中職學(xué)校人事檔案管理工作創(chuàng)新與實踐

文/廈門藝術(shù)學(xué)校 高斯娜

人事檔案是記錄人才信息的重要載體，其中涉及的信息能夠反映出個人的生活經(jīng)歷、社會經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、受教育經(jīng)歷、工作情況，所以無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都應(yīng)做好內(nèi)部人員的人事檔案管理工作，進而協(xié)調(diào)配置和單位內(nèi)部的人力資源，為各項工作的有序推進打好基礎(chǔ)。在中職學(xué)校內(nèi)部，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法滿足實際工作需要，隨著工作量的不斷增加，過去隱藏的問題逐漸暴露出來，人事檔案管理改革迫在眉睫。具體來說，當(dāng)前中職學(xué)校人事檔案管理工作中存在的問題主要包括檔案利用過于分散、檔案內(nèi)容過于形式化、管理制度不完善、檔案資料有缺損或是造假。鑒于上述情況，需要以解決現(xiàn)存問題為起點，制定完善的管理改革制度，才能夠讓人事檔案管理成為中職學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要抓手。

一、中職學(xué)校人事檔案管理工作的改革重點

鑒于當(dāng)前中職學(xué)校人事檔案管理工作中暴露出的種種問題，在改革中需要找準(zhǔn)改革思路，之后才能夠提高改革質(zhì)量。實際工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要正確認(rèn)識新形勢下人事檔案管理所面臨的新問題、新挑戰(zhàn)，校方需要想方設(shè)法提高人事檔案管理工作的持久性，從而為中職院校的轉(zhuǎn)型發(fā)展注入新活力。

（一）加強管理者思想上的認(rèn)識。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，管理者對人事檔案管理認(rèn)識較為片面，在思想上沒有做好人事檔案管理創(chuàng)新工作的意識，對人事檔案管理工作在中職學(xué)校教育中的重要意義認(rèn)識不足，忽視了做好人事檔案管理工作對人才教育培養(yǎng)的好處，對檔案資源認(rèn)識不足，檔案資源利用程度低，造成人事檔案資源嚴(yán)重浪費。后續(xù)人事檔案管理工作中，要真正將這部分工作交給懂理論、能夠解決實際問題的專業(yè)人才負(fù)責(zé)，以改變過去粗放式的管理模式。在此基礎(chǔ)上，校領(lǐng)導(dǎo)需要提高對這部分工作的關(guān)注及重視程度，進而為各項改革措施的落地實施掃清障礙。要引導(dǎo)相關(guān)負(fù)責(zé)人員做好人事檔案的整理工作，指導(dǎo)其用科學(xué)的方法對教職工的檔案資料進行歸檔保存，進而為后續(xù)各項改革措施的實施打好基礎(chǔ)。

（二）建設(shè)科學(xué)的檔案管理途徑。目前，中職學(xué)校對人事檔案管理工作仍舊采用老一套的方法，對于現(xiàn)代信息技術(shù)、管理模式的應(yīng)用實踐處在相對初級的狀態(tài)。隨著在校生人數(shù)、教職工數(shù)量不斷增加，過去以人工為主的人事檔案管理模式已很難滿足實際工作需要。如果繼續(xù)固守傳統(tǒng)的工作模式不僅無法保證實際工作效率，而且還有可能造成一系列風(fēng)險隱患。鑒于上述情況，需要推進實際管理模式的創(chuàng)新改革并且建設(shè)科學(xué)、高效的檔案管理途徑。以人事檔案資料的調(diào)取為例，過去查閱檔案時大都由檔案管理人員進行調(diào)取，不僅費時費力，而且還經(jīng)常因為人為疏忽而出錯。面對上述情況，完全可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對校內(nèi)教職工的人事檔案進行數(shù)字化管理，能夠加快對人事檔案梳理、整合、加工和調(diào)取的過程，大幅度提高工作效率。當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作只對教師人事檔案進行收集、保管、監(jiān)護，并不對掌握的人事檔案資料進行分類、審核、研究，導(dǎo)致人事檔案資源的利用程度達不到預(yù)定目標(biāo)，管理效果一般。要想實現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化，就必須要實現(xiàn)管理方式、管理模式現(xiàn)代化，掌握現(xiàn)代化的管理手段，要大膽舍棄在檔案管理工作中一些不適用的手段。以計算機為載體，虛擬儲存人事檔案資料，使用時能夠以最快的速度調(diào)取相關(guān)教職工的檔案。以現(xiàn)代技術(shù)作為工具，在人事檔案的翻拍、復(fù)印以及彩色掃描中都可以實現(xiàn)工作的自動化。信息化建設(shè)可以簡化相關(guān)人事部門工作流程，利用現(xiàn)代化工具來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞作，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段高效處理信息。

（三）檔案服務(wù)機制創(chuàng)新。做好人事檔案服務(wù)機制的發(fā)展創(chuàng)新，最基本的是保證服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)范圍的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)范圍很小，很大程度上只應(yīng)用于教職工的政治評審和學(xué)生的入學(xué)審核，并不適用于其他服務(wù)層面，人事檔案資源得不到完全開發(fā)。提升人事檔案服務(wù)水平是全面推動人事檔案管理工作開展、促進人事檔案管理工作的關(guān)鍵。就人事檔案服務(wù)范圍來說，人事檔案可以用于日常的實踐教學(xué)活動以及優(yōu)秀教師代表的選拔，可以進一步掌握教師的教學(xué)情況并且對教師的職業(yè)發(fā)展情況進行分析評價。因此要從各個層面著手，提高人事檔案管理服務(wù)水平，推動中職院校教育轉(zhuǎn)型發(fā)展，提高中職學(xué)校學(xué)生的綜合素質(zhì)。

