辦公室管理問題及對策研究

文/中建橋梁有限公司 周楊；重慶人文科技學院 謝茜

對于任何一個單位而言，辦公室都是非常重要的組織機構，在單位運行中起到了樞紐的作用。在日常工作中，辦公室常常起到承上啟下，協調各方的樞紐作用，賦有服務、參謀等職能，因此辦公室發揮著其他部門不可替代的管理作用。

一、辦公室管理概述

（一）辦公室職能。1.服務職能。單位辦公室的職能主要體現在管理方面，辦公室需要為領導提供各項服務，同時也需要服務好各個部門，需要服務好廣大員工。2.協調職能。辦公室是行政運作的總調度，因此辦公室需要負責好各項日常協調工作，同時也需要協調好單位內部的各種關系。在協調日常工作時，辦公室需要處理公文、協調會議、協調應急狀況。在協調關系中，辦公室需要協調好領導之間的關系、部門之間的關系、領導與各個部門之間、與外單位之間的關系等。3.參謀職能。辦公室需要輔佐領導開展工作，需要為領導決策提供可靠信息，這些都是辦公室參謀管理職能的表現。一般而言，辦公室需要積極收集各項信息，同時還需要開展調研工作，以此獲得最新調研材料，根據調研材料預判未來發展變化，為領導決策提供參考。4.督辦職能。督辦主要是辦公室檢查各項工作是否按照計劃予以落實，督辦是抓好各項方針政策的重要手段。例如，領導布置工作任務的決定或決策落實狀況，同時也包含一些單位內部反應強烈、涉及職工利益問題的解決情況。

（二）辦公室管理的特點。第一，政策性。辦公室主要負責貫徹上級領導的各項部署，處理各種各樣不同文件，因此具有極強的政策性。辦公室把握和研讀政策能力將直接影響到單位領導決策部署狀況，最終會影響到單位發展。第二，服務性。辦公室是工作橋梁，辦公室必須為單位各個部門做好服務工作，因此辦公室的各項工作都體現了服務性質。第三，開放性。辦公室是單位的窗口，對內代表領導，需要廣泛聽取各方意見；對外代表的是單位的形象，言談舉止必須得體，處理工作應當規范有序。

二、辦公室管理問題

（一）體制與制度問題。第一，在管理制度方面。目前，辦公室在長期實踐工作中已經形成了一套管理制度，涉及辦公室的各項職能，這使得辦公室的各項工作責任明確、有章可循。隨著單位的快速發展，單位的各項工作在不斷拓展，對外交流業務范圍也在不斷加大，導致辦公室出現權責不明確現象，在實際工作中出現了制度落實不到位的情形，有些制度只是為了應付檢查，有些制度沒有形成有效約束力，這些都影響著辦公室工作的效率，同時也影響著辦公室自身形象。第二，缺少激勵機制。辦公室是整個單位的樞紐部門，大部分工作人員是部門的核心力量，如何合理安排工作，成為辦公室必須解決的一個重要問題。在辦公室內部，如果一個人每天從事重復性工作，很容易出現倦怠心理，而且辦公室內部存在論資排輩現象，導致一些工作人員工作熱情逐步消退，因此引進激勵機制成為激發廣大人員工作積極性的重要方法。第三，缺乏在崗培訓。辦公室具有較強的專業性，辦公室的工作人員在工作之前往往需要接受專業的技能培訓，例如職業素養和崗位人力培訓，掌握溝通技巧和人際關系處理技巧，同時還需要具有專業禮儀和職業形象，工作人員需要具有公文寫作、日常事務處理等各項能力，需要做到一專多能。但是，辦公室普遍存在以干代學的情形，很多工作人員沒有受到在崗培訓，導致缺乏工作技巧。

（二）管理職能方面的問題。第一，服務管理。從總體上看，辦公室能夠基本履行服務職能，但是辦公室在服務管理職能方面存在一些問題。在實際工作之中，辦公室都能夠高效完成領導所交辦的各項工作，但是對于基層員工所反映的工作卻不夠重視，與基層部門之間的溝通不夠順暢，解決問題的進度相對緩慢，容易引發矛盾。與此同時，辦公室對于組織重要會議及重要接待總能高質量完成，但是對服務廣大基層員工的會議有時不夠用心。由此可見，辦公室服務管理缺乏細致性也缺乏主動性，對單位日常運轉會產生影響。第二，協調管理。辦公室需要總攬全局，需要協調各方面關系。辦公室所協調的對象范圍非常廣，人員結構也異常復雜，所涉及的問題更是五花八門。當前，辦公室對內協調工作不夠完善，精力分散，突發事件得不到有效解決；在對外協調方面，辦公室與其他部門或者單位之間的協作不夠順暢，不利于單位的快速發展。第三，參謀管理。目前，一些辦公室工作人員盲目自信，自以為可以掌握全部信息，在調研方面走馬觀花，對于單位各項方針政策缺乏了解，在重大問題上論證不足，沒有聽取基層員工意見，導致辦公室對單位的發展趨勢信息收集不準，給領導出謀劃策的建議不夠完善。與此同時，一些辦公室工作人員收集信息渠道單一，時效性差，甚至有一些辦公室工作人員涉及錯誤信息，無法為領導決策提供高價值信息。第四，督辦管理。目前，辦公室建立了完善的督辦制度，但是各項制度最終還是要由人員來落實。但是，辦公室工作人員業務能力并不強，存在著推諉扯皮現象，督辦不到位影響了正常的辦公秩序，甚至可能產生矛盾。

