醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理探討

文/濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院國有資產管理處 楊笑夢

醫(yī)用耗材的證件資料是指國家允許相關醫(yī)用耗材進入市場銷售的證明文件，證件資料參照國務院頒發(fā)的《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》，以及國家食品藥品監(jiān)督管理總局、國家衛(wèi)生計生委頒布的關于醫(yī)療器械生產、經營、臨床使用等的相關規(guī)定，對醫(yī)用耗材的使用功能、適用范圍作出了明確的規(guī)定與要求。具體來說，醫(yī)用耗材證件資料包括生產批準、產品注冊或備案、經營許可、代理關系、工商稅務管理等證明與文件，管理內容多，管理工作貫穿于醫(yī)用耗材采購、驗收、使用等流程，管理難度較大，傳統人工管理模式無法勝任，需改進管理方式，引進現代化信息技術，推動醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理，以提升其管理水平。由此可見，本文圍繞“醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理”進行分析探討，具有一定的意義。

一、醫(yī)用耗材證件資料信息化管理的必要性分析

醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理是管理工作與時俱進的表現，從此項工作管理效率及質量提升角度考慮，開展信息化管理工作非常重要。總結起來，該項工作信息化管理的必要性體現在以下方面：

（一）提升工作效率，節(jié)約人力資源。醫(yī)用耗材管理是醫(yī)療機構管理工作的重要組成部分，由于醫(yī)療技術的發(fā)展，以及臨床診療業(yè)務開展的需求，醫(yī)院每隔一段時間就會訂購醫(yī)用耗材，每次訂購所選擇的供應商可能是不同的，而且生產廠家也可能會更換代理商，醫(yī)院需要花費較多的人力和時間去審核醫(yī)用耗材，采集醫(yī)用耗材及其供應商的證件資料，建立檔案。一般來說，醫(yī)院為節(jié)省人力成本，會讓醫(yī)用耗材采購人員兼任耗材證件資料管理人員，由于耗材品種較多，其工作效率低下，無法及時建檔，推動醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理，能夠將醫(yī)用耗材證件資料錄入、更新工作分攤給供應商，有效提升證件資料信息的采集、錄入效率，節(jié)約人力資源，效果顯著。

（二）提升管理質量，保障醫(yī)用耗材證件資料信息齊全。當前，醫(yī)用耗材證件資料管理在醫(yī)院管理工作中并不受重視，醫(yī)療機構對于醫(yī)用耗材的管理，側重于成本效益這一塊。采購人員的主要職責為采購醫(yī)用耗材，大部分精力也投入于此，對于相關證件資料的管理稍有疏忽，可能會出現無法及時采集醫(yī)用耗材證件資料，導致信息不齊全的情況，也有可能出現采購人員在醫(yī)用耗材采購時集齊相關證件資料，但是入院使用一段時間后，個別耗材證明文件過期，采購人員未及時察覺并更換有效證件，此時若涉及醫(yī)用耗材類的醫(yī)療糾紛，醫(yī)院將陷入被動狀態(tài)。展開醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理，能夠有效提升其管理質量，以“供應寶”平臺為例，這一信息平臺可實現供應商信息系統與醫(yī)院內部物流管理系統的連接，醫(yī)用耗材供應商接到訂單后，會自動提供、錄入醫(yī)用耗材的證件資料，證件過期后及時更新，實時傳輸到醫(yī)院物流管理系統，將醫(yī)用耗材證件資料管理融入其采購、驗收、使用的全生命周期中，保障了醫(yī)用耗材證件資料的準確、齊全、時效性。

（三）規(guī)范醫(yī)用耗材證件資料信息管理流程。現階段，臨床診療業(yè)務中應用的醫(yī)用耗材種類多，供應商數量也比較多，其業(yè)務水平參差不齊，部分銷售人員并未經過專業(yè)的醫(yī)用耗材銷售培訓與考核，銷售能力雖強，但是業(yè)務素養(yǎng)偏低，未全面掌握醫(yī)用耗材“三證”知識，再加上企業(yè)本身證件意識薄弱，無法按照規(guī)定及時提交醫(yī)用耗材的證件資料，需要采購人員多方催促。在醫(yī)用耗材證件資料信息化管理模式中，這項工作的職責分攤給供應商，生產廠家、供應商要想獲得醫(yī)用耗材供給資格，就必須如實提交醫(yī)用耗材證件資料，提供有效證明，相關資料可以直接存入醫(yī)院的醫(yī)用耗材證件資料數據庫中，便于內部人員查詢，如若證件資料過期，系統會自動提示，相關人員即可聯系生產廠家或供應商，要求其限期提交證件資料。

二、醫(yī)用耗材證件資料信息化管理方案及策略

如前所述，做好醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理工作非常有必要。為了做好此項工作，有必要明確信息化管理方案，重視信息化管理策略的實施。總結起來，具體的信息化管理方案及策略如下：

