事業單位人事檔案管理信息化對策研究

文/德州市農業科學研究院 徐曉瑩

計算機網絡信息技術的廣泛應用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且合理運用信息化技術能夠不斷優化事業單位管理工作，可以根據實際情況進行創新與優化，而且信息化的應用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統紙質管理面臨的問題，促進管理效率大幅度提升。因此，事業單位應該遵循時代發展，確保可以合理將信息化技術融入人事檔案管理工作當中，發揮其應用效果的同時，促進人事檔案管理效率的提升。

一、信息技術的作用分析

事業單位人事檔案作為個人管理的憑證，同時也是單位各部門工作開展的核心。在檢查并確定優秀人才的過程中，必須要強化對人事檔案管理工作的重視，促進生產監督工作的順利進行，并發揮不可替代的作用。在信息化穩定發展的推動下，各項技術的應用可以全面展現自身的優勢，有效應用的同時，為各項工作的順利進行提供更多幫助，解決傳統管理工作面臨的問題，促進檔案管理信息化建設。再加上信息技術的應用能夠通過計算機進行管理，從而對人事檔案資源進行歸納分類，提高檔案工作的效率。這種管理模式與傳統管理相比，不僅可以有效發揮自身的優勢，還可以在各項工作開展的過程中進行創新，解決傳統檔案管理的不足，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。除此之外，檔案信息化建設與檔案管理工作效率的提升有著密切的聯系，推動事業單位檔案管理工作水平的提升，充分發揮檔案信息資源的價值，并開展符合當前發展的各項工作，為社會提供高效的服務。

二、事業單位人事檔案信息化管理的意義

（一）順應時代發展。在社會經濟與科技穩定發展的支撐下，事業單位的各項工作離不開計算機信息技術的應用，已經成為社會發展的重要趨勢，需要得到事業單位的重視，確保在實際開展各項工作的過程中能夠做好全面的分析，適當將信息技術融入檔案管理的各個環節，這樣不僅能夠全面提高管理的效率，同時有利于順應時代發展，避免受傳統人事檔案管理模式的影響而限制事業單位的人才培養與優化。所以說，只有不斷做好創新，并加強對新型技術應用的重視，才能夠提高檔案管理的信息化水平，推動事業單位的發展。

（二）人事檔案管理工作效率的提升。事業單位人事檔案管理工作的內容相對較為復雜，而且涉及的內容相對較多，主要包括工作人員的學習經歷、任職履歷及工作能力等多項內容，有效對事業單位人才信息進行儲備。由于傳統人事檔案管理工作方式需要手工制作存檔，不僅會消耗一定的人力物力，同時為后期的檔案提取增加了更多難度，一旦有管理人員辭職，則交接工作在短期內無法順利完成，產生的影響較為嚴重。所以，只有強化對信息化檔案管理的重視，并通過數字化技術的應用，有效提高檔案管理的效率。保證各項工作順利進行，提升單位服務質量，保證事業單位穩定發展。

（三）行政成本的降低。由于傳統紙質檔案管理類目相對較多，而且在實際查閱的過程中效率低，修改流程相對較為繁瑣，無法對大量信息進行高效處理，一旦對檔案整理有時間要求，則應該增加辦公經費及工作人員數量，導致成本大幅度提升。對于人事檔案信息化管理的應用，可以有效解決當前管理存在的問題，并利用計算機核心技術對大量復雜信息進行電子歸檔，不僅可以保證查閱的高效性，同時不受其他因素影響，有效降低行政成本，最大化發揮信息化技術的應用效果，確保事業單位人事檔案管理的水平不斷提升。

三、事業單位人事檔案管理信息化的對策

（一）信息化管理水平的提升。事業單位領導必須要加強對信息化的重視，并及時轉變管理理念，這樣可以不斷創新技術的應用，從而根據實際情況進行優化與創新，詳細記錄事業單位工作人員的基本信息，這樣不僅可以反映員工的個人能力及綜合素質，同時為事業單位人才的選拔提供更多幫助，全面發揮各項技術應用的優勢，提高檔案管理的效率，充分發揮人事檔案管理信息化的作用與優勢。所以說，事業單位將信息技術融入檔案管理工作中時，應該強化對各項工作的重視，不斷落實好各個環節的工作，使得信息化管理水平不斷提升。

