網絡時代財政局機關檔案管理工作創新研究

張建虎 公主嶺市財政局

一、引言

財政局機關檔案管理是我國財政部門的一項重要工作，長期以來，由于對檔案管理工作的關注不夠以及工作方法的落后，直接導致了檔案管理工作不能得到有效的提高。因此，本文從財政機關檔案高效管理的角度出發，對如何有效地提升財政局的檔案管理工作進行了論述。

二、網絡時代財政局機關檔案管理工作現狀

（一）財政局機關檔案管理信息化低下

財政局檔案信息化建設以網絡化為核心，但由于管理體制不同，管理工作相對分散，缺乏統一的管理機制，無法保證檔案管理的時效性。由于管理體制、方法等原因，部門隸屬不一，管理不統一，造成檔案管理不成系統，各自為政。在這種管理模式下，財政局部分機關檔案管理采用封閉式管理模式，無法實現資源共享，不利于檔案管理網絡化。同時，由于認識上的偏差，財政檔案管理處于“無關性”邊緣。一是管理者對財政局檔案管理缺乏核心管理內容，檔案管理缺乏動力機制。二是員工對財政局機關檔案的認識和工作不到位，導致當前檔案執行過程中缺乏前臺控制的考慮，從而使檔案管理意識整體上難以增強。

（二）財政局機關檔案信息化建設方式單一

目前，財政局機關檔案信息資源的網絡化建設仍處于單一管理狀態，其中利用大數據進行檔案管理的頻率相對較低，期間大部分財政局機關檔案沒有主題標引，進而使得財政局機關檔案信息資源難以實現整合和資源共享，由此將使得財政局機關檔案管理工作的人力物力出現浪費現象，同時也將影響財政局機關檔案規范化、自動化、網絡化的進程。隨著現代信息技術的飛速發展，財政局檔案工作更要做好與“互聯網+”融合的工作，提高檔案管理和利用效率。但是，目前我國有些檔案管理未與現代科技接軌，許多財政局機關檔案管理仍處于粗放式管理模式，使財政局機關檔案管理工作的標準化程度難以提高。

（三）財政局機關檔案管理人員信息化能力有待提升

財政局機關檔案信息資源開發利用工作，需要具備專業知識和能力，具備良好的信息素養，但是通過對財政局機關檔案管理部門工作人員的深入地分析可以發現，很多財政局機關檔案管理工作人員的專業素質較差，更不用說工作能力了，也不能滿足新時期開發利用財政局機關檔案信息資源工作的具體要求。還有一部分財政局機關檔案管理人員招聘條件一般較低，或者將其他部門的人員安排到財政局機關檔案管理工作，甚至部門領導利用關系對財政局機關檔案管理人員進行招聘。在此背景下，財政局檔案管理工作往往質量不高，無法滿足財政檔案資源開發利用的實際需要。

三、網絡時代財政局機關檔案管理優化對策

（一）完善財政局機關檔案信息資源庫

財政局機關檔案管理工作在計算機的幫助下，逐步向數字化方向發展，服務對象由內部向社會內部轉變，目的在于實現檔案的接收、傳輸和共享，形成一個統一的資源共享平臺，在這個過程中，網絡化和數字化建設是重中之重，財政局機關檔案信息的傳輸、轉化和共享必須以網絡為載體，當前各大機關已經具備的網絡條件，所以要完成進一步接口制作，在財政局機關檔案管理網中融入資源庫，從而實現信息的收集和傳輸。同時，建立健全財政局機關檔案資源數據庫，通過影印機、掃描儀等方式，實現財政局機關檔案信息共享、傳遞，并以音頻、圖像等形式上傳財政局機關檔案信息，從而為提高財政局機關檔案管理效率提供依據。一是要打破傳統的思維模式，轉變觀念，適應社會的發展，加強電子財政局機關檔案的推廣，建立一套行之有效的電子財政局機關檔案管理系統，規范它的形成、保管、使用，使之正規化、制度化，為信息化提供有力保障。其次，要利用電子檔案掃描儀等技術設備，對財政局機關檔案進行掃描，使部分紙質檔案轉變為電子檔案。建立財政局檔案信息管理系統，使檔案管理人員能夠對電子檔案進行系統、全面的查詢與利用，提高檔案服務的功能與效率。

（二）構建“互聯網+財政局機關檔案”模式

隨著信息化水平的不斷提高，財政局檔案管理信息化建設需要加強信息化技術的應用，在此期間，應加強信息化建設，加強檔案管理，提高檔案管理水平。在信息化背景下財政局機關檔案信息服務體系建設中，需要深入開發財政局機關檔案信息資源，進行對原有財政局機關檔案信息服務的完善與創新，進一步提高財政局機關檔案信息服務的效率與效果，使其能夠為發展提供有力的財政局機關檔案數據支撐。利用財政局機關檔案管理人員收集各種科學信息，結合財政局機關檔案跟蹤服務信息，有效完善財政局機關檔案信息資源，使管理人員能夠通過服務平臺及時獲取全面性的原始財政局機關檔案數據信息。

