自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀及其改進策略

文/郯城縣自然資源和規(guī)劃局 袁偉

自然資源部門檔案，主要是各級自然資源行政主管部門在各項工作中形成的，且具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件資料，記錄了自然資源管理活動真實歷史。從現(xiàn)實層面來看，自然資源檔案提供給了自然資源管理、經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展、社會安定優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；從歷史層面來看，自然資源檔案提供給后人可靠的法律依據(jù)，可以有效解決復雜紛繁的土地、礦產(chǎn)權(quán)屬糾紛問題。最近幾年，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，自然資源工作不斷完善，給自然資源檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)和影響，尤其是在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，自然資源檔案管理要求更高，且其地位、標準、作用已經(jīng)發(fā)生了改變。因此，在實際工作中，自然資源部門需要加強檔案管理工作，利用科學合理的手段，有效利用自然資源，提升檔案管理的規(guī)范性。

一、自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)服務(wù)形式單一。因為受到多種因素影響，自然資源檔案管理工作主要是傳統(tǒng)的借閱服務(wù)，二次開發(fā)利用和資料編研服務(wù)能力相對有限，電子檔案形式?jīng)]有覆蓋到實際工作中，導致服務(wù)社會水平相對較低。

（二）檔案管理現(xiàn)代化程度有待提升。目前，除了在全國率先進行地質(zhì)資料圖文掃描數(shù)字化外，還有地質(zhì)資料目錄網(wǎng)上查詢服務(wù)，其他所有土地檔案仍然是紙質(zhì)保存與封閉式檢索的狀態(tài)。

（三）檔案管理人員法律知識較為薄弱。現(xiàn)階段，在市場經(jīng)濟的沖擊下，很多長時間從事檔案管理的工作人員價值取向出現(xiàn)了思想偏差，個別人員甚至為了一己私利做出了違法的事情，這些人員片面認為管理檔案只要不違反大的法律法規(guī)政策，可以做人情，謀私利，并不會引起不良影響，把沒有經(jīng)過主管部門批準的檔案，擅自把各類原始材料復印和拷貝給他人，以至于頻繁出現(xiàn)土地使用者和相鄰之間的土地權(quán)屬糾紛問題。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提升。現(xiàn)如今，是大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算時代，自然資源部門檔案的種類較多、數(shù)量較大、業(yè)務(wù)性較強，對于檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)性要求也相對較高。部分地區(qū)自然資源部門剛剛組建，自然資源檔案管理人員大多都是原職責部門的檔案管理人員劃轉(zhuǎn)過來的，總體來講，這些檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)存在一定差異，參差不齊，缺乏學習創(chuàng)新動力。究其原因，原職責部門與工作人員沒有意識到自然資源檔案管理工作的重要性，以至于對于檔案管理工作的主動性和興趣程度較低，所以想要順應新形勢發(fā)展，自然資源檔案管理工作需要有一支科技化、專業(yè)化的人才隊伍作為支撐。

（五）自然資源檔案管理制度與業(yè)務(wù)標準體系有待完善。在新時代背景下，自然資源檔案和原職責部門檔案之間存在較大的差異，不能簡單套用或者是仍然沿用原職責部門的管理制度與業(yè)務(wù)標準體系。現(xiàn)階段，缺少統(tǒng)一的自然資源管理制度與業(yè)務(wù)標準體系，導致檔案工作的開展受到影響。

二、自然資源部門檔案管理改進策略

（一）注重基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。在自然資源部門檔案管理工作中，需要根據(jù)各地自然資源檔案管理目標中認定的各項業(yè)務(wù)建設(shè)要求，做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。在實際工作中，檔案形成需要規(guī)范，檔案整理需要系統(tǒng)，檔案保護需要科學，檔案管理需要現(xiàn)代。與此同時，應對電子檔案管理新途徑和方法進行積極探尋，在檔案管理工作中納入電子檔案形成、積累、歸檔、保管、提供利用等環(huán)節(jié)，并且還需要把這些內(nèi)容納入監(jiān)督管理工作中，進而有效保證檔案管理效果。

（二）提升檔案管理現(xiàn)代化水平。最近幾年，隨著信息技術(shù)在辦公領(lǐng)域中的廣泛應用和普及，自然資源部門檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出信息化的特點，但是信息化程度還有待加強。因此，在實際工作中，自然資源部門需要加強對檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，充分利用計算機計算、網(wǎng)絡(luò)存儲等功能，有效管理檔案。部門可以創(chuàng)建電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，加強管理與維護電子影像檔案力度，并且使其和地籍管理系統(tǒng)進行銜接，通過掃描土地登記申請材料，完成土地登記，然后直接生成地籍電子影像檔案，同時存儲紙質(zhì)檔案與電子檔案。并且，還可以利用現(xiàn)代化科學技術(shù)，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。部門可以引進現(xiàn)代化辦公設(shè)備，如掃描儀、光盤刻錄機等。針對自然資源檔案管理庫房，也可以利用先進技術(shù)進行建設(shè)，通過自動化監(jiān)控、庫房溫度濕度自動控制等，保證檔案管理安全。此外，還可以引入GIS、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下，可以在短時間內(nèi)獲得想要的信息，提升檔案管理效率；還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析整理功能，充分挖掘價值信息；在GIS技術(shù)支撐下，可以統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)信息，構(gòu)建科學的數(shù)據(jù)儲存空間，提升自然資源檔案管理效率。