（四）管理隊伍的建設(shè)。在以往的中職學(xué)校人事檔案管理工作中，學(xué)校方面負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員數(shù)量少，處理人事檔案管理工作相對繁瑣。要從以下兩點改變創(chuàng)新困境：一是需要更多的人才參與到人事檔案管理工作中；二要培養(yǎng)出優(yōu)秀的管理隊伍，同事之間相互協(xié)作，共同研討，探索人事檔案管理的新模式、新制度。改變傳統(tǒng)管理方法，定期進行工作創(chuàng)新研究。用敬業(yè)、創(chuàng)新、求實的工作態(tài)度做好學(xué)校檔案管理工作。同時掌握管理規(guī)律和管理方法，進行相應(yīng)的工作培訓(xùn)。加強人事管理隊伍建設(shè)，做好人事檔案管理工作。應(yīng)當(dāng)從人才招聘環(huán)節(jié)開展這方面的改革，在條件允許的情況下，要進一步提高人事檔案管理人員的薪資待遇，從而吸引更多的優(yōu)秀人才參與到中職學(xué)校的人事檔案管理中。

二、中職學(xué)校人事檔案管理的改革措施論述

在中職學(xué)校人事檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，要勇于進行管理工作的實踐，通過創(chuàng)新產(chǎn)生的新方法、新制度，及時地運用到當(dāng)前人事檔案管理工作中。通過實踐來更好地挖掘人事檔案的價值，建立符合學(xué)校實際情況的科學(xué)的人事檔案管理體系。

（一）完善人事檔案管理制度。要做好中職學(xué)校人事檔案管理工作，必須要健全學(xué)校對人事檔案管理工作的相關(guān)制度和相關(guān)體系。在管理工作中，確保每一位教師、學(xué)生的人事檔案都經(jīng)過相關(guān)部門的嚴(yán)格審核。相關(guān)部門在做好人事檔案管理工作時，要規(guī)范人事檔案登記工作，對檔案保管期限進行嚴(yán)格要求。對于人事檔案進行逐一的分類、歸檔、整合，并建立起統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。除了對人事管理工作建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度外，對從事人事檔案管理工作的人員也應(yīng)該確定相應(yīng)的制度，工作人員應(yīng)該定期上報工作計劃，匯總工作成果，檢查工作漏洞，制定下一階段的工作預(yù)案，對在管理過程中出現(xiàn)的漏洞及時反饋，協(xié)同好學(xué)校方面，共同解決出現(xiàn)的問題。

（二）推動中職學(xué)校人事檔案管理部門的信息化建設(shè)。人事檔案管理部門信息化建設(shè)程度的高低決定了人事檔案管理工作中信息化手段的利用水平。要通過信息化技術(shù)來進一步培養(yǎng)人事檔案管理工作人員的職業(yè)技能，相關(guān)管理人員要具備使用信息技術(shù)的能力，確保工作人員掌握利用信息技術(shù)來整理、歸類、補充、核查人事檔案的方法，通過信息技術(shù)分類、梳理的功能，做好學(xué)校人事檔案的編研，更加高效地做好人事檔案管理工作。

（三）人事檔案管理規(guī)范化。人事檔案管理人員在利用人事檔案資料時，要對人事檔案加以完善，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，做到人事檔案管理規(guī)范化。在人事檔案資源利用中，要妥善處理好檔案利用關(guān)系，學(xué)校相關(guān)部門首先保證人事檔案資料安全問題，為學(xué)校管理部門提供必要的人事檔案服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，還需要明確人事檔案的調(diào)用流程、查看權(quán)限，進而做好相關(guān)檔案的保密工作，避免不必要的突發(fā)事件發(fā)生。建立分層分享機制，學(xué)校方面可以將人事檔案運用于入職教職工培養(yǎng)上。比如說通過人事檔案的表現(xiàn)情況記錄，可以反饋出教師教學(xué)工作上的特點，教務(wù)處根據(jù)檔案信息以及教師教學(xué)表現(xiàn)，完成學(xué)校教師的考評。

（四）建立人事檔案監(jiān)管體系。中職學(xué)校要定期和不定期進行收集、檢查、整理檔案工作，隨時確保教職工人事檔案的完整性，保證檔案信息永遠處于最全、最準(zhǔn)的狀態(tài)。對于學(xué)校頒發(fā)的榮譽、表彰獎勵、職稱評定等信息，要在第一時間收集整理，并將這些內(nèi)容在人事檔案中加以補充。若在檢查過程中發(fā)現(xiàn)人事檔案中存在不規(guī)范行為或者是必要信息遺失，要及時調(diào)取存檔，進行信息補救，時刻保證人事檔案的完整性。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作要想在學(xué)校管理工作中發(fā)揮出更大的價值，適應(yīng)當(dāng)前教育發(fā)展新模式，需要投入更多的人力和物力資源。學(xué)校只有重視人事檔案管理工作，科學(xué)完善人事檔案管理體系，才能夠更好地為學(xué)校提供有價值的人才信息，推動職業(yè)教育發(fā)展。新時代教育改革背景下，中職學(xué)校教育事業(yè)會取得更大的發(fā)展，人事檔案管理工作也會在改革中不斷創(chuàng)新和完善。在以后的發(fā)展中，學(xué)校在人事管理的安排上面也會更加合理，通過反饋出來的人事檔案信息幫助促進中職學(xué)校進一步發(fā)展，提升教學(xué)質(zhì)量和優(yōu)化人事管理力度。我們相信，在不斷的發(fā)展和改進中，中職學(xué)校人事檔案管理工作會更加出色，推動中職學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展，更好地發(fā)揮出人事檔案價值，為教育事業(yè)和人才培養(yǎng)做出更大貢獻。