（二）信息化建設資金的投入。檔案信息化建設在開展的過程中，需要強化對基礎設施工作的重視，有關單位應該投入一定數額的資金，確保人事檔案管理信息化順利進行。檔案信息管理作為事業單位順應時代發展的必然選擇，必須要得到企業的重視，確保能夠做好相對全面的分析，圍繞人事檔案信息管理工作而開展，嚴格遵守事業單位人事檔案管理要求，并建立較為完善的系統，這樣可以保證各項工作順利進行，減少影響的同時，保證各項管理工作的順利進行。再加上檔案管理信息化需要涉及的設備相對較多，為了避免受到多種因素影響，需要適當對各個環節工作進行優化，配備防火、防盜及各項檢測措施，保證人事檔案信息化管理順利進行。對于配置信息管理儀器來講，要想保證各項工作的順利進行，應該強化對各個環節工作的重視，確保各項工作能夠得到落實與優化，選擇符合信息化要求的打印機、計算機及掃描儀等多種技術設備，強化對檔案管理工作的重視，落實好各項工作的開展，使得人事檔案管理信息化工作順利進行。

（三）完善人事檔案信息化管理。事業單位人事檔案管理工作在實際開展的過程中，應該圍繞互聯網及多媒體技術基礎進行，并且應該強化對管理工作的重視，堅持檔案管理的標準與要求，不斷對數據管理軟件進行升級與創新，這樣不僅可以減少影響因素的出現，同時方便使用電子檔案管理系統，實現人事檔案資源的統一管理。不僅如此，事業單位檔案管理人員應該強化對各項工作的重視，及時做好全面的檢查工作，掌握人事檔案信息化管理面對的問題，使得各項工作順利進行，延長檔案壽命的同時，為各項決策提供依據。

（四）提高信息化管理人員的綜合素質。事業單位在將信息化融入人事檔案管理工作時，不僅需要強化對基礎建設的重視，同時應該做好相對較為全面的分析與優化，掌握管理人員的工作情況，強化對培訓工作的重視并不斷提高管理人員的綜合素質，不僅需要學習檔案管理的基礎知識，還應該對計算機各項軟件技術的應用有充足的了解。在人事檔案信息管理的過程中，管理人員的任務量正在不斷提升，所以管理人員應該重視自身的責任，掌握各項工作的開展情況。除此之外，事業單位還應該適當開展職業道德及思想教育，提高管理工作人員的責任感，落實好專項培訓工作，使得工作人員熟悉計算機管理軟件的應用要點，促進檔案管理效率的提升。

（五）完善管理人員的專業素質。雖然技術的創新與發展在信息化建設中發揮著不可替代的作用，但仍然需要強化對人員的重視。在檔案管理的過程中，應該事先對檔案工作人員的素質有一定的要求，注重檔案信息化管理，培養符合檔案管理信息化發展的專業性人才，這樣在信息化穩定發展的推動下，能夠完善各項工作的落實，使得工作人員的工作質量及效率大幅度提升，強化對專業管理的重視，擴大管理工作人員的視野，為各項工作的順利開展打下良好基礎。對于計算機軟件技術來講，在科技的推動下，軟件管理要求正在不斷提升，需要得到工作人員的重視，并不斷探究針對性管理方案，圍繞當前管理工作進行分析，掌握新時代信息化人事檔案管理要點，為企業單位的人事檔案管理提供幫助。除此之外，人事檔案管理工作涉及的內容相對較多，甚至還會受多種因素影響，不僅難以提高管理效率，同時無法提高管理人員的專業素質，所以必須要得到工作人員的重視，圍繞各項管理工作進行分析，建立相對較為完善的管理制度，提高管理人員的責任意識，為日后各項工作的順利進行打下良好基礎。

四、結語

總而言之，目前信息網絡技術正處于持續發展的階段，事業單位人事檔案管理工作的開展應該強化對先進技術的重視，由傳統管理模式轉變為數字信息化管理，建立并完善相對較為全面的管理系統，不斷提高管理的效率，發揮信息化人事檔案管理的效果，推動事業單位人事檔案信息化管理水平的提升，推動事業單位的健康發展。