強化城鄉居民社會養老保險檔案管理思考

文/山東省鄄城縣人力資源和社會保障局 梁邦軍

一、強化城鄉居民社會養老保險檔案管理的重要性

（一）強化城鄉居民社會養老保險檔案管理是順應時代發展的必然選擇，符合城鄉一體化建設理念，具有一定的政治意義。目前，國民的社會養老保險意識逐漸提升，都希望依靠政府的力量維護自身的合法權益。政府有關部門應積極開展城鄉居民社會養老保險知識普及活動，全面提高國民參保的主動性與積極性，利用現代化的檔案管理體系整合參保人信息，確保其工作單位、繳納年限、保險待遇等方面內容在城鄉居民社會養老保險系統中均有體現。同時，參保人數會隨著時間的變化而增加，其檔案管理過程中的數據信息也要及時更新，根據當下城鄉居民社會養老保險工作的實際情況進行分析，確保檔案管理工作的規范化和科學性。

（二）城鄉居民社會養老保險檔案管理工作，為參保人在不同年齡階段所享受的社會福利待遇提供基本保障。但是，在實際工作的落實當中，會面臨各種繁瑣的證明手續，降低參保人獲取福利的效率，影響其實際權益。因此，政府有關部門需利用科學的檔案管理手段簡化福利領取的辦理流程，提升公職人員的辦事效率，同時保證所產生數據信息的準確性。參保人可以隨時隨地在個人賬戶中查看自己的繳費情況，可以設置定期自動轉入保險費用的方式，提高基金轉移效率，避免參保人因忘記繳費造成不良影響。

二、目前城鄉居民社會養老保險檔案管理現狀

從現階段城鄉居民社會養老保險檔案管理工作開展的現狀來看，在工作中還存在諸多薄弱環節，工作人員專業素質有限，無法準確對檔案信息進行分門別類，降低社保檔案歸檔效率。對現代化技術的使用情況不足，在檔案收集與整理方面消耗大量的人力資源，不僅無法保證檔案信息的準確性，還會拖慢員工檔案管理工作效率，難以發揮城鄉居民社會養老保險檔案的實際作用。目前，部分社保檔案管理部門的工作環境和檔案管理條件有待完善，尤其是在社保檔案數據信息不斷增加的背景下，各級機關單位更要及時進行社保檔案信息的更新，但現階段檔案基礎設施建設無法支撐數據的全面收集，社保檔案信息的完整性無法得到保證。另外，檔案管理部門對于信息化技術的應用意識不足，在日常工作中很少使用計算機，部分工作人員即使應用網絡技術，卻無法對其熟練掌握，難以保證社保檔案管理的工作效率，甚至還會因技術不嫻熟而增加工作量。在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中，依然以紙質檔案為主，在存放和查找方面的工作都會消耗大量人力資源，檔案資源信息失真、丟失、破損的情況時有發生，難以保證參保人檔案信息的安全性，參保人的權益受到威脅。

三、城鄉居民社會養老保險檔案管理的強化措施

（一）改善社保檔案管理環境。隨著人口老齡化和城鄉一體化背景的持續推進，城鄉居民社會養老保險檔案管理工作涉及的信息資料呈遞增趨勢，傳統的檔案管理無法滿足大量數據資料的歸檔需求，有關部門需加強檔案管理基礎設施建設，增加庫容量，定期整理到期檔案并及時入庫封存，不僅能夠保證城鄉居民社會養老保險檔案信息的安全性，還能夠為新入檔案提供更多存放空間，構建良好的檔案管理環境。政府有關部門應對機關檔案管理的實際情況進行全面檢查，對于基礎設施較差的檔案管理室，要增加撥款力度，設立綜合檔案管理室，全面提升對城鄉居民社會養老保險檔案的保護。

