對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的思考

文/山東理工大學(xué)圖書館 王來東

高校的教學(xué)檔案管理與高校教學(xué)管理工作密切相關(guān)，教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的一部分，既客觀反映教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量，也是加強教學(xué)管理、提高學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和水平的重要信息依據(jù)。

一、對教學(xué)檔案的認識

教學(xué)檔案，是教學(xué)單位以及教師在教學(xué)實施過程中形成的材料，這些材料對以后的教學(xué)具有一定參考價值，可以為以后的教學(xué)和管理提供準確的數(shù)據(jù)，掌握一定的經(jīng)驗教訓(xùn)，不管是教師的備課記錄，試卷分析，教學(xué)研討記錄，甚至是課堂觀摩錄像、評估方案等。我國《高等學(xué)校檔案實體分類法》對教學(xué)檔案的歸檔有明確規(guī)定，其主要內(nèi)容幾乎覆蓋了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)的整個過程，從新生入學(xué)的招生開始，學(xué)籍的歸檔，每一學(xué)期的教學(xué)計劃及實施，選用的教材情況，選派的教師及職稱結(jié)構(gòu)，學(xué)期末的考試考查，成績及卷面分析，不同專業(yè)配套的實驗室建設(shè)，學(xué)生的實踐活動。畢業(yè)生就業(yè)實習(xí)環(huán)節(jié)中，就業(yè)率，就業(yè)方向，考研情況等。具體地說，主要包括：學(xué)校的上級主管部門，或者本校內(nèi)的教學(xué)主管職能部門下達的相關(guān)文件和教學(xué)管理各項規(guī)章制度；各專業(yè)的教學(xué)計劃，培養(yǎng)目標；每學(xué)年工作計劃，教學(xué)檢查和總結(jié)及各科目分析統(tǒng)計報表；各科教學(xué)計劃，課程進度進程、課程表、代表性教案、實習(xí)資料、教學(xué)督查質(zhì)量報告和師生座談報告，甚至社會反饋情況、學(xué)生校外實習(xí)活動記錄等?？荚嚟h(huán)節(jié)形成的一系列材料：成績分布，試卷分析，論文環(huán)節(jié)形成的論文的題目、論文等級及優(yōu)秀論文與優(yōu)秀實習(xí)報告等各種文件材料都是重要的檔案資料。除此之外，教學(xué)檔案還應(yīng)包括：教師個人業(yè)務(wù)檔案，比如教師授課的班級情況（人數(shù)、專業(yè)、學(xué)時）、名師授課情況、該門課程的教學(xué)計劃、授課計劃、教研活動總結(jié)、試卷批閱、試卷分析、學(xué)期總結(jié)、實習(xí)報告等（實際工作中，學(xué)生檔案材料一般歸口學(xué)生科，學(xué)生的學(xué)籍檔案一般單獨整理）這些資料作為檔案材料，見證了一所高校的發(fā)展歷史，是學(xué)校綜合實力的有力佐證。近幾年教育部實施了本科教學(xué)評估，這些檔案為教學(xué)評估提供了重要的信息和憑證。因此，完整地收集整理所有教學(xué)過程中形成的教學(xué)檔案材料，受到各級教學(xué)單位的高度重視，成為迎接上級主管部門檢查和總結(jié)經(jīng)驗的重要依據(jù)。

二、目前教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）檔案意識淡薄，重視程度不夠。從學(xué)校到學(xué)院，乃至每位任課教師，對教學(xué)過程中形成的檔案材料意識淡薄，歸檔意識不明確，沒有認識到資料存在的價值。大部分教師認為，只要備好課，上好課，老師的職責就完成了，發(fā)生的相關(guān)資料歸不歸檔似乎與自己無關(guān)，一門課結(jié)束，沒有留下任何有價值的文字資料，等到評估來臨，所有的材料需要重新整理，編排，也失去了材料的真實性，價值自然也就大打折扣。甚至對于相關(guān)部門科室催要相關(guān)的資料歸檔，多數(shù)教師的表現(xiàn)并不積極，對檔案的歷史價值缺乏長遠認識。在材料的搜集整理過程中，也無法保證材料的完整性和真實性，忽視了檔案管理工作。再加上宣傳力度不夠，致使教學(xué)檔案管理工作遠遠不能滿足需要。

（二）教學(xué)檔案管理制度不完善，無專職檔案管理員。高等學(xué)校教學(xué)檔案應(yīng)該是完整記錄學(xué)院的整個教學(xué)過程，但有些高校恰恰忽視了這一過程管理，沒有認真收集保管這一過程中形成的原始材料，領(lǐng)導(dǎo)不重視，也沒有專人進行監(jiān)督，再加上沒有健全的制度約束，對資料收集不完整，保管不嚴格，也未及時分類整理，導(dǎo)致最后留存下來的檔案殘缺不全，借出的檔案也多是有借無回。學(xué)院人手緊張，大多不設(shè)專職的檔案管理員，大部分是由教務(wù)員兼職，教務(wù)員本身工作繁雜，哪有精力做好檔案工作?，F(xiàn)在的情況是，教務(wù)員身兼數(shù)職：教學(xué)秘書、研究生秘書、科研秘書。僅僅應(yīng)付常規(guī)性教學(xué)工作的開展已經(jīng)相當困難，哪還有精力進行檔案整理？更沒有精力系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)，不具備檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，發(fā)生以上情況在所難免。

