點，因此，陳列展覽檔案管理是復雜的系統工程，需要博物館檔案部門與多個部門共同協作完成。同時，陳列展覽檔案的專業性又要求檔案管理者具有高水平的專業能力、豐富的工作經驗和職業素養。但大多數博物館中，由于人員編制有限，工作人員往往身兼數職，無法做到專人專職管理，整體工作水平參差不齊。

四、改進檔案分類和管理工作的策略

（一）建立健全相關管理制度。當前，要改進博物館陳列展覽檔案分類和管理工作現狀，當務之急是建立健全相關管理制度。一是建立健全陳列展覽檔案管理制度。各館應根據工作實際，按照陳列展覽檔案的形成時間，在檔案資料的收集、整理、分類、鑒定、編目、保管、開發利用等環節制定科學、合理的管理辦法，使得陳列展覽檔案的管理工作有法可依、有章可循。二是制定檔案管理考核制度，將檔案管理工作與工作人員績效掛鉤，從根本上提高檔案管理工作人員的積極性，促進陳列展覽檔案的有效管理。

（二）注重現代信息技術的應用。近年來，我國博物館逐步向數字化、科技化發展，在線虛擬展覽、數字全景展廳、文物數字化展覽展示等項目紛呈迭起，由此產生了形式更為多樣、復雜的陳列展覽檔案。那么，在檔案管理上更應與時俱進，注重各種現代化電子信息技術的使用。如建立博物館檔案管理數據庫，將紙質檔案轉化為數字化信息，促進不同部門之間信息的共享和交流，有效促進相關文化項目和產業的發展。在檔案分類的實際操作過程中，所有信息都可以輸入電子平臺并由計算機自動分類，可以減少人工并提高準確性。

（三）提高檔案管理人員的專業素質。在人員引進方面，注重引進、招錄檔案學、信息技術相關專業的管理人才，保證錄取人員符合博物館檔案管理工作的需要，有效降低教育及培訓成本。在人才培訓方面，以專業資格培訓和繼續教育為重點，加強對檔案管理人員的培訓工作。建立完善檔案業務人員培訓、考核制度等相關管理機制，并以參加培訓的情況作為上崗、任職的重要依據。對檔案人員加強檔案工作基本知識、基本技能和基本原則的培訓，注重其職業道德教育、工作能力和操作技能的培養。鼓勵和支持檔案管理人員參加業務培訓、在職深造等繼續教育。

（四）加強對陳列展覽檔案的開發利用。保存檔案的最終目的是為了開發利用。做好陳列展覽檔案的管理工作，除了做好展覽檔案的收集、整理、分類等環節工作，實現檔案安全有序保管外，更應深入發掘其內在的信息利用價值。一是將陳列展覽檔案轉化成編研成果，為博物館行業內的學習交流和工作提供參考，這是促進文化傳承和弘揚的最好方式。二是對陳列展覽檔案進行深層次加工，將陳列展覽檔案轉化為展品，活化展覽檔案，更好地發揮展覽檔案的文化功能。

五、結語

綜上所述，博物館陳列展覽檔案真實反映了陳列展覽工作，是博物館發展歷史的真實記錄，是博物館檔案管理工作的重要組成部分。做好陳列展覽檔案管理工作，對進一步提升博物館陳列展覽展示水平，擴大博物館的社會影響力都有著積極的作用，應給予足夠的重視，積極采取高效、科學的管理辦法，促進博物館檔案分類和管理工作的科學化、合理化，助力我館文博事業快速發展。