如何做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案管理工作

文/海南省海口市人民醫(yī)院 陳文媛

突發(fā)公共衛(wèi)生事件指突然發(fā)生的給人民群眾生命財產(chǎn)帶來較大損失的衛(wèi)生相關(guān)事件，如2003年爆發(fā)的非典疫情，以及后續(xù)幾年出現(xiàn)的禽流感疫情和當(dāng)前正在發(fā)生的新冠疫情等。面對突發(fā)公共疫情事件，我們應(yīng)該如何做好相關(guān)檔案工作？筆者認(rèn)為，只有對該類事件有正確和充分的認(rèn)識，方能做好防控檔案管理工作。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的特點

通常意義上來說，突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有以下特征：一是發(fā)生時間具有不可預(yù)測性。這是其造成巨大損失的重要原因之一。二是大概率造成健康威脅。突發(fā)公共衛(wèi)生事件往往會給人民群眾的身體健康造成或者可能會造成較大損害。三是具有較強(qiáng)的傳播性。通過對非典疫情和新冠疫情發(fā)展情況分析看，由于人員物資流動等原因，突發(fā)疫情往往具有較快的傳播性。假如不及時采取有效防控措施，將會導(dǎo)致從區(qū)域集中爆發(fā)擴(kuò)展到大范圍全面發(fā)生。四是信息時效性強(qiáng)。從信息管理角度來看，突發(fā)衛(wèi)生公共事件所包含的各類信息具有極強(qiáng)的時效性。由于事件的發(fā)展無法通過現(xiàn)有的數(shù)字模型進(jìn)行評價，在尚未摸清事件原因的情況下，信息的更新和變化受到事件本身發(fā)生情況的影響極大。除了上述特征外，突發(fā)公共衛(wèi)生事件還有極大的社會危害性，即事件本身和事件發(fā)生后造成的影響不可估量。

二、防控檔案的主要類別

突發(fā)公共衛(wèi)生事件由于其自身發(fā)生的情況和條件的特殊性，防控檔案所包含的內(nèi)容存在著一定的區(qū)別。通過對2003年非典疫情事件到新冠疫情爆發(fā)至今積累的相關(guān)防控工作檔案研究經(jīng)驗來看，防控檔案可以分為以下幾類：一是各級組織的防控預(yù)案、防控方案和監(jiān)測方案等。該類主要涉及各級組織部門對具體時間處置過程中所制定的方法和措施經(jīng)驗整理，為后期相關(guān)類型預(yù)案提供借鑒和參考。第二類是各級各部門領(lǐng)導(dǎo)在突發(fā)事件發(fā)生時和處置過程中所做出的臨時決策和相關(guān)指示、批示等。該類檔案記錄了事件發(fā)生過程中的處理辦法，同樣可以為后期的相關(guān)類型事件處理提供借鑒和參考。第三類則是疫情處置實踐過程中相關(guān)記錄，如疫情期間處置措施，以時間順序記錄的處置情況和結(jié)果統(tǒng)計、各單位在實際問題處理中執(zhí)行的具體操作，還有對于特殊情況的實際應(yīng)對措施等。這類記錄可以如實反映實際執(zhí)行中發(fā)生的問題，是后期參考的重要依據(jù)。第四類則是針對疫情爆發(fā)后患者相關(guān)信息的統(tǒng)計和記錄。這類檔案主要包括患者個人信息，如發(fā)病時間、流行病學(xué)調(diào)查情況、就診情況、診療記錄以及康復(fù)后的檢測數(shù)據(jù)等，這些檔案不僅可以作為疫情后統(tǒng)計學(xué)記錄的重要資料，同時還可以作為相關(guān)類型突發(fā)疫情處置的重要參考依據(jù)，也為疫情發(fā)生過程中調(diào)整疫情防控策略、制訂新的診療方案提供參考。

三、防控檔案管理工作中的問題

（一）紙質(zhì)記錄丟失、現(xiàn)場記錄不及時。由于公共衛(wèi)生事件的發(fā)生具有偶然性和突然性，所以不少地區(qū)和單位在進(jìn)行檔案收集和管理過程中存在不規(guī)范、不及時問題。不少地方組織和單位在疫情初期沒有做好及時監(jiān)控，對部分第一現(xiàn)場收集到的紙質(zhì)檔案未及時做好保管，導(dǎo)致檔案丟失，這為后續(xù)疫情防控造成了阻礙。另外，由于不少地區(qū)在疫情爆發(fā)伊始沒有合理安排人力和物力，導(dǎo)致許多事件現(xiàn)場未及時記錄，存在記錄不及時，或者記錄不全面問題，這也為后續(xù)的統(tǒng)計和分析造成了不小的麻煩。

（二）檔案管理混亂導(dǎo)致后期利用困難。不少地方在防控檔案的管理中存在管理混亂、利用不規(guī)范的問題。該類問題的發(fā)生有兩個因素：一是在疫情發(fā)生時沒有應(yīng)急防控預(yù)案導(dǎo)致的管理混亂，而現(xiàn)場人員沒有可以執(zhí)行或者參考的制度，只能臨時統(tǒng)一歸檔，導(dǎo)致各類檔案被混在一起，沒有做好分類整理工作。二是在使用過程中未按照要求和規(guī)定進(jìn)行利用或者歸還，導(dǎo)致防控檔案利用后錯誤歸類或放置，進(jìn)而影響了后續(xù)的使用。