（二）科學進行社保檔案的分類管理。對城鄉居民社會養老保險檔案信息進行分門別類是簡化其使用流程，提高檔案管理工作便利性的有效手段。首先，檔案管理部門應結合不同地區實際情況，制定有針對性的檔案管理規范，并在日常工作中按照規范要求對城鄉居民社會養老保險檔案資料進行分類整理，確保檔案管理工作能夠得到制度上的支持。其次，城鄉居民社會養老保險檔案管理人員要深刻認識到該項管理與其他類型檔案管理的區別，要積極與參保人進行溝通，及時了解國民在社保政策上的需求，進而提升城鄉居民社會養老保險檔案管理日常工作效率。最后，社保檔案管理工作的開展應結合當地的經濟狀況，根據財政部門下發的政策對檔案進行分類，保證檔案管理的工作質量。

（三）統一社保檔案的管理標準。經費不足始終是影響城鄉居民社會養老保險檔案管理部門開展工作的重要因素之一，無法為紙質檔案信息管理提供一個安全的保存環境，影響社保檔案信息的可靠性。為此，各地政府應盡自己所能建立功能相對齊全的檔案管理室，在社保檔案管理工作中實施統一標準，借助互聯網實現社保信息的全面共享，聘請專業素質強的計算機工程師構建符合當地城鄉居民社會養老保險檔案管理實際情況的信息系統，并由上級部門統一協調管理，真正實現社保檔案信息的自動編目和檢索，確保工作人員在辦理社保相關業務時，能夠準確找到自己所需的信息。為參保人的社保權益提供有效保障，應借助統一化的標準完善日常工作流程，為社保服務的優質化提供支持。

（四）結合現代化技術開展社保檔案工作。基于5G時代的推廣與普及，各種現代化技術在城鄉居民社會養老保險檔案管理中的應用逐漸增加，工作人員應強化自身綜合素質，定期開展社保系統平臺的信息錄入，并確保信息的檢索和共享功能正常使用，提升檔案信息的便利性和保密性。同時，在注重信息化技術應用過程中，不能忽視對紙質社保檔案的管理，形成電子檔案和紙質檔案的有效鏈接，利用紙質檔案為電子檔案提供參考依據，利用數字化技術彌補紙質檔案保管時的缺陷，將各類信息通過刻錄的方式存儲于光盤中保管，并定期檢查光盤的讀取效果，避免因城鄉居民社會養老保險檔案信息繁多而出現丟失的情況，做好傳統方式與現代工藝的完美融合。

（五）增加電子設備的使用。城鄉居民社會養老保險檔案管理工作應該順應時代發展，積極在工作中引入各種電子設備，增加在購置電子設備方面的資金成本，強化檔案管理人員對計算機應用的熟練掌握，能夠將社保最新政策上傳到公眾號、社保系統平臺中，全面提高城鄉居民的線上知曉率，并于附錄中寫明詳細的注意事項和規范要求，幫助參保人正確填寫相關表格，提升社保檔案管理工作的效率。

（六）強化社保檔案管理的服務性。城鄉居民社會養老保險檔案管理最終的目的是希望能夠為參保人提供更加完善的服務，確保有關部門在尋找資料時的便利性，能夠提升工作人員辦理參保人獲取政策福利時的效率。因此，在社保檔案管理工作中應堅持“以人為本”，強化對日常工作中服務性的重視，確保能夠妥善解決參保人對社會養老保險存在的各種疑問。首先，應確保社區養老保險檔案與省養老保險檔案之間的信息共享，在保證參保人檔案信息安全性的前提下，實現檔案管理系統的無縫對接，提升參保人辦理社保業務時的便捷性。其次，基于現代化的創新思想豐富城鄉居民社會養老保險檔案管理模式，將檔案信息利用計算機轉變為數據，再由系統轉化為信息，直觀呈現在參保人面前，確保其能夠隨時隨地利用網絡查詢到與社保業務相關的最新消息，為參保人提供更加多元化的服務。

四、結語

綜上所述，基于我國老齡化情況加重的背景下，社會養老保險受到國民的高度重視。政府部門應通過提高社會養老保險檔案管理效率促進社會和諧發展，為城鄉居民的合法權益提供有效保障，有效解決國民使用社會養老保險時存在的問題，堅持以人為本的基本原則，為國民提供更為優質的服務。