（三）檔案管理硬件設(shè)施欠缺，利用效率偏低，應(yīng)用價值得不到應(yīng)有體現(xiàn)?，F(xiàn)有的檔案管理，大部分停留在傳統(tǒng)模式，紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，收集的檔案不及時不完整，整理不規(guī)范，檔案的數(shù)字化水平較低，人工查閱、手工檢索，在目錄索引的編制手段上，很少采用計算機管理的先進手段，不利于檔案的收集管理，更不利于今后檔案的查閱利用。所以，不按照規(guī)范的檔案管理要求進行立卷歸檔，查找起來繁瑣費時。導(dǎo)致檔案的利用率不高，更談不上檔案的價值體現(xiàn)了。

三、高校教學(xué)檔案管理的趨勢與對策

高校教學(xué)評估制度化對教學(xué)檔案的管理提出新的要求，引起了各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，不論在資金還是人力方面都開始加大了對教學(xué)檔案管理的投入，作為教學(xué)檔案的具體主管教學(xué)管理科，應(yīng)抓住機遇，積極完善本單位的教學(xué)檔案管理體系，努力提高教學(xué)檔案的管理水平。

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識。教學(xué)檔案管理作為教學(xué)管理活動的重要環(huán)節(jié)，認真組織好、利用好教學(xué)檔案，反過來對教學(xué)方法改進和教學(xué)手段的創(chuàng)新，從而提高教學(xué)質(zhì)量有很大幫助。首先，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作的認識應(yīng)提高到一定高度，加大在教學(xué)檔案管理方面的人力財力投入，確保硬件建設(shè)到位。其次，要強化意識，增強廣大教職員工的檔案收集歸檔責任感，充分認識教學(xué)檔案在教學(xué)過程、教學(xué)研究、教學(xué)管理中的重要性，自覺養(yǎng)成教學(xué)檔案的存檔歸檔意識，做到人人有意識，件件有著落。抓好關(guān)鍵點節(jié)點工作：一是開學(xué)之初，對計劃性、指令性的文件、計劃等，做到及時收集整理存檔；二是期中檢查階段，對督導(dǎo)專家的聽課記錄、點評等做到及時歸檔；三是學(xué)期末，對形成的試卷、成績單、試卷分析等總結(jié)性的資料及時歸檔。確保檔案的完整性、真實性，并逐步形成教學(xué)檔案的規(guī)范化、常態(tài)化。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度，明確分級責任制。建立健全必要的機構(gòu)和教學(xué)檔案相關(guān)制度，使相關(guān)人員職責明確，按照相關(guān)檔案的內(nèi)容、應(yīng)規(guī)范保存時限，明確學(xué)院分管教學(xué)副院長是教學(xué)檔案管理一級責任人，教學(xué)科長是二級責任人，教學(xué)秘書具體執(zhí)行，相當于教學(xué)檔案的管理員，各教研室主任、系主任是教學(xué)檔案的具體收集者，把教學(xué)檔案的管理和建設(shè)納入各級領(lǐng)導(dǎo)目標責任管理之中。在可能的條件下配備專職管理人員，按照《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《中華人民共和國檔案法》，嚴格規(guī)范歸檔流程，建立搜集、檢查、歸檔、保管、移交、借閱等規(guī)章制度，使檔案管理規(guī)范化、制度化。

（三）提高教學(xué)檔案管理者的基本素質(zhì)。人的素質(zhì)決定了工作態(tài)度。教學(xué)檔案管理人員的自身素質(zhì)直接影響教學(xué)檔案管理的好壞，提高檔案人員素質(zhì)有利于更好地發(fā)揮其主觀能動性，更加有利于教學(xué)檔案信息資源的作用最大化發(fā)揮。二級學(xué)院教學(xué)檔案管理人員，專業(yè)訓(xùn)練的機會很少，檔案管理人員要有一定政治素質(zhì)、職業(yè)道德和紀律觀念，責任心要強，要有為教學(xué)工作服務(wù)的奉獻精神。要加強檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，比如《高等學(xué)校檔案實體分類法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》，首先從思想上提高他們的檔案意識，從而提高他們對檔案工作的自覺性。要經(jīng)常性聘請檔案管理專家，比如學(xué)校檔案館專門管理人員來對學(xué)院檔案兼職人員進行培訓(xùn)，使他們能及時學(xué)到檔案管理專業(yè)知識，不斷增強業(yè)務(wù)技能。還要學(xué)會運用計算機管理檔案，這樣既能提高工作效率，又能通過對圖像聲音等資料的歸檔管理，促進檔案的內(nèi)容更加充實，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求，也是新時期檔案管理工作者的必備技能，為日后的查檔工作提供了便捷的途徑。教學(xué)管理人員工作繁重，檔案業(yè)務(wù)多數(shù)為兼職工作，為更好提高他們的檔案工作積極性，在津貼方面有應(yīng)所體現(xiàn)，也算是對檔案人員的物質(zhì)獎勵。

（四）加快實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化步伐。在教學(xué)檔案管理的硬件建設(shè)方面，學(xué)校應(yīng)加強學(xué)院檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施投入，增設(shè)相應(yīng)的先進設(shè)施。不斷改進管理方法，積極采用現(xiàn)代化的管理手段，充分利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢，積極開發(fā)教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng)，全面數(shù)字化處理教學(xué)檔案，以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器上，用數(shù)字化方式記錄所有教學(xué)檔案信息。充分利用校園網(wǎng)，在辦公自動化系統(tǒng)中融合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源存儲的數(shù)字化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、管理的自動化、服務(wù)的遠程化，最大限度提高教學(xué)檔案管理利用的效率和質(zhì)量。

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，管理水平不斷完善，高校教學(xué)檔案工作越來越凸顯了其重要性，做好教學(xué)檔案工作，是新時期教育改革和創(chuàng)新的需要，以教學(xué)評估促進教學(xué)檔案的建設(shè)，實現(xiàn)教學(xué)評估和教學(xué)檔案管理工作的相互促進，共同推動教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量全面提高。