（一）提升對于醫(yī)用耗材證件資料信息化管理的重視度。信息化背景下，醫(yī)院應該充分重視醫(yī)用耗材證件資料的信息化建設，增加在資金方面的投入，用于引進現代化信息技術及設施，搭建專業(yè)的醫(yī)用耗材證件資料信息平臺，或者在醫(yī)院現有的信息系統中開辟一個醫(yī)用耗材證件資料的子系統。在這一過程中，醫(yī)院可以根據自身發(fā)展需求，引進相適配的醫(yī)用耗材證件資料管理系統，比如說北京東軟望海科技有限公司開發(fā)的“供應寶”平臺及醫(yī)院內部物流管理系統，可以在現有的HIS（醫(yī)院信息系統）中，設立醫(yī)用耗材證件資料模塊，構建電子檔案，采集醫(yī)用耗材證件信息，是相對于相關信息的動態(tài)化管理，讓醫(yī)院工作人員能夠實時查詢、了解醫(yī)用耗材的資質證件情況，減少乃至消除管理的漏洞與盲區(qū)。

（二）設立醫(yī)用耗材證件資料信息系統。不同的醫(yī)療機構在醫(yī)用耗材證件資料管理上有著不同的需求，可選用的信息技術軟件與硬件也有所不同。“供應寶”軟件是當前醫(yī)用耗材證件資料管理中較為有效的一款軟件，這個軟件以供應鏈云平臺技術為基礎，每個供應商都有一個賬號，登錄賬號即可錄入每一批次醫(yī)用耗材的證件資料，上傳相關的照片或掃描件，經由軟件公司初審。再由醫(yī)院采購部門終審，通過審核相關資料視為合法、有效。“供應寶”平臺與醫(yī)院內部物流管理系統對接，相關資料可實時傳輸，醫(yī)院只需接收數據，更新醫(yī)用耗材證件資料即可，工作量明顯縮小。并且，醫(yī)院也可應用HIS（醫(yī)院信息系統）中的物資管理系統，管控醫(yī)用耗材的證件資料，從而提升醫(yī)用耗材相關證件資料管控的規(guī)范性及合理性。此外，為了實現資源共享，提高查詢服務的便捷性，針對醫(yī)用耗材紙質證件資料進行建檔保存的基礎上，還可以利用上述提到的“供應寶”軟件系統，在云存儲技術的支持下，實現電子存檔；其中，電子存檔具備檢索快速、便利、實時、同步等優(yōu)勢，在維護方面也非常方便，且安全性較高；維護好“供應寶”中的相關證件信息之后，針對其信息反饋到內網的HERP系統當中，使內外網同時共享得到有效實現，倘若需要對某一產品及相關代理商的證件資料進行查詢，只需要獲取系統相關授權，便可以進行查閱，從而使醫(yī)院耗材證件相關信息資料的查詢便利性得到有效體現。

（三）優(yōu)化醫(yī)用耗材證件資料信息系統功能設置。優(yōu)化系統功能設置，定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具備數據編輯、管理功能，而普通用戶只能看到醫(yī)用耗材的證件資料信息。在醫(yī)用耗材證件資料信息系統中，分設為生產廠家資料、供應商資料、產品證件三個模塊，管理人員將信息分類儲存于不同目錄下，系統具備證件的添加、刪除、修改功能，可實時更新文件內容，信息改變時會生成相應的證件標識，例如證件超過有效期系統會給證件貼上“停用”標簽，當管理人員錄入受理通知書，狀態(tài)標識改變?yōu)椤斑^期受理”，經審核發(fā)現證件過期但物品仍處于有效期，狀態(tài)標識改為“過期保留”。同時，系統具備證件資料的查詢、輸出、打印、有效期自動提示功能，能夠有效保證信息的完整性與實效性，提升系統服務水平。此外，如果兩個注冊證處于交替互換過程，基于系統驗收入庫的情況下，系統能夠提供2個證件號，倉庫人員則結合實物相對應的證件號選擇入庫，確保產品入庫的規(guī)范性及合理性。

三、結語

綜上所述，醫(yī)用耗材在臨床診斷、治療中廣泛應用，具體包括一次性使用耗材、消毒后可反復使用耗材以及植入性耗材，隨著醫(yī)療技術的發(fā)展，醫(yī)用耗材種類不斷增加，必須加強對醫(yī)用耗材的管理，以醫(yī)用耗材的科學、規(guī)范應用，促進臨床診療水平的提升。醫(yī)用耗材證件資料的管理是醫(yī)用耗材管理的重要組成部分，引進現代化信息技術，應用“供應寶”平臺、HIS（醫(yī)院信息系統）等進行醫(yī)用耗材證件資料管理，確保醫(yī)院所采購、使用的醫(yī)用耗材資料全部記錄在冊，包括證件資料，確保醫(yī)院內部管理團隊能夠隨時在信息系統中查詢到各類醫(yī)用耗材的證件信息，有效保障其臨床使用的安全性。