淺談高校大學生檔案管理信息化平臺發展探究

曾顯策 柳河縣人力資源和社會保障局

高校大學生檔案管理信息化平臺的發展，可以有效推進高校信息化的建設工作，使高校實現與現代信息化同步發展。高校因為沒有完善的檔案信息化管理標準，且高校信息化的管理水平較低，缺少管理的標準，因此無法對高校大學生的檔案更好地進行管理。高校大學生檔案管理信息化平臺的建設，需要時間較長，所以，必須有計劃地發展與建設。對于這一情況，我們需要結合現狀進行認真的分析與研究。

一、高校大學生檔案管理信息化平臺發展的重要性

增強高校大學生檔案信息化管理的發展，可以推動高校信息化應用能力的建設，使信息化校園的建設得到良好的發展，幫助高校的信息化建設工作更好地開展，并對高校信息化建設過程中出現的問題更好的進行解決。因此，增強高校大學生檔案信息化的發展有著重大的意義，而且也更符合現代化高校建設的要求，其重要性主要有以下幾點：

(一)解決高校大學生檔案存量大的問題

當今社會高校的檔案管理存量巨大，如果檔案沒有通過信息化的手段進行管理，就會使檔案管理的效率較低，為檔案管理人員工作帶來了極大的管理壓力。高校大學生檔案管理工作十分復雜，每天需要記錄事件非常多，這就使檔案管理人員的工作壓力巨大，這個問題得不到解決，將會對檔案的管理帶來較大的影響。高校大學生檔案管理的內容較多，其主要包括了學生的基本信息、成績信息、就業信息等。如果檔案管理人員只是單純的通過人工進行記錄與管理，那么高校大學生檔案管理工作的效率就會較低，而且也不利于校園的信息共享。而通過信息化的技術，可以有效解決高校大學生檔案管理的信息化平臺可以有效解決高校大學生檔案存量大的問題，而且也更有利于信息的共享。因此，高校大學生檔案管理信息化平臺的建設可以有效解決檔案管理中存量大的問題。

(二)解決高校大學生檔案管理效率低的問題

完全通過人工對高校大學生檔案進行管理，因為高校大學生檔案存量巨大，在編目、分類、整理時十分耗費時間與精力，這就使得檔案管理的工作人員工作強度增加，所需要承受的壓力變大，常此以往會對高校大學生檔案管理人員帶來極大的精神壓力與心理壓力，使得難以勝任此項工作。因此，解決高校大學生檔案管理效率低下的問題是十分必要的，通過信息化、數字化的技術不僅可以有效提升高校大學生檔案管理工作的效率，同時還可以使檔案管理人員減輕工作壓力與負擔，并且減少一定的用人成本，幫助檔案管理人員更好地對高校大學生檔案進行管理，提升信息化資源在大學生檔案管理工作中的利用率，可以使檔案管理的服務更加優化，高校大學生檔案管理的難度也可以得到降低。因此，高校大學生檔案管理信息化平臺的建設可以有效解決管理中效率低的問題。

(三)解決檔案的安全性與完整性的問題

高校大學生檔案管理信息化平臺的建設，可以使高校大學生檔案管理得到更好的發展，并有利于解決高校大學生檔案管理中所存在的安全性與完整性的問題。將檔案信息上傳到計算機以及網絡后，可以更好地對這些檔案進行存儲與管理，這不僅可以有效避免因經常翻閱對檔案帶來的損壞，使檔案的完整性得到保證，同時還可以通過對用戶授權分級的方法提升檔案的機密性，使檔案的安全性得到保證。因此，高校大學生檔案管理信息化平臺的建設可以有效解決檔案安全性與完整性的問題。

二、高校大學生檔案管理信息化平臺建設的基本方法

高校大學生檔案管理信息化平臺并不只是一個單一系統，它是由眾多的系統以及網絡、軟件、計算機設備等組成的。因此，為了更好地建設高校大學生檔案管理信息化平臺，就需要高校加強信息化技術的研究與開發，從而提升檔案管理信息化平臺的管理效率與運行能力。在信息化平臺里，高校大學生檔案通過信息化、數字化的處理之后，存儲在平臺的數據庫之中。所以，各高校需要通過與自身實際情況的結合，對高校大學生檔案管理信息化平臺進行建設，這樣才可以使高校大學生檔案管理信息化平臺建設的更加合理，工作效率得到有效的提升。通過本校信息化平臺的建設主要總結了以下幾點以供參考。

(一)增大資金投入，完善信息化平臺建設

伴隨當今社會我國信息化、數字化技術的高速發展，這項技術已經在不同領域之中得到了廣泛的應用。因此，盡快完善高校大學生檔案管理信息化平臺的建設，可以對當前高校大學生檔案管理中存在的問題進行有效的解決，并提升檔案管理工作的效率，使各高校可以更好地對為大學生檔案管理起到便利的作用。

首先，高校大學生檔案管理信息化平臺的建設主要是由例如：計算機、打印機、音頻輸出設備、感應器、電腦掃描儀、網絡服務器等硬件設施所組成。所以為了使高校大學生檔案管理信息化平臺的建設更加完善，就需要增大資金方面的投入，通過這些資金購置的各種專業的設施，使信息化平臺的建設進度得到加快，大量資金提供的物質設施基礎，可以更加利于各項系統建設任務的開展，提高信息化平臺建設的效率。

其次，在高校大學生檔案管理信息化平臺的建設中軟件也起到了十分重要的作用，高校在信息化平臺的建設過程之中需要對系統的工作效率進行優化，對檔案做好分類與查找等各方面應用的實際使用效率，這里也需要一定的資金投入才可以使軟件得到快速的開發與完善。

最后，高校在信息化平臺管理人員的使用上也應當通過高薪聘請一些能力較高的人員進行管理，這樣才可以使高校大學生檔案管理信息化平臺在日常的應用中得到有效的維護，并在實際應用中發現信息化平臺中所存在的問題，并及時進行解決，只有這樣高校大學生檔案管理信息化平臺的建設才可以真正得到完善。

(二)增強信息化平臺管理人員培訓

自從我國教育部提出高校大學生檔案管理信息化平臺建設構想以來，通過在我國各高校的實踐我們發現，高校大學生檔案管理信息化平臺工作人員的技能綜合水平，對于信息化平臺的建設以及日后管理的與質量都有著直接的關系。如果想使檔案的信息化管理工作得到更好的開展，就需要增強對信息化平臺管理人員的培訓工作，增強他們的管理意識與技能應用能力，增強他們在工作中的創新思維能力，使他們的信息化平臺的工作綜合能力得到有效的提升，使他們在日后工作的開展中有著充足的準備，這就是增強信息化平臺管理人員培訓的重要原因。

(三)與互聯網對接，建設信息化平臺特色服務

高校大學生檔案信息化平臺與互聯網對接，提高信息化平臺的交流能力與數據共享，可以使學生查詢個人檔案信息更加的方便與快捷。通過互聯網還可以使信息化平臺的管理能力與服務水平得到增強，在信息化平臺中適當推出一些特色的服務信息，例如：校友錄等，可以有效提升信息化平臺的利用效率，對學生間的交流與互助都會起到一定的幫助作用。

三、結語

高校大學生檔案信息化平臺的發展是高校信息化管理能力最直接的體現方式，加快信息化平臺的發展，可以更好的提升高校管理能力與效率，可以使高校更好地適應信息化的發展。因此，加快高校大學生檔案管理信息化平臺的發展是十分重要的，它對于高校信息化管理有著長遠的戰略意義，更是社會發展所必然的結果。■