（三）提升檔案管理人員信息化技術能力

財政局檔案管理人員不僅要具備基本的職業素養和管理方法，還要熟悉計算機技術、多媒體技術和數據分析能力。因此，財政局檔案部門可以規定財務管理人員定期組織學習、培訓、二次教育，不斷提高財務管理人員的專業素質和職業素養，從而培養出一批復合型、高素質的人才，從而提升財務管理工作的質量。另外，不僅要加強基層管理人員的業務培訓，還要加強高層管理人員的培養，通過繼續教育，優化管理方式與管理理念，定期組織講座，指導管理人員實際操作，使所有人都能夠成為財政局機關檔案工作的管理者，從而提升管理隊伍的綜合素質與專業能力。此外，要加強財政局機關檔案管理人員的檔案保護意識，掌握財務檔案保管和修復技巧，同時還要促使其熟練掌握計算機技術應用于財政局機關檔案管理的能力。同時，引導財政局機關檔案管理人員積極參加財政局機關檔案專業培訓學習，不斷更新知識儲備，成為復合型的財政局機關檔案管理人才，使其滿足現代財政局機關檔案管理工作的需要。

四、網絡時代財政局機關檔案管理的保障措施

（一）打破陳舊觀念，落實財政局機關檔案安全管理工作

傳統的紙質財政局檔案和網絡檔案，各有利弊，網絡存儲雖然成本低、不易損壞、易于查找和轉移，但信息泄露問題嚴重，受網絡環境因素影響，信息安全性不高，因此，在財政局機關檔案管理信息化過程中，應重視信息安全問題，做好安全防范工作，加強信息查詢和管理的身份識別和權限制度，加強網絡安全建設，提高財政局機關檔案的安全系數。新時代要有新的思想，網絡時代，財務管理部門應培養信息化、網絡化思維模式，緊跟時代步伐，積極運用時代前沿的高新技術，將財政局機關檔案管理工作信息化、網絡化，積極引導財政局機關檔案管理部門了解“互聯網+”的時代發展脈絡和理念，運用計算機網絡技術、網絡技術，以新思維構建創新型財政局機關檔案管理制度與制度體系。借鑒其他財政局機關檔案管理成功案例，引進相關檔案管理技術，結合自身特點，創造適合自身發展的新模式，提高財政局檔案管理效率。

（二）完善軟硬件設備，提高財政局機關檔案管理信息水平

建立健全財政檔案管理系統，必須從兩個方面著手。一是提高財政局信息化檔案管理系統硬件條件，提高系統性能。在此期間，要加大對財政局檔案管理的資金投入，配備數量充足、性能優良的計算機、通訊設備等基礎設施。二是建立健全的軟件系統，使財政局機關檔案管理部門的各項工作得到合理的細化，對財政局機關檔案整理進行科學的規劃，統一進行財政局機關檔案的分類和歸藏，例如：財政局機關檔案的存儲方式、存儲格式等都要有統一的標準，對財政局機關檔案整理進行科學的規劃，提高財政局機關檔案的管理效率。三是要定期檢查照片、錄音、錄像等，充分利用現代數字技術和互聯網技術，增加省級財政局機關檔案的存儲載體，通過刻錄光盤、網絡虛擬硬盤等方式，對保存條件較差的省縣財政局機關檔案進行永久、長期保存，以確保檔案內容的完整性。

（三）創新管理方法，建設數字系統

新時期財政局檔案管理創新應著重研究信息化、數字化管理方式，加強財政局檔案管理工作的信息化進程，增強財政局檔案管理工作的有效性。首先，財政局機關檔案管理部門要加大資金投入，在網上建立檔案資源庫，實現檔案資源共享，利用互聯網強大的信息儲存功能妥善保管財政局機關檔案信息，這樣在借閱財政局機關檔案時管理人員不用在大量的資源中尋找，只要在系統上輸入關鍵詞就可以搜索到完整的財政局機關檔案信息。其次，信息化管理系統需要細化財政局機關檔案分類，不僅要區分不同類型的財政局機關檔案，還要細分行政人員、業務人員等，對同類單位員工劃分在一起，這樣更便于財政局機關檔案管理。在信息化管理中，還要及時對財政局機關檔案進行控制，檢查各時期財政局機關檔案是否保存完好、是否及時歸檔，反復檢測是否能查閱到每位單位員工的財政局機關檔案信息，避免在使用時出現問題。

五、結語

總而言之，隨著信息化時代的到來，財政局檔案管理模式發生了深刻的變革。運用新理念、新思維、新技術創新財政局檔案管理模式，是順應時代潮流、提高檔案管理水平、穩定發展的堅實基礎。把握時代發展機遇，不斷完善和補充財政局機關檔案管理模式，建立更加安全系數高、檔案信息查閱更便捷的財政局機關檔案管理模式。在當前計算機網絡技術不斷發展的背景下，傳統紙質版的檔案也逐漸轉換為了電子檔案，以此更好地提升信息搜集和整合的便利性和全面性，同時也能夠更好地對其使用價值進行開發。