試論如何提高辦公室工作效率

文/中石油煤層氣有限責(zé)任公司 謝芬 紀(jì)燁 張琪

石油企業(yè)辦公室作為綜合職能部門，是企業(yè)上傳下達(dá)、串聯(lián)內(nèi)外、多方交流的中間樞紐部門。同時企業(yè)辦公室也是關(guān)鍵的職能部門，通常在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)人在決定相關(guān)政策時，相關(guān)政策的決定取決于真實數(shù)據(jù)，此時的辦公室充當(dāng)了企業(yè)發(fā)展計劃與決定的輔助職能部門，可帶給領(lǐng)導(dǎo)人精準(zhǔn)、實時的企業(yè)管理相關(guān)數(shù)據(jù)，同時給決策提供建設(shè)性意見，最終對于政策文件進(jìn)行傳達(dá)與執(zhí)行，從而進(jìn)一步提升企業(yè)貫徹落實力度。

一、新階段石油企業(yè)辦公室工作中的不足

（一）業(yè)務(wù)素質(zhì)能力還不夠硬。石油企業(yè)辦公室工作人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)能力還不夠硬，主要問題在于以下幾方面：一是缺乏辦公室相關(guān)專業(yè)知識，很多行政管理工作是其他專業(yè)或其他部門人員辦理的，業(yè)務(wù)知識不甚了解；二是缺乏辦公室相關(guān)工作經(jīng)驗，新入職員工在處理事情上考慮問題不周全、應(yīng)變能力不強，需要不斷摸索積累經(jīng)驗；三是沒有建立有效的內(nèi)部激勵約束機制，對“本領(lǐng)恐慌”的危機感和緊迫感還不夠強烈。

（二）工作主觀能動性還不夠強。辦公室工作人員在一定程度上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精的精神，“低級”錯誤時有發(fā)生。很多時候，沒有主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，只能聽從指揮執(zhí)行工作，在站高位、當(dāng)高參、做高手上仍有提升空間。工作中缺乏積極性，主觀能動性較差，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)的問題較多。

（三）創(chuàng)新管理能力還不夠強。在工作中，一定程度上存在著完成任務(wù)不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿創(chuàng)新、怕?lián)L(fēng)險不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象。有些工作已形成了固定的套路，習(xí)慣于舊思維、老經(jīng)驗，不去追求高效率、新方法，思路比較狹窄，應(yīng)對新形勢、新情況時，解決新問題的能力有欠缺，工作提檔升級需進(jìn)一步改善。辦公室工作本身就是綜合性極強的工作，要求員工要根據(jù)遇到的事務(wù)靈活處理，這在一定程度上，對員工的創(chuàng)新能力有了較高的要求。辦公室的工作，要求不斷根據(jù)以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)性改進(jìn)處理方式，不能生搬硬套，要不然，降低員工的工作效率和對工作的積極性。

（四）參謀助手作用發(fā)揮不夠充分。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，要參在點子上，謀在關(guān)鍵處。但是，現(xiàn)階段的辦公室員工，在能力方面缺乏底氣，在思想上有顧慮，行動起來瞻前顧后、畏首畏尾。其實，從一定程度上來講，辦公室職責(zé)類似于參謀部，主要為企業(yè)出材料、想辦法。因此務(wù)必將學(xué)習(xí)到的知識運用到實踐當(dāng)中去，盡最大努力在企業(yè)的生存與效益上出謀劃策。要強化調(diào)查研究，要參照全行業(yè)精細(xì)化變革關(guān)鍵領(lǐng)域、重點步驟、主打方向，密切關(guān)注經(jīng)營管理的熱點、疑難點問題，深入展開調(diào)查研究，采取強化綜合解析，最終提升規(guī)劃方案的可行性。

