高校試卷檔案規范化管理路徑及意義分析

文/西南民族大學外國語學院 李野

高校試卷內容極其豐富，在試卷整理歸檔方面，與各個學院、相關老師有著密切的聯系。同時在試卷的歸檔方面，具有復雜性，這在后期的管理過程中得到了充分體現，一旦管理方法的科學性、合理性不足，容易造成管理混亂，不利于提高高校管理水平。所以要想將高校管理水平提升上來，加強完善試卷檔案管理制度的構建非常重要，這不僅是提高學校管理水平的重要方式方法，而且也可以將學校的知名度、美譽度提升上來。當然在高校試卷檔案管理過程中，應加強規范化管理模式的應用。

一、高校試卷檔案規范化管理路徑

（一）完善試卷檔案管理制度。學校要滿足與時俱進這一要求，不斷提高檔案管理信息化水平。在以往高校試卷檔案管理工作中，人工記錄方式尤為常見，但是試卷管理屬于系統化工程之一，與各個學院、系有著密切的聯系，過程的繁瑣性特點突出，極容易使人力、物力和時間等出現浪費。基于此，應將試卷檔案管理與創新要求結合在一起，做到與時俱進，加大信息化改革力度，為保存、查找、管理等提供便利性。在完善試卷檔案管理制度過程中，規范化指標體系的構建非常重要。在指標體系構建方面，主要涉及試卷質量、歸檔管理以及檔案利用等指標。試卷質量為檔案管理水平的前提性條件，在試卷質量得以保證的情況下，有助于實現其高效利用；針對歸檔管理，主要是指及時整理和保存辦理完成的試卷檔案；針對檔案利用，主要是指靈活運用不同形式，如閱覽、摘錄等，規范試卷檔案行為。第一，應注重保密、查閱機制的構建，在同意辦理手續后，可以為查閱、借閱提供便捷性，查閱手續應具備高度的完整性。在檔案查檢方面，應對整理標準的文檔標識進行分析，確保查找的迅速性，并借助檔案信息，提高查閱、摘錄等工作效率。試卷檔案的編研，可以確保良好的利用效率，在編研工作中，應對其他資料進行借鑒與學習，對比多家資料，加強社會文化資料的吸納，確保文化產品的編研具有高度的完整性、系統性。

（二）完善試卷檔案信息管理系統。首先，在教務管理職責方面，教務系統信息的整合與利用非常重要。在教務管理中，涵蓋著較多的試卷內容，一定程度上加劇了查詢試卷有關信息的難度性。應有機聯系教務系統與信息化建設，使之成為統一整體，整合好教務系統中有關的試卷信息。在整理方面，要對試卷年份、班級、科目等因素考慮到位。同時借助數據庫的構建，在一份資料錄入后，可以滿足信息共享需求，防止對相同信息進行重復記錄，將學校工作人員工作量控制在合理范圍內。由此可見，在整合試卷檔案管理信息方面，試卷檔案管理信息化至關重要。其次，加強試卷檔案系統功能的設計與優化，對比預防錄入重復信息具有極大的幫助，將信息錯誤現象控制在萌芽狀態內。借助數據庫，可以滿足查找數據時所需的時間和精力。其中，要對數據輸出路徑進行合理設計，明確其查找條件，同時應不斷升級、更新試卷檔案信息系統，對試卷檔案信息實施統一化管理，防止出現信息錯誤問題，并嚴厲杜絕管理的混亂，不斷提高試卷信息的抽查效率。最后，應用射頻識別技術。較多應用于圖書館和校園一卡通等，而在試卷管理中的應用并不常見。目前，在高等學校教育發展過程中，明顯提升了信息管理規范化水平，而射頻識別技術，在提高高校管理水平方面發揮著明顯優勢，也充分作用于高校信息化管理之中。在高校試卷管理中，視頻識別技術的應用，在查詢功能方面有著明顯的應用價值，在射頻識別操作平臺上，對條形碼有效證件的放置，便可以對相關試卷信息進行查詢與了解，將射頻技術的優勢發揮出來，自動化識別人和物標識信息，迅速獲取數據，并及時更新試卷信息。除此之外，射頻識別在試卷檔案管理人員的工作權限設置方面也具有明顯的作用，防止人為涂改試卷信息現象出現。由此可見，在公共數據平臺中，射頻識別技術可以給予信息化管理一定的扶持，充分彰顯出智能化功能。

