信息化背景下檔案管理研究

文/新疆維吾爾自治區特種設備檢驗研究院 李蘭蘭

隨著社會發展和全球信息化的趨勢，人們對檔案資料的準確性和信息獲取快捷性的要求日益提高，傳統的人工管理模式已經難以滿足新時期的工作要求，因此檔案管理的信息化建設勢在必行。信息化的融入不僅可以保證檔案管理的效率，而且對檔案管理的工作模式、管理重心和價值評估也有深遠的影響。總而言之，檔案管理信息化不僅是適應時代發展和社會進步的必然選擇，同樣是提高檔案工作服務水平的必由之路。

一、檔案管理信息化的意義與必要性

（一）順應當今社會的發展潮流。目前，紙質檔案仍然是主要檔案類型，但紙質檔案的管理對環境有嚴格的要求，紙張浪費現象比較嚴重。此外，隨著工作任務的增加，產生的信息資料越來越多，這對檔案管理提出了新的要求。在信息化不斷發展的當代，各項工作與信息技術已經密不可分，加快信息技術對檔案管理工作的全面改造，已成為檔案管理工作的迫切需求，這樣不僅能全面提高管理效率，又能順應時代發展。

（二）提升檔案管理工作的效率。傳統檔案管理依靠人工制作和歸檔，這樣不僅會消耗一定的人力物力，而且后期提取檔案也比較困難。一旦有人員辭職，交接工作短時間無法順利完成，嚴重影響檔案管理的效率。如果仍然采用紙質檔案，不僅效率很低，而且出錯率高。相反，如果只通過簡單的查詢就能快速檢索到所需的信息，而且信息準確無誤，那么將會極大提升工作的效率。因此，檔案信息化建設對增強管理效率是非常有必要的。

（三）提升檔案資源本身的價值。目前，有需要者尋找某些檔案資料時，由于傳統紙質檔案數量繁多且歸檔方式繁瑣，無法快速獲取。若采用信息技術對傳統檔案進行整合，建立電子版的資源信息，并上傳至互聯網，那么當工作人員需要查找相關信息時，僅需要登錄檔案管理部門的官網，獲得權限后，便可以隨時隨地快捷搜索，這將會極大提高工作效率。除此之外，檔案信息化管理對檔案學研究拓展和檔案館藏建設有著指導作用，將從根本上實現檔案資源本身的 價值。

二、信息化背景下檔案管理面臨的若干問題

（一）信息化檔案管理的重視程度不足。雖然引入了檔案信息化管理模式，但對信息化檔案建設重視不夠，沒有從根本上認識到檔案信息化的優勢，因此在檔案信息化建設方面投入的資金、人力不足，導致信息化檔案軟件系統及硬件設施建設不完善，這不僅制約了檔案信息化的發展，也間接影響了單位的快速發展。

（二）信息化建設的軟硬件設備以及技術支持不足。檔案管理信息化對設備有著很高的要求，有了關鍵的設備才可以為檔案管理信息化提供必要的保證，而目前檔案管理信息化基礎設施相對較弱，這是推動檔案信息化建設的主要阻礙，主要反映在儲存、整理、提取等功能方面，使得檔案信息化無法有效進行。此外，目前的技術手段對重大活動的記錄，存在影像資源的清晰度低與音頻檔案的失真等問題，若干年后，當再次需要該檔案資源時，會面臨各式各樣的問題，這嚴重影響檔案資源的自身價值。

（三）信息化檔案建設的專業人才儲備不足。在信息時代，檔案信息化建設的基礎是保證有足夠的專業復合型人才。想推動信息化管理不斷發展，必須培養這方面的專業人才，只有這樣，才能有效提高管理效率。只有管理人員熟練掌握檔案管理的各項事務，才能在一定程度上降低事故發生的可能性。目前檔案管理人員大多數為負責傳統檔案多年的“老人”，他們雖然對傳統檔案的管理工作輕車熟路，但是短時間內不能快速適應信息化檔案管理的沖擊，思維和觀念的轉變比較困難，延緩了信息化檔案管理的進程。此外，許多傳統檔案管理人員只是經過簡單的培訓便上崗，他們的專業知識儲備不足，不能對檔案管理形成全面系統的認識，當發生緊急情況時，無法第一時間做出合理準確的判斷。以上均體現著專業人才對信息化檔案管理建設的重要性。