二、提升辦公室工作效率的相關(guān)措施

作為辦公室人員，要加強能力培養(yǎng)，專注于“辦文、辦事、辦會”能力的提升。具體如下：

（一）立足“精確”，提升辦文能力。企業(yè)辦公室人員最根本的技能就是文字能力，也是成為崗位精英的必修課，然而，在企業(yè)實踐中，大多數(shù)辦公室人員嚴(yán)重欠缺文字功底。基于此，辦公室要率先提倡以文傍身、以文輔政思想，全面促進(jìn)各行和各條線強化文字人才的儲備與培養(yǎng)，重點關(guān)注文字工作的老帶新，探究工作、分析問題、動手動筆，避免文字工作出現(xiàn)斷層。材料的起草需要員工有能力和創(chuàng)造力。參謀能力的體現(xiàn)，往往就在于文字材料的書寫上。辦公室的文件，既要聯(lián)系職工，又要遵從領(lǐng)導(dǎo)的精神。至于辦公室的公文處理，要嚴(yán)格把好政治關(guān)，很多公文不可犯政治錯誤，要保證下發(fā)的文件維護(hù)企業(yè)的形象和權(quán)威。對于公文的處理，要實事求是，保持前后的一致性。需將嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致的工作態(tài)度貫穿整個工作的始終，從而嚴(yán)格按照高標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，將每項工作全力落實到位。不論任務(wù)多艱巨、事情多繁忙，需要緊抓細(xì)節(jié)之處，務(wù)必做到周全、周密與周到，做好本職工作，嚴(yán)守關(guān)口，守住自身防線。還有，由于辦公室工作的特殊性，對時間有特殊要求，情況報告也要有時效性。

（二）立足“精細(xì)”，提升辦會能力。辦公室組織會議，一定要堅持優(yōu)質(zhì)、高效的原則，確保會議過程不出現(xiàn)差錯、遺漏。這要求員工從“精細(xì)”出發(fā)，做好會前、會中、會后的工作。會前對于會議的時間、地點、主題、參會人員都做到事無遺漏，通知到位，會議安排合理。會中，辦公室人員要做好人員簽到、記錄、服務(wù)等工作。最后，會議的收尾工作，做好會議資料回收工作，還需要注意財物結(jié)算、會務(wù)總結(jié)等工作。要嚴(yán)格按照“三重一大”制度決策程序，每一次活動和會議，都要關(guān)注現(xiàn)場的細(xì)節(jié)問題，不做無用功。在辦會中，必須有預(yù)判性，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，讓會議順利開展。

（三）立足“精準(zhǔn)”，提升辦事能力。辦事，要求把握“精準(zhǔn)”原則，不管大事、小事，都要客觀解決。對于辦事能力，要用敬畏的心態(tài)去處理，簡單地說，要對經(jīng)手處理的事保持畏懼心理，才能認(rèn)真、精準(zhǔn)地做好。實際工作中，辦不好事情的人，往往粗心大意，一旦工作中心情放松，不夠細(xì)心，就容易出一些紕漏、差錯。辦事時要按照單位的流程和原則來進(jìn)行，不可擅用職權(quán)。當(dāng)然，這不是說辦事照抄照搬，而是要求有一定的程序意識。最后，要做到厘清“輕重緩急”。急事要急辦，不可拖延、推遲，不及時辦好，很容易影響企業(yè)的利益。應(yīng)急處理更要有時效性，拖沓、空崗不作為會釀成重大工作失誤。務(wù)必加強自身責(zé)任與效率意識，要做到案無積卷、事不過夜。在辦公室工作中，涉及的事務(wù)比較廣泛，需要員工遇事多商量，坦誠相待、團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成工作任務(wù)，不可在與其他部門溝通的時候有“優(yōu)越感”，對同事指手畫腳。

（四）落實定崗、定責(zé)制度。辦公室管理工作是企業(yè)生存的根本，基于此，務(wù)必要把每項工作關(guān)聯(lián)性處置到位，最終把整個工作順利推行下去。因此，在實施辦公室管理工作的進(jìn)程中，企業(yè)務(wù)必清楚認(rèn)知辦公室管理的工作程序，不但參照先進(jìn)管理方式，也需要根據(jù)辦公室設(shè)置需求，擬定定崗定責(zé)任，從而使辦公室職員按照企業(yè)有關(guān)制度來工作。這樣才能更好地達(dá)成每個部門的目標(biāo)，起到樞紐的作用。

伴隨著科技水平的不斷提升，更多的信息科技融入各個領(lǐng)域當(dāng)中，給辦公室管理工作提供了捷徑，基于此，想要完成新時代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的提升，務(wù)必強化企業(yè)辦公室管理現(xiàn)代化建設(shè)。企業(yè)需要借助信息技術(shù)創(chuàng)建相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺，其中具備很多功能板塊，可設(shè)置企業(yè)不同崗位的登錄權(quán)限，辦公室管理員利用網(wǎng)絡(luò)平臺與企業(yè)其他部門共享工作數(shù)據(jù)，進(jìn)一步對企業(yè)管理工作的執(zhí)行狀況實施解析與監(jiān)督，借助平臺降低辦公室人員的工作量，進(jìn)一步提高工作效率。

三、總結(jié)

總之，新時代想提高辦公室工作效率，需要加強辦公室人員的主觀能動性，選拔專業(yè)化的工作隊伍，提高服務(wù)意識，不斷加強對辦文、辦會、辦事能力的培養(yǎng)。