如何提升血站檔案管理能力應對突發(fā)事件

文/重慶市血液中心 唐俊 王蓉感 何濤

血站是不以營利為目的，采集、提供臨床用血的公益性衛(wèi)生機構，擔負著保障臨床用血安全和血液研究的責任。目前血液主要依靠無償獻血者捐獻，在突發(fā)事件發(fā)生時，血液的安全保障對拯救生命和維護正常的醫(yī)療秩序發(fā)揮著建設性作用。突發(fā)事件是指“突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件”。血站應對突發(fā)事件的相關檔案是采供血業(yè)務工作、行政后勤管理過程中形成的重要工作文件材料。血站應嚴格按照上級要求做好相關資料的搜集整理歸檔，強化對檔案的管理和利用，提升本單位應對突發(fā)事件的能力。當前，血站應對突發(fā)事件的檔案管理、可利用的文獻較少。本文探討檔案管理對血站應對突發(fā)事件的作用，同時針對檔案管理存在的不足提出應對措施。

一、檔案管理在應對突發(fā)事件中發(fā)揮的作用

（一）保護血站珍貴的工作資料。在重大突發(fā)事件發(fā)生后，勢必會導致街頭人流驟減，給采供血工作帶來挑戰(zhàn)。因突發(fā)事件而產生的應對方案、留下的工作資料、拍攝的照片錄影等，都屬于血站做好應對突發(fā)事件相關檔案的范疇，必須通過規(guī)范的檔案管理，對其進行完整搜集、細心整理、按時移交、妥善保管，以待開發(fā)利用。

（二）為上級研判提供可靠依據(jù)。應對突發(fā)事件的相關檔案來源于整個防控和應對工作的社會實踐，也必將回到實踐過程中，為上級決策提供參考，為今后的防控工作提供思路。筆者對現(xiàn)有的突發(fā)事件防控工作資料進行充分研究，多形式提供利用服務，保障利用工作。

（三）為血站防控策略實時調整提供參考。突發(fā)事件的工作檔案資料具有重要參考價值，對這些文件材料進行編研，有助于推動突發(fā)事件防控時期無償獻血工作的開展，發(fā)揮檔案在決策中的作用。筆者單位根據(jù)上級不同階段、不同時期的防控文件要求，結合人員管控、物資管理、采供血業(yè)務等文件材料研究結果，逐步將應對策略由應急防控調整為精準防控和常態(tài)化防控。

（四）為無償獻血宣傳提供素材。突發(fā)事件發(fā)生后，重慶市相關部門全力支持無償獻血工作，踴躍進行團體獻血，在此過程中形成的音像照片材料，都是無償獻血宣傳方面寶貴的素材。通過檔案管理，對這些材料進行整合，篩選出具有代表性的照片、視頻，進行多方式多角度宣傳，在表達敬意的同時，能更好地營造無償獻血的良好氛圍，引領無償獻血新風尚。

（五）為今后應對同樣情況提供參考資料。突發(fā)事件應對和防控檔案中蘊含著血站當前應對突發(fā)事件的經(jīng)驗和方法，這不僅是制訂應急方案的客觀依據(jù)，也是今后應對其他突發(fā)事件的重要參考資料，有利于完善科學合理的應對策略。

二、血站檔案管理面臨的困境

（一）檔案意識不夠強。血站職工大多為衛(wèi)生專業(yè)技術人員，很少受過專業(yè)性、系統(tǒng)化的檔案業(yè)務培訓，在實際工作中往往缺乏主動搜集檔案的意識。在突發(fā)事件發(fā)生后，筆者單位為保證血液的充足安全，實行采血小分隊預約上門采血及分散團體獻血的應急采血方式。在這種采血方式下產生的預約采血工作記錄、上門采血工作照片等一系列文件照片材料，都具有歸檔價值。但由于工作人員檔案意識的匱乏，對此類檔案的重要性認識不足，造成這些檔案的漏收甚至是不收。

（二）檔案范圍不明確。突發(fā)事件的防控檔案與日常搜集歸檔的檔案有區(qū)別。日常搜集整理的檔案范圍已經(jīng)被清楚劃分，如何操作都有明確的界定，而突發(fā)事件的防控檔案作為一個新生事物，需要根據(jù)各單位的實際情況進行劃分。目前上級下發(fā)的指導文件中基本涵蓋歸檔范圍，但未明確歸屬范圍。血站一線作業(yè)員工沒有明確的搜集歸檔“指南”，無法順利進行搜集整理歸檔。

（三）檔案制度不完善。由于突發(fā)事件的不確定性，血站采供血業(yè)務工作本就繁重，檔案管理人員大多是兼職，導致血站關于突發(fā)事件防控檔案的制度無法及時建立起來，用以規(guī)范和指導工作。

