OA辦公條件下如何做好高校收文處理工作

文/建東職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔣瀟瀟

各個(gè)平臺(tái)收到各類文件是高校管理工作的主要渠道，對(duì)高校的教育管理工作有著重要的意義。在學(xué)校的日常管理工作中，需要以上下級(jí)部門發(fā)布的各類文件為指導(dǎo)。提升高校文件處理的效率，在短時(shí)間內(nèi)讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，對(duì)于學(xué)校的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展有著重要的作用。OA系統(tǒng)在實(shí)際工作中，通過(guò)信息技術(shù)應(yīng)用，極大提升了文件處理效率，提升了文件的傳輸能力和運(yùn)轉(zhuǎn)情況，對(duì)學(xué)校的收文處理工作有著重要的意義。

一、OA系統(tǒng)概述

OA系統(tǒng)又叫作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)將計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)中，形成全新的辦公方式。在文件處理工作中，將信息化設(shè)備和數(shù)據(jù)處理技術(shù)相融合，代替辦公人員的傳統(tǒng)工作方式，對(duì)涉及文件和工作信息進(jìn)行高效處理，從而提高生產(chǎn)率，輔助領(lǐng)導(dǎo)層的決策，進(jìn)而改善工作環(huán)境。

二、OA系統(tǒng)在收文工作中的特點(diǎn)

（一）提升文件傳播的速度。高校領(lǐng)導(dǎo)日常工作任務(wù)繁重，而且在工作中往往會(huì)因?yàn)槌霾詈蛥⒓訒?huì)議等原因，較少在辦公室固定辦公，尤其是在節(jié)假日期間，很難找到領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件的批示，利用OA系統(tǒng)進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)能夠有效提升文件的處理效率，在工作形式上打破時(shí)空限制，即使領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室等辦公地點(diǎn)，也能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)或者其他移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行文件的批示，而且通過(guò)OA系統(tǒng)的使用能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時(shí)批示文件，不需要相關(guān)人員將文件進(jìn)行逐一批示和閱覽。這種數(shù)據(jù)化的辦公模式不僅提升了文件流轉(zhuǎn)的效率，而且當(dāng)遇到緊急情況的時(shí)候，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到領(lǐng)導(dǎo)。

（二）規(guī)范操作流程。傳統(tǒng)的工作模式下，收文流程主要由登記、協(xié)辦、閱批、交辦、反饋等方式進(jìn)行，而OA系統(tǒng)在工作中能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的應(yīng)用，將文件操作流程進(jìn)行有效規(guī)范，保證工作流程的全面性。文件在OA系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，必須要完成所有流程之后，才能夠?qū)⑽募w檔。所以，OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理過(guò)程中，工作流程能夠得到規(guī)范操作。

三、OA系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中面對(duì)的問(wèn)題

（一）工作人員觀念陳舊。高校文件管理人員觀念陳舊，在工作中對(duì)文件流通工作重視程度不夠，甚至一些學(xué)校沒(méi)有設(shè)立專職的文件處理崗位和機(jī)要部門，秘書(shū)除了要處理文件之外，還要完成許多行政工作，導(dǎo)致工作任務(wù)繁重，不能保證文件處理工作的質(zhì)量。

（二）文件管理制度落后。許多高校的文件管理制度內(nèi)容落后，主要是以人工方式為主，這種工作方式和文件處理工作，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下OA辦公條件，制度的落后，對(duì)文件管理工作造成了一定影響。

（三）宣傳工作不到位。在文件處理工作中，缺乏對(duì)OA系統(tǒng)的廣泛宣傳，在高校中，往往只有秘書(shū)和少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)能夠熟練掌握OA工作系統(tǒng)，高校年齡較大的工作人員，不能夠馬上適應(yīng)這種工作方式，在學(xué)習(xí)理解方面存在著一些困難。

四、OA系統(tǒng)在文件處理工作中的具體應(yīng)用

（一）設(shè)立專門的機(jī)要文件處理部門。高校文件管理工作對(duì)于學(xué)校管理而言是非常重要的工作，為保證文件管理工作的效率和質(zhì)量，高校需設(shè)立專業(yè)的機(jī)要部門，并和其他工作部門在工作上形成明顯的劃分，從而保證文件處理工作的質(zhì)量和效率。機(jī)要部門安排專職人員，能夠有效減少文件泄密的概率，保證重要文件的安全性。

（二）完善相關(guān)制度。文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，歸檔的方式發(fā)生了重大變化，傳統(tǒng)的文件管理方式無(wú)法有效應(yīng)對(duì)復(fù)雜的學(xué)校管理環(huán)境。為了應(yīng)對(duì)學(xué)校文件管理工作的新形勢(shì)，在傳統(tǒng)的文件管理工作中，將OA系統(tǒng)進(jìn)行妥善應(yīng)用，需在學(xué)校新環(huán)境的背景下，建立健全文件管理制度，保證文件的正常流轉(zhuǎn)。文件流轉(zhuǎn)工作效率提升，主要影響因素是秘書(shū)的能力水平，所以在實(shí)際工作中，秘書(shū)需改善自身工作理念，摒棄傳統(tǒng)工作理念，在工作中運(yùn)用OA系統(tǒng)，采用靈活的歸檔方式。機(jī)要秘書(shū)在工作中需培養(yǎng)保密意識(shí)，對(duì)重要文件做好保密工作，避免在文件收發(fā)的過(guò)程中出現(xiàn)泄密問(wèn)題。機(jī)要秘書(shū)由于位置特殊，所以在工作中不僅要做好文件處理工作，還要具備一定的政治素養(yǎng)和交流的能力，確保在文件處理工作中將文件直接上傳到OA系統(tǒng)，機(jī)要秘書(shū)將文件上傳到OA系統(tǒng)，需要先預(yù)覽全文，對(duì)文件的內(nèi)容有一個(gè)初步的判斷，是針對(duì)學(xué)校的哪一項(xiàng)工作和哪一個(gè)部門，再將文件呈送給相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，校領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)作出批示之后，機(jī)要秘書(shū)需對(duì)文件進(jìn)行審查，是否存在批錯(cuò)的現(xiàn)象，待文件確保無(wú)誤之后，將文件下發(fā)，并和工作的相關(guān)部門和辦理人員進(jìn)行溝通，保證上級(jí)文件批示得到較好的落實(shí)。高校為保證文件傳輸工作的流暢性，需重視對(duì)機(jī)要秘書(shū)的培養(yǎng)，提供給秘書(shū)工作人員培訓(xùn)的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，提高其專業(yè)素質(zhì)，才能夠保證其適應(yīng)崗位要求。