（四）檔案管理信息化建設存在安全性問題。檔案是一種非常重要的信息資源，不僅記錄著公民的成長履歷，還記錄了重大活動和事件的過程，這些信息若發生損毀、丟失或者被不法分子竊取，將會對廣大群眾的信息財產隱私安全造成極大的影響，因此檔案資源的安全性問題需慎之再慎。目前，影響檔案安全的問題主要有兩點：第一點是硬件方面的問題，硬件設備所處的溫度、濕度、放置環境等稍有差別便會導致機器損壞，造成大量信息丟失；第二點是軟件方面的問題，在軟件安全方面，最容易出現隱私泄露問題，作為儲備檔案資源的官網網站，不可避免地會有人蓄意通過木馬病毒或其他黑客手段進行攻擊，導致真實檔案資源被竊取、篡改甚至刪除。

三、信息化背景下加強檔案管理的方案

（一）增強信息化檔案管理的能動性。針對相關部門對信息化檔案管理重視程度不足的問題，應做到如下幾點：首先，上級領導應加大監察力度，設定合理的評價指標，并且不定期對相關部門進行抽查檢驗，讓執行人員意識到這是一項必須不折不扣完成的任務；其次，應開展信息化檔案管理相關的宣傳和講座，讓負責人員以及參與人員從主觀上認為這是一件于國于民均有利的大工程，調動主觀積極性，堅持信息化必能促進檔案管理工作發展的理念，這樣才能從根本上解決能動性不足的問題。

（二）加強信息化檔案管理的專業程度。信息化建設的關鍵是什么？毫無疑問，是硬件設備的支持。那么，信息化檔案管理的技術核心又是什么？那自然離不開軟件應用。巧婦難為無米之炊，要想提升信息化檔案管理的水平，必然離不開性能優異的硬件設備的支持。因此，有關部門應提供足夠的資金以及人力物力，加快老舊設備的更新迭代，落實好各項工作的開展情況，使檔案管理信息化工作順利進行。同時，還要加大對檔案管理信息化軟件和數據庫的研發投入，完備的軟件生態系統可以使檔案管理工作的效率大大提升，系統而規范的數據庫可以使工作人員更方便快捷查詢到急需的檔案信息。此外，可以利用更加智能的設備提高聲像檔案的收集和管理能力，使聲像檔案更加直觀、生動，可以突破時間和空間的限制，給人以身臨其境的感覺，這對檔案的應用具有重要意義。如此，才能保證檔案管理信息化的穩步發展。

（三）積極引進信息化檔案管理的專業技術人才。當今社會，各行各業最重要的是人才，檔案管理工作也是如此，要在檔案工作上推陳出新，不斷優化管理結構、合理統籌全局均離不開專業的人才隊伍。首先，相關部門要建立一套吸引人才的制度方案，提升待遇水平、增加領導關懷，讓外來人才把這里當成家，當成想要奮斗終生的地方。只有具備一支能力水平高、綜合素質強的隊伍，才能形成高效、高質量的信息化檔案管理。同時，應該建立專業的檔案人才儲備庫，對不同地區的檔案人才敢于提拔使用，給想在檔案管理工作上干出成就的專業人才提供更多的機會和平臺；其次，要加強檔案人才的梯度管理，對復合型人才的引進力度不小于專業人才，完善人才儲備隊伍的知識結構，形成梯度分明的檔案后備人才儲備隊伍。最后，要加強宣傳引導制度，加強對專業人才以及復合型檔案人才的宣傳工作，強化社會各界對信息化檔案管理的價值認同。

（四）加強信息化背景下檔案安全管理水平。檔案信息資源是不可或缺的珍貴資料，為了保證檔案信息的安全和完整，在檔案信息化建設過程中，加強檔案信息安全管理是不容忽視的。首先，在硬件設備方面，檔案管理人員要定期檢查維護，對于傳統檔案資源要做好防火、防盜等基礎工作，嚴格規范管理，確保檔案資源的安全，檢查中一旦發現問題，應根據具體情況有針對性地制訂措施。在軟件安全方面，要嚴格執行檔案電子信息資源備份制度，防止因突發情況導致硬件設備損毀發生檔案信息丟失問題；其次，要建立完善的軟件安全生態系統，有效防范來自外界的木馬病毒；最后，可以采用內外網隔離的物理方式進行整改，嚴禁連接內網的設備訪問外界互聯網，增加用戶訪問權限，不同等級的人員只能訪問符合權限要求的檔案信息資源等等。

四、結語

總而言之，信息化為檔案管理提供機遇的同時，也帶來了不小的挑戰。因此，檔案信息化管理工作的開展，必須要提高對該工作的重視程度，更新檔案信息化管理軟硬件設備和技術水平，提升檔案管理人員的綜合素養，強化檔案信息化的安全性，由傳統管理模式轉變為信息化管理，并結合單位自身的業務環境和運行情況，不斷探索與之相適應的信息化發展道路，切實提高檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。