疾控儀器設備檔案動態管理研究和應用

文/浙江省疾病預防控制中心 錢曉敏 裘華平 沈雪琴

儀器設備作為疾控單位最主要的硬件設施，其檔案管理是儀器設備管理的重要組成部分，反映儀器工作過程，包括儀器設備申報、采購、驗收、使用、檔案建立到報廢等整個過程資料的統一管理。隨著信息技術的快速發展，疾控信息化建設步伐加快，傳統的管理手段已經不適應發展的需要，只有做到動態管理儀器設備檔案信息，才能保證信息的完整性、連續性和時效性，通過開展儀器設備檔案的動態管理，能增加設備資產的利用率，更好地為資產建設服務，更好地服務于疾控科研工作。

一、制約儀器設備檔案動態管理的因素

（一）儀器設備檔案信息化程度不高。目前，疾控中心的儀器設備檔案為紙質和電子檔案并存，儀器設備檔案已經使用了信息化管理模式，通過信息系統可以快速準確地查到每份儀器設備檔案資料，在實際操作過程中具有良好的效果。但是，信息化程度不高，儀器設備檔案管理系統仍需完善，儀器設備管理信息時效性不高，無法為設備資產共享提供及時、全面和準確的參考信息。

（二）儀器設備檔案的管理力度不夠。在實際工作中，由于各部門職能和分工不同，檔案管理員無法參與儀器設備檔案活動的每一個環節，無法跟蹤收集，資料更新時效性低，檔案不能如實記錄設備情況。遇到保管人員退休、調動等人事變動時，如不及時收集、登記、備案，時間一長容易遺漏。這樣，就很難對儀器設備實行有效控制和協調，在資產形成、配置、使用、管理、處置等各環節之間缺乏動態的管理監控系統，無法實時管理，造成資產的使用效率不高，維修環節薄弱，甚至存在閑置和浪費現象。

（三）儀器設備在建檔后產生的資料不完整。疾控中心的儀器設備都能做到規范建檔，統一管理。設備資產的規劃計劃、采購建設、安裝驗收的資料保存基本規范完整。由于儀器設備使用時間跨度較長，給檔案動態管理帶來困難。例如，設備建檔后產生的使用培訓、運行維護、維修保養、技改報廢等資料記錄歸檔缺失嚴重，容易被忽視，導致儀器設備在建檔后產生的資料不夠完整、及時。

二、對儀器設備檔案進行動態管理的重要性

（一）儀器設備自身特點決定檔案必須動態管理。儀器設備具有專業性強、使用維修復雜、維護成本高、使用中涉及科室多等特點，關系到疾控科研、實驗室質量、社會效益以及各項工作的可靠性和有效性；同時，儀器設備檔案貫穿于檔案管理的各個環節和具體工作中，是儀器設備從購置、領用、轉移到報廢等全過程的真實體現，是一個變化和發展的過程，具有動態性的特點，要求儀器設備檔案管理人員進行全程跟蹤的動態管理。

（二）加強儀器設備檔案動態管理為資源優化配置提供科學依據。及時完整系統的儀器設備檔案能全面系統地反饋設備各項性能指標、完好率、利用率以及后期服務水平等情況，通過對儀器設備資料的收集、維修保養記錄等檔案的全程跟蹤、動態管理，可以及時、準確、快速地確定維修、養護方案，為儀器設備故障的維修提供依據；可以及時、準確、快速地查閱與分析，更好地評估設備的經濟價值，為以后購置同類設備提供真實、可靠的參考依據，為資源優化配置提供有效的科學依據。

（三）儀器設備檔案動態管理是遵循產品生命周期規律的體現。儀器設備管理應遵循產品的生命周期管理特點，貫穿于儀器設備的采購、使用、維修、保養、更新、報廢等整個周期過程。因此，儀器設備檔案的管理要遵循這個規律，在建檔后根據儀器設備使用情況，對產生的運行維護、維修保養、技改報廢等資料進行及時補充，實行動態管理，全程跟蹤、全方位監管。

三、加強儀器設備檔案動態管理的現實應用

（一）整合現有資源，加強儀器設備檔案動態管理手段。目前，中心的儀器設備檔案為紙質和電子條目檔案并存。疾控的儀器設備歸檔范圍是：單位各類儀器、設備、車輛、宣傳器材等的設備現場驗收和建檔工作提示單、儀器設備登記表、安裝驗收報告、儀器設備移交登記表、儀器設備維修登記表、發票復印件、藥品藥械調撥單、采購合同、安裝驗收報告、出廠合格證、使用說明書、保修卡、安裝手冊等資料。管理人員根據歸檔范圍，將每一臺設備所形成的材料進行系統整理建檔。新歸檔的儀器設備檔案，可以用電子歸檔的方法歸檔，同時新建聲像檔案，并可掛接在儀器設備電子檔案上。以前的舊檔案多是紙質檔案，可以在電子檔案中建立檢索目錄。在儀器設備檔案的動態管理過程中，管理人員可以通過設備檔案的編目，檢查設備檔案是否完整、及時，與電子信息化檔案相結合。

（二）運用現代化技術，規范儀器設備檔案動態管理系統。以儀器設備檔案數據管理作為核心，構建完整有序的綜合資源檔案動態管理系統，主要包括申購管理系統、審批流程、采購管理以及處置管理等內容，通過互聯網進行各項內容與管理環節的有效連接，記錄從計劃、采購、驗收、使用、維修、保養、處置等的全過程，把儀器設備管理和系統結合起來，做好一體化管理工作，讓疾控儀器設備檔案動態管理更加規范。規范完善的動態管理系統，可以有效實現數據共享，為管理層提供及時、準確、詳盡的分析數據和決策依據，提升儀器設備效率評估的準確性，避免設備的閑置浪費，實現設備使用效益最大化。

（三）組建檔案管理隊伍，提高儀器設備檔案動態管理水平。要想確保儀器設備檔案的完整性、連續性、及時性，對儀器設備檔案管理人員的業務水平具有較高的要求，必須加強對檔案管理人員的有關理論與技能培訓。首先，應該通過理論培訓，使設備檔案管理人員能夠準確把握設備檔案的生命周期，在管理檔案過程中確保檔案的完整性、系統性和時效性；其次，加強對設備檔案管理人員計算機信息技術的培訓，熟練運用儀器設備檔案管理系統，提升整個資產檔案的數字化水平；最后，通過學習，提高設備檔案管理人員的責任意識和重視程度，更新理念，提高儀器設備檔案動態管理水平。

四、結語

對疾控儀器設備檔案的動態管理，使其具備完整性、連續性、及時性，對儀器設備資產的全過程進行有效的監管。通過開展儀器設備檔案的動態管理，可以及時、準確、快速地確定維修、養護方案，為儀器設備故障的維修提供依據；可以及時、準確、快速地查閱與分析，更好地評估儀器設備的經濟價值，增加設備資產的利用率，更好地為資產建設服務，更好地服務于疾控科研工作。