三、應對辦公室管理問題的對策

（一）制度完善。第一，完善管理制度，做到責任到人。辦公室的管理存在著制度不完善的問題，辦公室需要按照中央要求，嚴格控制“三公”經費，執行政府的各項規定，嚴禁超標。與此同時，辦公室還需要加強制度的組織落實，督促領導干部做表率，將各項責任層層落實到人。除此之外，辦公室還需要完善各項獎勵和監督措施，加強監督檢查，對于違反規定的行為進行查處，以增強工作人員的責任意識，提升工作效率。第二，完善激勵制度，調動廣大工作人員的工作激情。為了提升辦公室工作質量，辦公室需要引入競爭機制，在配置人員崗位時需要按照人才技能配置崗位，實現人崗匹配，避免論資排輩的情況。與此同時，辦公室還需要堅持物質和精神相結合的激勵措施，可以通過德能勤績廉多個角度考察工作人員的工作表現，為他們量身制定物質激勵制度。同時，辦公室還需要加強精神激勵，使工作人員產生進取心和榮譽感。除此之外，辦公室還需要完善淘汰機制，對于工作不作為或者表現不佳的員工要敢于淘汰，通過提前退休或者解聘的方式，從現有崗位上離職，這樣既有助于改善工作氛圍，同時也有助于提升工作效率。第三，建立完善的培訓制度。為使工作人員完成工作，辦公室可以為工作人員提供在職培訓，同時也可以加強辦公室與其他部門之間的人員交流，讓工作人員交流工作經驗。與此同時，辦公室還可以收集工作人員培訓需求，有針對性地開展培訓活動，制定年度培訓計劃，以提升培訓的質量。

（二）管理職能的完善。第一，提升服務質量。在辦公室管理中，做好服務是非常重要的一項內容，為此，辦公室需要提高自身服務質量。在日常工作中，辦公室需要做好信訪、保密、會議、文件、公務活動等一系列工作，嚴格控制會議數量，簡化公務招待，認真審核各項會議內容，控制會議規模，加強與領導之間的溝通，合理確定會議形式，簡化公務接待活動，按照上級文件要求辦理各項公務活動，嚴格控制場所標準，勤儉開展各種大型活動。與此同時，辦公室還需要嚴格控制本部門簡報，控制發文數量，規范發文流程。除此之外，辦公室還需要不斷改善自身服務態度，需要堅決糾正門難進、臉難看的問題，也需要堅決糾正推諉扯皮問題，提升自身的管理效率，為廣大基層員工提供主動服務。第二，改進調研方式，積極發揮自身參謀管理作用。辦公室需要完善調研制度，積極參與各項調研活動。為此，辦公室可以改進調研方式，可以探討不事先布置、不走預定路線的調研活動，推動隨機性調研，改變以往走馬觀花式的調研方法。除此之外，辦公室還需要設定定點聯系制度，加強辦公室與各個部門之間的溝通，定期深入一線職工群體中了解實際狀況，加強與一線職工的溝通，切實解決一線職工的難題，為一線職工辦實事。第三，提高自身的協調能力，維護單位的穩定。辦公室在協調問題時必須立足全局，抓住問題，重點做到靈活與原則相統一。為此，辦公室必須抓好重大活動和重要會議，對于重大活動以及突出問題需要加強聯系，加強溝通，在召開重要會議前需要做好銜接工作，充分征求領導及各部門的意見，主動協調溝通。與此同時，辦公室還需要認真抓好應急工作，切實改善自身的服務職能，明確自身的工作職責，及時準確地推動各項信息，妥善處理突發事件，杜絕信息謊報、延報或者漏報的情形，提升信息報告的時效性。第四，抓好督辦工作。在辦公室管理中，督辦工作屬于管理的一項重要內容，為此辦公室需要加強對重要決策的跟蹤督辦，同時還需要加快公文的運轉，健全公文督辦問責制度。除此之外，辦公室還需要不斷改善自身服務，樹立窗口意識，做好解答工作，熱情周到地為所有員工服務。在督辦過程中，辦公室需要明確督辦的流程，同時還需要做好督辦的監督檢查工作，明確督辦人員的工作職責，提高督辦效率，以提升督辦的質量，有序推動辦公室管理工作質量上新臺階。

四、結語

綜上所述，為提升辦公室管理質量，辦公室需要從制度和職能等多角度完善管理水平，提升管理質量，以便使辦公室擁有更高的管理效率，提升辦公室的工作技能，為公司發展提供服務。