（三）防控檔案管理人員方面的問題。在管理人員方面，不少地區(qū)存在專職人員不足，缺乏專業(yè)管理機(jī)構(gòu)或人員的現(xiàn)象。例如，在2003年非典疫情期間，不少疫情發(fā)生地區(qū)疾控部門沒有管理突發(fā)疫情防控檔案的專門部門和人員，導(dǎo)致疫情爆發(fā)后無法做好疫情信息的統(tǒng)計和各種資料的收集整理。另外，不少地區(qū)雖配備了專業(yè)的管理人員，也設(shè)置了專門的管理部門，但管理人員專業(yè)化程度較低，并沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致在實際工作中錯誤頻出。上述問題暴露出人才隊伍建設(shè)急需加強(qiáng)。

四、做好防控檔案工作的措施

（一）建立健全管理制度，實現(xiàn)檔案管理有據(jù)可依。制度是執(zhí)行工作的前提和保證。通過非典疫情和新冠疫情，我們可以從中吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，在制度的制定上體現(xiàn)出及時性、有效性和前瞻性。如非典疫情整個事件的處理過程中，通過采取科學(xué)防控手段，對集中在北京地區(qū)和廣東地區(qū)的病例采取逐一排查、集中隔離等措施，并建設(shè)專業(yè)化傳染病防控隔離醫(yī)院——小湯山醫(yī)院，以較快的速度實現(xiàn)了疫情控制，這一經(jīng)驗可作為制度建設(shè)的重要參考。新冠疫情的爆發(fā)，也正是吸取了之前的經(jīng)驗教訓(xùn)，在原有制度基礎(chǔ)上進(jìn)一步革新和細(xì)化，同樣以最短時間實現(xiàn)了疫情集中管控和檔案管理高效性。

（二）強(qiáng)化相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案管理部門和人員的思想認(rèn)識。通過對非典疫情和新冠疫情整體管控流程的總結(jié)可以看到，只有做好相關(guān)人員思想教育工作，提高和強(qiáng)化檔案管理部門的思想認(rèn)識，才能確保防控檔案工作做實做細(xì)。首先，應(yīng)明確檔案管理工作人員身上所肩負(fù)的責(zé)任，從思想上認(rèn)識到防控檔案管理對突發(fā)事件的及時處置具有重要意義。其次，要從制度上落實責(zé)任制，確保責(zé)任細(xì)化、責(zé)任到人。例如在針對疫情期間重點地區(qū)防控數(shù)據(jù)統(tǒng)計進(jìn)行檔案化管理時，可以根據(jù)不同街道、不同組織單位進(jìn)行檔案分類，針對不同街道片區(qū)人員檔案信息進(jìn)行網(wǎng)格化管理，每一個居民的信息管理責(zé)任分配到指定人員，這樣可以實現(xiàn)基層管理信息全覆蓋，同時也為后續(xù)相關(guān)事件管理工作奠定基礎(chǔ)。

（三）在檔案歸檔和使用中明確責(zé)任，對各類行為做到規(guī)范監(jiān)督。防控檔案管理出現(xiàn)問題的一個重要原因是檔案整理和使用中未按照規(guī)定來執(zhí)行，行為不夠規(guī)范，導(dǎo)致信息出錯。針對這一問題，管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理和利用知識的培訓(xùn)與考核，通過過程監(jiān)督機(jī)制，及時監(jiān)督檔案管理人員和利用人員的行為。例如疫情期間統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集與整理，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案管理制度進(jìn)行。對于需要查閱或者調(diào)用數(shù)據(jù)信息的人員，除了提前做好相關(guān)知識培訓(xùn)外，同時也應(yīng)安排專業(yè)檔案管理人員做好借閱或者利用記錄。利用完畢后同樣及時準(zhǔn)確歸還，確保整個過程萬無一失。

（四）加強(qiáng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件和防控檔案管理的研究，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。作為防控檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，應(yīng)該以疫情為重點，對整個事件發(fā)生和處置過程中積累的檔案管理經(jīng)驗進(jìn)行深入研究，通過檔案專業(yè)視角對疫情發(fā)生和處置過程進(jìn)行解讀。另外，檔案管理人員應(yīng)該深入事件發(fā)生的第一現(xiàn)場，力爭獲取第一手信息資料，對照檔案記錄進(jìn)行仔細(xì)對比分析，確保檔案信息的準(zhǔn)確性，并以此為依據(jù)做好相關(guān)流程管理，為后續(xù)相關(guān)事件做好信息方面的儲備。

（五）依托信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)防控檔案的信息化管理。在對應(yīng)急防控檔案的管理中，應(yīng)充分依托信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。例如檔案管理人員可以將非典期間總結(jié)和積累的各種信息資源，從紙質(zhì)版的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版本進(jìn)行儲存，并借助專業(yè)數(shù)據(jù)分析軟件對疫情過程中的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入分析。對于新冠疫情防控中的各種檔案資料，相關(guān)人士同樣可以借助大數(shù)據(jù)平臺對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理和分析，為后續(xù)的疫情防控提供數(shù)據(jù)支撐。檔案信息化管理不僅可以解決過去紙質(zhì)檔案長期存放過程中損壞和丟失等問題，實現(xiàn)檔案資源的長久保存，同時依靠互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)平臺，還可以充分利用檔案中的重要信息，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的長期管理和預(yù)防提供參考。

五、結(jié)語

突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控工作是當(dāng)前工作的重點，同時新冠疫情常態(tài)化防控也需要積累更多的檔案和信息。做好防控檔案工作，不僅是檔案管理部門和人員的工作重點，同時也是疫情防控工作的重要一環(huán)。從制度入手，加強(qiáng)人員隊伍建設(shè)和工作過程指導(dǎo)，提高管理人員的專業(yè)化水平，并依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有助于進(jìn)一步加強(qiáng)防控檔案管理工作，為突發(fā)衛(wèi)生公共事件的預(yù)防和處置提供 幫助。