民生檔案資源建設及開發利用

文/福鼎市政協文史資料室 鄭堅

有效開展民生檔案管理工作，不僅可以實現民生服務綜合水平的提升目的，還能夠更好地適應社會高速發展以及居民生活質量不斷提高的時代要求。在民生檔案管理工作中，民生檔案資源管理人員要積極做好檔案信息的針對性管理，并在管理工作中做好安全保密工作，構建完善的管理體系，從而推動我國民生檔案管理工作持續穩定發展，更好地發揮民生檔案本身的使用價值。對此，探討民生檔案資源建設及開發利用具備顯著實踐性價值。

一、民生檔案

民生檔案主要是勞動就業、社會保障、居民住房、文化教育、健康醫療、環境資源等相關檔案，這些檔案資料與群眾的切身利益有著密切關聯性，具備較高的儲存、查考價值。群眾可以借助民生檔案實現對自身權益的維護，屬于一種原始憑證集合體，其本質屬于傳統檔案資料管理的創新性服務模式。一方面，民生檔案管理要求檔案人員應當將關注點轉向普通人物，基于普通人物的檔案價值進行審視和定位，構建一個涵蓋群眾的檔案資源體系；另一方面，還要求檔案管理人員提高對群眾的重視，基于群眾需求明確檔案建設要求，構建基于服務群眾的檔案利用體系，從而滿足民眾對檔案信息利用需求。

二、民生檔案建設與利用問題

從目前來看，雖然民生檔案與居民的生活有著密切關聯性，但是在具體建設與利用方面仍然存在一些問題與不足，其主要問題體現在以下幾方面。

（一）管理相對分散。民生檔案在具體的管理應用方面，最為明顯的問題是過于分散，保管工作的集中化實施難度相對較高。在民生檔案具體建設過程中，管理分散的原因主要體現在主觀與客觀兩個方面。主觀層面上，民生檔案屬于涉及民眾的業務活動，屬于利民職能的基本依據。相關部門大多數不愿意將檔案資料移交給檔案部門，導致民生檔案本身管理主體過于分散。隨著近些年檔案管理意識的不斷增強，普通百姓對于民生檔案的需求程度不斷提高，對于這一類檔案部門，大多數可以通過檔案獲得利益，此時會間接提高部門自我獨立要求，導致管理分散問題很難有效應對。在客觀層面上，民生檔案的種類相對比較多，眾多領域中均有民生檔案的相關應用需求。民生檔案產生部門大多數是以黨政機關、企事業單位、社會團體、基層組織以及中介機構為主，所以民生檔案經常被儲存在不同的單位與部門中，客觀層面上形成了一種分散性存在現象。例如，戶籍檔案主要是公安部門管理，住房檔案主要是住房管理機關進行管理等，這些檔案資料的分散化管理會間接出現集中管理問題。

（二）管理標準化缺失。因為民生檔案被管理于不同的部門以及單位當中，管理權限方面的高度分散導致不同部門的民生檔案管理標準以及要求不盡相同。民生檔案管理標準不一致，間接影響到民生檔案資源整合以及開發利用，使民生檔案的管理體系建設難度相對較高。

（三）管理水平參差不齊。從民生檔案的開發利用角度來看，大多數單位會主動提供相應的檢索工具，從而滿足群眾不斷提高的檔案資料查詢需求。但是，仍然有許多部門處于基礎的建檔階段，單純注重收集與保管，對于開發利用等方面重視度并不高。檔案的儲存基本目的是為了利用，如果檔案管理工作脫離了群眾需求則會失去基本的意義。從人才隊伍的角度看，我國從事民生檔案的管理隊伍，大多數檔案管理人員有較強的責任感與業務能力，但是也有部分單位的檔案管理人員屬于兼職工作模式，其工作精力主要集中在其主業上，只是在空閑情況下才對檔案資料進行管理。在檔案管理素質水平參差不齊的情況下，民生檔案整體利用水平會隨之下降。

三、民生檔案建設與利用的改進措施

（一）制定整體規劃策略。民生檔案的資源建設分布相對廣泛，內容繁多并且形式也非常多，涉及的行業、單位也非常多。在具體管理工作中，需要注重整體性規劃，并保障規劃內容的完整性、全面性以及科學性。從具體工作角度看，規劃內容應當涉及民生檔案的內涵以及基本范圍，制定詳細的業務工作規范，并制定詳細的行業標準以及檔案建設標準，明確涉及到的單位、檔案人員的職責權利。另外，還需要注重民生檔案資源建設的中期、長期規劃方向。檔案部門需要積極征得政府支持，以政府立項的方式優化檔案資源建設與利用工程，保障民生檔案建設所需資源充足，提高民生檔案綜合建設效益。

（二）構建協調作用機制。當前關于民生檔案的建設與利用，其重點在于明確各自的職責以及相應的責任權利。從當前工作現狀來看，檔案管理部門想要更好地提高民生檔案的綜合管理水平，仍然存在許多的障礙，民生檔案資源建設涉及面比較廣，屬于一個龐大且系統化的工程，需要多級多部門的共同參與。在平常工作中，檔案部門、涉民行業、單位需要強化溝通與協作，并構建一個相互支持與配合的良好氛圍。對于不同涉民行業、單位需要做好檔案部門的統一性指導，認真履行部門的檔案管理職能，并積極做好自身的工作職責，將民生檔案作為本單位檔案管理的重點內容，并將其納入檔案管理工作重點環節，保障本單位的檔案完整性與齊全性。另外，檔案部門還需要注重加強涉民行業、單位的業務指導工作，并借助跟蹤服務，強化權威性的主動服務，保障民生檔案可以逐漸呈現出全程規范化操作，為后續工作奠定基礎。檔案部門可以借助制定詳細的考核與獎懲管理模式，將考核項目、內容、形式、時間以及評分依據、獎懲方式等進行量化，構建高效的社會協作機制、各部門權利和責任，從而提高民生檔案的綜合利用價值。

（三）強化信息化檔案管理工作。為了進一步提升民生檔案管理綜合效率，需要及時建立信息化檔案管理模式。在檔案信息化管理模式建設過程中，可以將傳統紙質檔案資料以掃描的方式轉化成為信息化檔案，并實現長效性的儲存，實現檔案資料的實時更新、整合、補充和查閱等。通過信息化技術作為支持，可以最大程度降低檔案管理期間的人工操作，可以更好地實現檔案資料的高效率、高質量管理。例如檔案數據信息的自動搜集、自動整理、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等，同時讓不同檔案數據庫之間實現數據關聯，促進民生檔案可以高效率傳遞，滿足居民的具體需求，提高民生檔案的綜合利用價值。信息化檔案管理模式運用于民生工程檔案管理，可以高效實現檔案資料的整合、查找、批量處理等功能，這也是提高民生檔案利用效率的重要途徑。

四、結語

綜上所述，民生檔案對于社會建設與社會發展的影響力非常明顯。如何有效開展民生檔案資源建設與利用工作是推動檔案管理工作長足進步的關鍵。在今后需要提高對民生檔案的重視，借助整體規劃、協作機制等多方面改進措施，提高民生檔案的建設與利用綜合水平，充分展現民生檔案的信息資料社會價值，從而推動社會健康穩定持續發展。