（三）注重宣傳檔案法律，提升社會自然資源檔案意識。首先，需要對全民自然資源檔案管理意識進行提升，可以通過學習宣傳相關(guān)法律法規(guī)，使全民意識到自然資源檔案管理的重要地位與作用，促使全社會具備自然資源法制觀念和檔案法制觀念。其次，各級自然資源部門領(lǐng)導應樹立檔案意識，并且要加強實際行動，在領(lǐng)導主要議事日程中加入檔案管理工作，實現(xiàn)組織落實、人員落實、經(jīng)費落實，提升檔案工作規(guī)范性、科學性、法制性。最后，部門可以利用正面典型事例和反面典型事例，對自然資源檔案各項工作中的作用進行宣傳，如在違法占地、土地權(quán)屬調(diào)查、土地登記發(fā)證、建設(shè)用地征用、采礦權(quán)等，不斷對自然資源檔案影響進行擴大。

（四）注重檔案管理隊伍建設(shè)，提升管理人員素質(zhì)。想要做好自然資源部門檔案管理工作，人才是非常關(guān)鍵的。自然資源部門需要給予檔案管理工作足夠的重視，清醒、深刻地意識到新形勢下迫切需求高素質(zhì)復合型檔案管理人才，支持檔案管理人才隊伍建設(shè)工作。第一，自然資源管理部門應注重檔案管理工作，把其擺放在重要位置上。在部門工作規(guī)劃中，把檔案管理工作納入其中，創(chuàng)建完善的檔案管理規(guī)章制度，加大對各項硬件設(shè)施的投入力度，不斷完善硬件設(shè)施，積極促進檔案管理工作質(zhì)量的提升。并且，需要關(guān)心愛護檔案管理人員，幫助其解決實際問題，改善其工作待遇與環(huán)境。第二，自然資源管理部門需要優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)。根據(jù)自然資源檔案管理工作需求，結(jié)合專業(yè)背景、年齡、知識結(jié)構(gòu)、工作年限等條件，對現(xiàn)有檔案工作人員進行配置，對人才布局進行優(yōu)化，做好科學合理分工，保證隊伍穩(wěn)定性。部門應積極主動吸引高層次專業(yè)檔案管理人員，為隊伍補充高素質(zhì)人才。第三，自然資源部門需要注重對檔案管理人員的教育與培訓工作，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。自然資源檔案管理工作具有較強的業(yè)務(wù)性特點，管理人員在實際工作中需要對工作經(jīng)驗進行不斷總結(jié)和探索，并且還需要不斷接受專業(yè)培訓、參觀交流、繼續(xù)教育，更新管理人員知識和技能，提升其專業(yè)水平，使其可以精通檔案管理業(yè)務(wù)、自然資源業(yè)務(wù)、信息化技術(shù)，成長為復合型人才，不斷提升檔案管理水平。第四，自然資源管理部門可以利用一些激勵措施，營造一個良好的工作氛圍。部門可以開展創(chuàng)先爭優(yōu)、表彰先進等活動，在崗位任用、職務(wù)晉升等方面，應向優(yōu)秀的檔案管理人員進行傾斜，有效調(diào)動起工作積極性和熱情，不斷提升其工作能力，提供給自然資源檔案管理工作優(yōu)秀的人才保證。

（五）創(chuàng)建完善的檔案管理制度與業(yè)務(wù)標準體系。在自然資源檔案管理工作中，制度與業(yè)務(wù)標準體系是非常重要的依據(jù)，其直接影響到檔案管理工作原則、業(yè)務(wù)標準、制度要求的確立，具有指南作用，可以有效提升檔案管理效果。因此，在實際工作中，部門應結(jié)合實際情況，創(chuàng)建完善的檔案管理規(guī)范，注重頂層設(shè)計和認真規(guī)劃，對國土、水利、規(guī)劃、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門的檔案管理歷史情況進行深入調(diào)研，對自然資源檔案特點、規(guī)律進行深入了解，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標準，創(chuàng)建完善的管理制度與業(yè)務(wù)標準體系，其中包括管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范等內(nèi)容。與此同時，還需要對各地機構(gòu)改革不同做法、未來資源業(yè)務(wù)拓展可能性、檔案信息化管理等內(nèi)容進行全面考慮，并預留一些自主操作的空間。

三、結(jié)語

總而言之，在新時代背景下，在自然資源部門管理工作中，加強檔案管理力度是非常重要的，不僅可以有效提升管理效果，還可以提升自然資源利用效率，促進自然資源長期穩(wěn)定發(fā)展。目前，由于受到多種因素的影響，自然資源部門檔案管理工作存在一些問題，想要有效解決這些問題，在實際工作中自然資源部門需要轉(zhuǎn)變自身的工作理念和思路，給予檔案管理工作足夠重視。自然資源部門需要結(jié)合實際情況，深入分析當下存在的問題，并以此為基礎(chǔ)制定針對性的改進策略，有效優(yōu)化檔案管理模式，有效整合歷史檔案資源，完善檔案管理制度和體系，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，從根本上提升自然資源部門檔案管理水平。