（三）做好對(duì)涉密文件的處理工作。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化設(shè)備和智能手機(jī)在現(xiàn)代辦公中應(yīng)用廣泛，所以工作人員在使用過(guò)程中需重視文件的保密性和安全性，避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)設(shè)備的應(yīng)用導(dǎo)致重要文件泄密。OA系統(tǒng)的使用過(guò)程中，機(jī)要秘書(shū)需增強(qiáng)自身保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)保密方面法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，而且在互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò)中采取相應(yīng)的保密措施，保證有線和無(wú)線通信環(huán)境安全。機(jī)要秘書(shū)的工作特殊，在實(shí)際工作中要時(shí)刻注意信息安全和文件傳輸環(huán)境的保密性，定期對(duì)OA系統(tǒng)傳輸路徑進(jìn)行檢查。

（四）文件歸檔工作。在OA系統(tǒng)應(yīng)用的辦公背景下，秘書(shū)將重要的文件上傳之后，不能對(duì)文件的下一步走向不管不問(wèn)，認(rèn)為自己的工作已經(jīng)完成。秘書(shū)在日常工作中對(duì)自己上傳的文件需給予時(shí)刻關(guān)注，并將文件的動(dòng)態(tài)進(jìn)行記錄，通過(guò)電話和其他方式通知相關(guān)的工作人員，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行查看與辦理。在OA系統(tǒng)應(yīng)用條件下，文件的傳輸效率雖然進(jìn)一步提升，文件不需要以紙質(zhì)的形式在各部門來(lái)回流轉(zhuǎn)，但傳統(tǒng)的文件歸檔工作不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的文件傳輸模式，為應(yīng)對(duì)現(xiàn)代復(fù)雜的行政辦公環(huán)境，秘書(shū)對(duì)信息化文件的歸檔工作需進(jìn)行深入研究，對(duì)數(shù)字化文件的歸檔在實(shí)際工作中需要采用更加靈活的方式，主要是通過(guò)OA系統(tǒng)將文件數(shù)字化處理，然后進(jìn)行分類和儲(chǔ)存，如果遇到緊急情況時(shí)，針對(duì)重要的文件，需要通過(guò)紙質(zhì)儲(chǔ)存的方式對(duì)涉密文件進(jìn)行妥善保管。文件歸檔數(shù)字系統(tǒng)的建立，極大提升了高校對(duì)文件處理和歸檔的效率和質(zhì)量，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行歸檔和分類，對(duì)于之后文件調(diào)取和應(yīng)用有著重要的意義，有效避免人工歸檔工作過(guò)程中出現(xiàn)的紕漏，方便之后對(duì)文件的調(diào)取。

（五）OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。OA系統(tǒng)功能的產(chǎn)生和應(yīng)用，主要是傳統(tǒng)的文件處理方式不足以應(yīng)對(duì)現(xiàn)代高效復(fù)雜的辦公環(huán)境，在實(shí)際操作過(guò)程中，不斷發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，根據(jù)使用者的實(shí)際需求進(jìn)行改進(jìn)和維護(hù)，而秘書(shū)的專業(yè)能力對(duì)于工作效率而言有著重要的作用，一些秘書(shū)在實(shí)際工作中專業(yè)能力匱乏，導(dǎo)致文件處理效率偏低，而通過(guò)OA系統(tǒng)的輔助，能有效提升工作效率。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中需不斷更新和發(fā)展，才能夠滿足實(shí)際工作的需求，高校文件管理工作任務(wù)重，涉及文件內(nèi)容比較多，開(kāi)展工作需要秘書(shū)的專業(yè)能力和各個(gè)部門的配合，對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善和提升，為之后的文件管理工作作出貢獻(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)工作給予相應(yīng)的重視，延長(zhǎng)系統(tǒng)的使用壽命和處理信息的準(zhǔn)確程度，通過(guò)對(duì)功能模塊的研發(fā)，提升工作效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

高校收文處理工作，傳統(tǒng)的工作方式主要是靠人為記錄，這種形式不僅效率低，不能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)在高校發(fā)展復(fù)雜的形式，而且人工操作往往會(huì)發(fā)生紕漏，給文件管理工作帶來(lái)巨大的影響。通過(guò)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，加強(qiáng)高校機(jī)構(gòu)建設(shè)和文件處理速度，并且在培訓(xùn)工作和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作中，起到了重要的作用。針對(duì)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，高校負(fù)責(zé)文件管理的秘書(shū)，需努力提升專業(yè)水平，在實(shí)際工作中靈活運(yùn)用信息化技術(shù)，提升文件傳輸效率和質(zhì)量。