（四）檔案利用不充分。突發(fā)事件防控檔案整理歸檔后，大多被封存在檔案室。檔案管理人員管理的側重點往往只是搜集齊、保管好，將這一時期的檔案“供”起來、“鎖”起來，忽略對其進行開發(fā)利用。

三、強化血站檔案管理舉措

（一）高度重視檔案管理工作，營造氛圍。國際檔案日要圍繞相關主題，大力加強宣傳，推動采供血從業(yè)者了解檔案，提高檔案意識。持續(xù)加強對檔案工作的領導、逐步完善檔案工作網(wǎng)絡、切實提高全員檔案意識。

（二）界定突發(fā)事件應對與防控檔案的范圍，應收盡收。根據(jù)上級要求并結合自身工作實際，血站應對與防控突發(fā)事件檔案可分為文書檔案、采供血業(yè)務檔案、音像檔案、科技檔案、實物檔案五大類。

文書檔案包括：1.上級及其相關部門制定的突發(fā)事件應對與防控工作的通知、函、方案、簡報等文件材料；2.血站制訂的應對和防控方案、通知、報告、簡報、會議記錄、培訓材料等文件材料；3.血站與其他單位應對和防控工作往來形成的文件材料；4.血站宣傳報道、輿論引導、新聞發(fā)布、輿情跟蹤監(jiān)測、宣傳標語等工作中形成的文件材料；5.血站聯(lián)防聯(lián)控、疑似人員管理、單位出入管理、觀察等形成的文件材料；6.防控物資儲備、調配、使用、接受捐贈等形成的文件材料； 7.血站內部消毒管控形成的文件材料。采供血業(yè)務檔案包括：1.應對和防控期間獻血招募形成的文件材料；2.獻血者的情況、特別征詢文件材料；3.不同采血樣本的文件材料；4.市內外血液調配形成的文件材料；5.援助或接受援助血液形成的文件材料。音像檔案包括：反映血站應對和防控工作和活動的各類照片、音像材料。科技檔案包括：應對和防控工作中血站形成的科研資料、科技成果。實物檔案包括：反映血站應對和防控工作的實物。

（三）建立健全歸檔制度，規(guī)范管理。分清檔案室職責和各科室職責，將應對和防控文件材料的搜集整理歸檔工作的責任落實到位。例如，不同血漿樣本采集文件材料涉及獻血服務科血液采集、檢驗科血液檢驗、供血科血液發(fā)放等多個部門、多個環(huán)節(jié)，相關文件材料零散分布，必須指定一個牽頭科室，統(tǒng)籌做好此類業(yè)務文件材料的搜集，避免檔案漏收、錯收；制訂應對和防控檔案管理的標準，對突發(fā)事件防控檔案的移交時間、交接標準、查借閱標準、銷毀標準等進行明確的規(guī)定。建立定期抽查考核機制，對各科室文件搜集整理情況進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、整改落實，推動檔案管理工作朝著縱深發(fā)展。

（四）充分運用信息化手段，助力檔案管理。逐步實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化。可委托專業(yè)的掃描公司，集中力量把應對和防控文件資料轉換成數(shù)字文件。例如，文件材料大多只有紙質件，需要對其進行數(shù)字化，實現(xiàn)電子、紙質保存雙備份，進一步提高檔案保存的安全性，為今后查閱利用提供便利；強化血站信息化建設。通過血站血液信息管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)對采供血業(yè)務各項信息進行實時傳輸、保存和查詢，在保證血液采集、檢測、制備等各個環(huán)節(jié)檔案的準確性和時效性的同時，也能實現(xiàn)采供血業(yè)務檔案的電子化儲存、管理；著力建設血站公共衛(wèi)生或其他突發(fā)事件應急數(shù)據(jù)庫。將每次的應對和防控采供血業(yè)務數(shù)據(jù)、防控經(jīng)驗措施錄入其中，為以后應對同類情況提供方便快捷的參考數(shù)據(jù)。

（五）有針對性做好檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案價值。檔案工作本身是一項服務性質的工作，檔案工作的服務性是基于檔案提供利用來完成的。根據(jù)血站工作實際，注重對采供血業(yè)務檔案的研究，對血液采集、供應情況進行橫縱向對比，為當前采供血工作的開展提供數(shù)據(jù)支撐；做好不同血漿樣本文件材料的管理，能為開展血液相關科研提供豐富的參考材料。

四、結語

在突發(fā)事件發(fā)生期間，血站檔案管理面臨著一些新的問題，需要我們結合上級要求與本單位工作實際，適時調整檔案管理方法。管理好、利用好血站應對和防控突發(fā)事件的檔案能夠最大程度保證血站檔案的完整性，促進無償獻血工作的開展，為上級、本單位、今后應對重大突發(fā)事件提供參考依據(jù)，從而全面提升預防、恢復和建設能力。