（三）簡化試卷歸檔程序。眾所周知，在試卷內容繁多的影響下，應結合不同內容進行合理歸檔。所以在試卷歸檔工作中，應加強試卷歸檔流程的簡化。一般來說，試卷歸檔、各個學院及老師之間的關系是緊密聯系、密不可分的，所以在簡化歸檔流程過程中，應對重要的歸檔步驟予以明確化，然后加強歸檔流程圖的制作和設計，基于流程視角促進試卷歸檔的順利實施。同時,應注重試卷檔案查詢程序的不斷簡化，體現出試卷檔案調取查詢程序的便捷性優勢，通過試卷檔案，旨在對自身教育中存在的薄弱點、空白點予以高度了解，推動教育教學水平的提升。除此之外，在簡化實體分類方面，由于試卷材料數量龐大，而且來源并不集中，對于其分類方案的特殊性具有一定的決定性作用。在編制試卷檔號過程中，應將高校實體分類原則落實下去，將試卷檔案的分類特點反映出來，形成與計算機系統管理高度的適應性，并將檢索、方便排架等功能優勢發揮出來。在設置檔案號的結構方面，應具體劃分為年級號、分類號以及案卷號。分類號的編制，應基于學院，確保管理的有效性和便捷性，但是在試卷材料數量較大的情況下，諸多歸檔的單位主要體現在系、室等方面，進而涉及的歸檔單位比較多。基于學院分類編號上架，應注重預存位置這一環節，確保案卷歸檔擺放符合分類性需求。

（四）提高試卷檔案的真實性。在檢驗學生學習過程中，試卷的作用不言而喻，當然試卷也是檢驗學校授課水平的重要渠道之一，所以試卷檔案管理，與學校管理能力有著密切的聯系。需要注意的是，所有試卷檔案內容，必須要滿足真實性、有效性等需求。做好試卷及時回收工作，將試卷相關信息記錄下來，并防止肆意對相關信息進行更改。總之，在試卷檔案記錄方面，憑借其真實性，便利檔案的順利調取。

二、高校試卷檔案規范化管理的實施意義

在諸多教學檔案中，試卷檔案占據著至關重要的地位，對于學生、教師以及院系的影響極其深遠。基于學生視角，試卷和附屬材料可以充分體現出一學期的學習成果，借助試卷歸檔材料，也可以使學生有效檢驗所學課程知識情況，確保學生形成良好的學習能力。基于教師視角，試卷歸檔材料，有助于提高教師對課程的理解水平，為提高后續教學水平奠定基礎，并將教學方法改善至最佳。基于院系視角，試卷歸檔材料，可以將本學期教學工作反映出來，尤其在教學管理質量這一方面。

除此之外，在考核學校管理能力方面，高校試卷檔案管理發揮著重要作用。試卷不僅可以將學生成績記錄下來，也可以對教師、學校之間的配合展開細致考核，為間接考核學校各部門之間的配合度創造有利條件。同時根據試卷測試結果，有助于教師不斷調整后續教學方向，確保學生良好的接受度和參與度。通過試卷檔案管理機制的構建，有助于學校管理水平的穩步提升。憑借有效的管理方法，可以滿足人力、物力以及財力等節約化需求，確保試卷完好無損保存，避免在查找試卷檔案過程中浪費較多的時間和精力。通過對試卷檔案管理意義的正確認知，有助于將試卷檔案管理作用充分彰顯出來。

三、結語

綜上所述，試卷檔案管理工作，已經成為高校諸多工作中的重中之重。試卷檔案，不僅可以將高校日常教學成果展示出來，而且還可以促進教師教學活動順利進行，為教學改革和創新提供有力支撐。由此可以看出，在高校試卷檔案管理過程中，加強規范化管理是至關重要的，旨在實現試卷檔案的高效利用與配置，為學校各項決策提供有力依據。